ACME VALDA: quản lý các sáng kiến CNTT giữa các công ty với GanttPRO
“Once we assign everything correctly, we can quickly see the gaps in resources, how busy people are, and whether they are above or below capacity.”
A story about how ACME regained clarity and control over its IT projects flow by using GanttPRO to visualize workload, manage resources and see bigger picture.
Tổng quan về công ty
Công ty: ACME VALDA
Vai trò phỏng vấn: Dainius Janeliūna, Trưởng phòng Quản lý Dự án và Quy trình
Loại dự án: sáng kiến CNTT phức tạp giữa các công ty
Áp lực bên ngoài: nhiều dự án diễn ra đồng thời, duy trì sự ổn định hoạt động trong khi thực hiện các dự án mới, lập kế hoạch ngân sách hàng năm
Lịch sử công cụ: Excel, Jira
Các vấn đề đã gợi ý: lập kế hoạch chậm rãi rải rác, không có bức tranh tổng thể rõ ràng, Excel và Jira mạnh mẽ nhưng là sự kết hợp không đủ
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
Nhóm ACME có trụ sở tại Litva và bao gồm 36 công ty phân phối hàng điện tử trên nhiều thị trường khác nhau. Tất cả các chức năng hoạt động và hỗ trợ đều được quản lý tại một trung tâm dịch vụ chia sẻ, nơi bộ phận CNTT thực hiện các dự án cho từng công ty trong nhóm. Người đứng đầu quản lý dự án và quy trình, Dainius Janeliūna, chia sẻ cách GanttRPO giúp lập kế hoạch chiến lược và tổng quan. Một trong những mục tiêu chính của ông là hiểu những dự án nào được lên kế hoạch, cách chúng chồng chéo và liệu nhóm có đủ nguồn lực để thực hiện chúng hay không.
Như ông giải thích, “Chúng tôi không tập trung vào một dự án. Chúng tôi xem xét danh sách đầy đủ và các nguồn lực đứng sau nó.”
“GanttPRO giúp chúng tôi hiểu những gì đang xảy ra trong tháng tới, quý tới và thậm chí là năm tới. Chúng tôi có thể thấy rõ khi có quá nhiều dự án diễn ra cùng một lúc.”
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Thú vị là GanttPRO đã tồn tại trong công ty trước đây và sau đó được phát hiện lại khi nhu cầu của nhóm tăng lên. “Không phải tôi đang tìm kiếm một công cụ mới,” Dainius nói. “Nó đã ở đây và chúng tôi đã quay lại với nó.”
Trước khi quay lại với GanttPRO, ACME đã dựa vào Jira cho công việc hàng ngày và bảng tính Excel cho kế hoạch dài hạn. Sự kết hợp này là dễ tiếp cận, giúp thực hiện và vẫn được sử dụng rộng rãi trong công ty. Tuy nhiên, nó không đủ cho tầm nhìn chiến lược.
“Jira rất tuyệt cho các nhiệm vụ chi tiết, nhưng đôi khi nó quá chi tiết,” anh nói. “Chúng tôi muốn lùi lại một bước và nhìn thấy bức tranh lớn hơn.”
Khi các kế hoạch thay đổi và số lượng dự án tăng lên, bảng tính Excel dần dần cho thấy sự thiếu linh hoạt. Nhóm đã đi đến kết luận rằng cần có một cái gì đó trực quan, nhanh chóng và đơn giản.
Giải pháp
Hiện tại, chỉ có một vài người làm việc trong GanttPRO, chủ yếu là các quản lý dự án và vai trò quản trị, vì công cụ này chỉ được sử dụng cho các mục đích chiến lược. Các thành viên khác trong dự án, chẳng hạn như các nhà phát triển và chuyên gia kỹ thuật, quản lý các nhiệm vụ hàng ngày của họ trong Jira và được sử dụng như tài nguyên ảo. Điều này cung cấp sự rõ ràng mà không cần thêm nhiều người dùng và đã trở thành một trong những chức năng cốt lõi mà Dainius nhấn mạnh.
Sau khi thêm tất cả các chuyên gia vào một dự án, một lớp thiết yếu khác xuất hiện, đó là hiểu khả năng và phân phối tài nguyên.
“Khi bạn phân công mọi thứ đúng cách, bạn có thể ngay lập tức thấy khoảng trống ở đâu. Bạn thấy ai đang quá tải và ai có không gian. Điều đó trở nên rõ ràng ngay lập tức.”Đối với một trung tâm dịch vụ chia sẻ hỗ trợ nhiều công ty, khả năng nhìn thấy dự án là rất quan trọng để giữ mọi thứ đi đúng hướng. Danh mục Dự án là một trong những lý do chính mà nhóm đang sử dụng GanttPRO. "Đó là lý do tại sao chúng tôi sử dụng công cụ này ngay từ đầu - để quản lý các dự án, không thực sự quản lý một dự án đơn lẻ mà là để liệt kê tất cả và hiểu toàn bộ bức tranh."
Giao diện dễ dàng áp dụng. "Nó khá đơn giản và trực quan. Giống như các bảng Excel nơi bạn đặt các cột bạn muốn." Sự đơn giản này được theo sau bởi khả năng tạo dự án nhanh chóng, phân bổ tài nguyên và hình dung kế hoạch cả năm.
Tác động
GanttPRO có tác động gì?
Với GanttPRO, cảnh quan dự án của ACME đã trải qua một số thay đổi quan trọng: thay vì chuyển đổi giữa bảng tính và bảng Jira chi tiết, đội ngũ giờ đây có một không gian chung nơi tất cả các dự án và nguồn lực tập hợp lại.
“GanttPRO giúp chúng tôi hiểu những gì đang xảy ra trong tháng tới, quý tới và thậm chí là năm tới. Chúng tôi có thể thấy rõ khi có quá nhiều dự án diễn ra cùng một lúc.”
Công cụ này cũng hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng. Bây giờ, nếu một dự án mới xuất hiện, họ có thể ngay lập tức kiểm tra xem đội ngũ có thể đảm nhận nó hay không và nó có thể được phù hợp vào khối lượng công việc như thế nào. “Bạn phân bổ các nguồn lực ảo, và bức tranh trở nên rõ ràng,” Dainius giải thích. “Nó cho bạn thấy thực tế.”
Sự đơn giản và khả năng nhìn thấy trong việc sử dụng đã khiến GanttPRO trở thành một lựa chọn tự nhiên cho đội ngũ ACME một lần nữa. “Chúng tôi sử dụng Jira rộng rãi cho công việc hàng ngày, nhưng GanttPRO hoạt động tốt nhất cho quản lý dự án và để xem toàn bộ danh mục. Nó thực sự giúp việc hình dung quy trình một cách chính xác.”