ACME VALDA: क्रॉस-कंपनी आईटी पहलों का प्रबंधन GanttPRO के साथ
“Once we assign everything correctly, we can quickly see the gaps in resources, how busy people are, and whether they are above or below capacity.”
A story about how ACME regained clarity and control over its IT projects flow by using GanttPRO to visualize workload, manage resources and see bigger picture.
कंपनी का अवलोकन
कंपनी: ACME VALDA
साक्षात्कार की भूमिका: डेनियस जनेलियुना, परियोजना और प्रक्रिया प्रबंधन प्रमुख
प्रोजेक्ट प्रकार: जटिल क्रॉस-कंपनी आईटी पहलों
बाहरी दबाव: कई परियोजनाएँ एक साथ हो रही हैं, नए प्रोजेक्ट्स को लागू करते समय संचालन स्थिरता बनाए रखना, वार्षिक बजट योजना
उपकरण का इतिहास: Excel, Jira
समस्याएँ जो संकेत देती हैं: धीमी बिखरी हुई योजना, कोई स्पष्ट बड़ी तस्वीर नहीं, Excel और Jira मजबूत हैं लेकिन अपर्याप्त संयोजन
सारांश
कंपनी का पृष्ठभूमि
आपकी कंपनी किस पर ध्यान केंद्रित करती है?
एसीएमई समूह लिथुआनिया में स्थित है और इसमें 36 कंपनियाँ शामिल हैं जो विभिन्न बाजारों में इलेक्ट्रॉनिक सामान वितरित करती हैं। सभी परिचालन और समर्थन कार्य एक साझा सेवा केंद्र में प्रबंधित किए जा रहे हैं, जहाँ आईटी विभाग समूह की प्रत्येक कंपनी के लिए परियोजनाएँ चलाता है। परियोजना और प्रक्रिया प्रबंधन के पीछे के नेता, डेनियस जनेलियुना, साझा करते हैं कि GanttRPO रणनीतिक योजना और अवलोकन में कैसे मदद करता है। उनके मुख्य लक्ष्यों में यह समझना शामिल है कि कौन सी परियोजनाएँ योजनाबद्ध हैं, वे कैसे ओवरलैप होती हैं और क्या टीम के पास उन्हें पूरा करने के लिए पर्याप्त संसाधन हैं।
जैसा कि वह बताते हैं, “हम एक परियोजना पर ध्यान केंद्रित नहीं कर रहे हैं। हम पूरी सूची और इसके पीछे के संसाधनों को देखते हैं।”
“GanttPRO हमें समझने में मदद करता है कि अगले महीने, अगले तिमाही और यहां तक कि अगले वर्ष में क्या हो रहा है। हम स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि कब एक साथ बहुत सारे प्रोजेक्ट हो रहे हैं।”
संघर्ष
आपका दृष्टिकोण GanttPRO से पहले कैसा था?
दिलचस्प बात यह है कि GanttPRO पहले से ही कंपनी में मौजूद था और जब टीम की जरूरतें बढ़ीं तो इसे फिर से खोजा गया। “यह नहीं है कि मैं एक नए उपकरण की तलाश कर रहा था,” डैनियस कहते हैं। “यह पहले से ही यहाँ था और हम इसके पास वापस आए।”
GanttPRO पर वापस लौटने से पहले, ACME दैनिक कार्य के लिए Jira और दीर्घकालिक योजना के लिए Excel स्प्रेडशीट पर निर्भर था। यह मिश्रण सुलभ था, निष्पादन में मदद करता था और अभी भी कंपनी में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। हालाँकि, यह रणनीतिक दृश्यता के लिए अपर्याप्त था।
“Jira विस्तृत कार्यों के लिए शानदार है, लेकिन कभी-कभी यह बहुत विस्तृत होती है,” उन्होंने कहा। “हम पीछे हटना और एक बड़ा चित्र देखना चाहते थे।”
जैसे-जैसे योजनाएँ बदल रही थीं और परियोजनाओं की संख्या बढ़ रही थी, Excel स्प्रेडशीट धीरे-धीरे लचीलापन दिखाने लगीं। टीम इस निष्कर्ष पर पहुँची कि कुछ दृश्य, त्वरित और सरल की आवश्यकता थी।
समाधान
वर्तमान में, GanttPRO के अंदर केवल कुछ लोग काम करते हैं, ज्यादातर परियोजना प्रबंधक और शासन भूमिकाएँ, क्योंकि उपकरण का उपयोग केवल रणनीतिक उद्देश्यों के लिए किया जा रहा है। अन्य परियोजना प्रतिभागी, जैसे कि डेवलपर्स और तकनीकी विशेषज्ञ, अपनी दैनिक कार्यों का प्रबंधन Jira में करते हैं और वर्चुअल संसाधनों के रूप में उपयोग किए जाते हैं। यह कई उपयोगकर्ताओं को जोड़े बिना स्पष्टता प्रदान करता है और यह Dainius द्वारा उजागर की गई मुख्य कार्यक्षमताओं में से एक बन गया है।
एक परियोजना में सभी विशेषज्ञों को जोड़ने के बाद एक और आवश्यक परत आती है, जो क्षमता और संसाधनों के वितरण को समझना है।
“एक बार जब आप सब कुछ सही तरीके से सौंप देते हैं, तो आप तुरंत देख सकते हैं कि कहां अंतराल हैं। आप देखते हैं कि कौन अधिक लदा हुआ है और किसके पास जगह है। यह तुरंत स्पष्ट हो जाता है।”कई कंपनियों का समर्थन करने वाले साझा सेवा केंद्र के लिए, परियोजना की दृश्यता सब कुछ ट्रैक पर रखने में महत्वपूर्ण है। परियोजना पोर्टफोलियो मुख्य कारणों में से एक है कि टीम GanttPRO का उपयोग कर रही है। "यही कारण है कि हम इस उपकरण का उपयोग पहले स्थान पर कर रहे हैं - परियोजनाओं का प्रबंधन करने के लिए, वास्तव में एकल परियोजना का प्रबंधन करने के लिए नहीं, बल्कि उन्हें सभी को सूचीबद्ध करने और पूरी दृष्टि को समझने के लिए।"
इंटरफेस को अपनाना आसान था। "यह काफी सीधा और सहज है। जैसे एक्सेल की शीट्स जहां आप अपनी इच्छित कॉलम डालते हैं।" इस सरलता के बाद जल्दी से प्रोजेक्ट बनाने, संसाधनों को असाइन करने और पूरे वर्ष की योजना को विज़ुअलाइज़ करने की क्षमता थी।
प्रभाव
GanttPRO का क्या प्रभाव है?
GanttPRO के साथ ACME की परियोजना परिदृश्य में कुछ महत्वपूर्ण परिवर्तन हुए हैं: स्प्रेडशीट और विस्तृत Jira बोर्ड के बीच स्विच करने के बजाय, टीम अब एक साझा स्थान में है जहां सभी परियोजनाएँ और संसाधन एक साथ आते हैं।
“GanttPRO हमें यह समझने में मदद करता है कि अगले महीने, अगले तिमाही और यहां तक कि अगले वर्ष में क्या हो रहा है। हम स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि कब एक साथ बहुत सारे प्रोजेक्ट हो रहे हैं।”
यह उपकरण त्वरित निर्णय लेने का भी समर्थन करता है। अब, यदि एक नया प्रोजेक्ट सामने आता है, तो वे तुरंत जांच सकते हैं कि क्या टीम इसे ले सकती है और इसे कार्यभार में कैसे समायोजित किया जा सकता है। “आप आभासी संसाधनों को असाइन करते हैं, और चित्र स्पष्ट हो जाता है,” डेनियस समझाते हैं। “यह आपको वास्तविकता दिखाता है।”
उपयोग में सरलता और दृश्यता ने GanttPRO को ACME की टीम के लिए एक बार फिर से एक स्वाभाविक फिट बना दिया। “हम दैनिक कार्य के लिए Jira का व्यापक रूप से उपयोग करते हैं, लेकिन GanttPRO परियोजना शासन और पूरे पोर्टफोलियो को देखने के लिए सबसे अच्छा काम करता है। यह वास्तव में पाइपलाइन को सटीक रूप से दृश्य बनाने में मदद करता है।”