ACME VALDA: hallinta yritysten välisistä IT-aloitteista GanttPRO:n avulla
”Kun kaikki on määritetty oikein, voimme nähdä nopeasti resurssien puutteet, sen kuinka kiireisiä ihmiset ovat sekä sen, ovatko he kapasiteettinsa ylä- vai alapuolella.”
Tarina siitä, miten ACME palautti selkeyden ja hallinnan IT-projektiensa etenemiseen käyttämällä GanttPRO:ta työn kuormituksen visualisointiin, resurssien hallintaan ja kokonaiskuvan näkemiseen.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: ACME VALDA
Haastateltavan rooli: Dainius Janeliūna, Projektin ja prosessien hallinnan johtaja
Projektityypit: monimutkaiset yritysten väliset IT-hankkeet
Ulkoiset paineet: useita projekteja, jotka tapahtuvat samanaikaisesti, operatiivisen vakauden ylläpitäminen uusien projektien toteuttamisen aikana, vuosibudjetin suunnittelu
Työkaluhistoria: Excel, Jira
Ongelmat viittasivat: hidas hajautettu suunnittelu, ei selkeää suurempaa kuvaa, Excel ja Jira ovat vahvoja mutta riittämättömiä yhdistelmiä
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
ACME-ryhmä sijaitsee Liettuassa ja koostuu 36 yrityksestä, jotka jakavat elektronisia tuotteita eri markkinoilla. Kaikki operatiiviset ja tukitoiminnot hallinnoidaan jaetussa palvelukeskuksessa, jossa IT-osasto toteuttaa projekteja jokaiselle ryhmän yritykselle. Projektien ja prosessien hallinnan johtaja Dainius Janeliūna jakaa, kuinka GanttRPO auttaa strategisessa suunnittelussa ja yleiskatsauksessa. Hänen pääasiallisia tavoitteitaan on ymmärtää, mitkä projektit on suunniteltu, kuinka ne limittyvät ja onko tiimillä riittävästi resursseja niiden toteuttamiseen.
Kuten hän selittää: “Emme keskity yhteen projektiin. Katsomme koko luetteloa ja sen taustalla olevia resursseja.”
“GanttPRO auttaa meitä ymmärtämään, mitä seuraavassa kuussa, seuraavassa neljänneksessä ja jopa seuraavana vuonna tapahtuu. Näemme selvästi, milloin liian monta projektia tapahtuu samanaikaisesti.”
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Kiinnostavaa on, että GanttPRO oli jo olemassa yrityksessä aiemmin ja löydettiin uudelleen, kun tiimin tarpeet kasvoivat. “Ei niin, että olisin etsinyt uutta työkalua,” sanoo Dainius. “Se oli jo täällä ja palasimme siihen.”
Ennen paluuta GanttPRO:hon ACME luotti Jiraan päivittäisessä työssä ja Excel-taulukoihin pitkän aikavälin suunnittelussa. Tämä yhdistelmä oli saavutettavissa, auttoi toteutuksessa ja on edelleen laajalti käytössä yrityksessä. Kuitenkin se oli riittämätöntä strategiselle näkyvyydelle.
“Jira on loistava yksityiskohtaisille tehtäville, mutta joskus se on liian yksityiskohtainen,” hän sanoi. “Halusimme ottaa askeleen taaksepäin ja nähdä suuremman kuvan.”
Kun suunnitelmat muuttuivat ja projektien määrä kasvoi, Excel-taulukot alkoivat vähitellen osoittaa joustavuuden puutetta. Tiimi tuli siihen tulokseen, että tarvittiin jotain visuaalista, nopeaa ja yksinkertaista.
Ratkaisu
Tällä hetkellä GanttPRO:ssa työskentelee vain muutama ihminen, pääasiassa projektipäälliköitä ja hallintotehtävissä olevia henkilöitä, sillä työkalua käytetään vain strategisiin tarkoituksiin. Muiden projektin osallistujien, kuten kehittäjien ja teknisten asiantuntijoiden, päivittäiset tehtävät hoidetaan Jira:ssa, ja heitä käytetään virtuaalisina resursseina. Tämä tarjoaa selkeyttä lisäämättä lukuisia käyttäjiä, ja siitä on tullut yksi Dainius'n korostamista keskeisistä toiminnoista.
Kun kaikki asiantuntijat on lisätty projektiin, tulee toinen tärkeä kerros, joka on kapasiteetin ja resurssien jakamisen ymmärtäminen.
“Kun olet määrittänyt kaiken oikein, voit heti nähdä, missä aukot ovat. Näet, kuka on ylikuormitettu ja kenellä on tilaa. Se tulee heti ilmeiseksi.”Monia yrityksiä tukevan jaetun palvelukeskuksen osalta projektin näkyvyys on ratkaisevan tärkeää kaiken pitämiseksi oikealla tiellä. Projektisalkku on yksi keskeisistä syistä, miksi tiimi käyttää GanttPRO:ta. "Siksi käytämme tätä työkalua ensinnäkin - hallitaksemme projekteja, ei niinkään hallitaksemme yhtä projektia, vaan listataksemme ne kaikki ja ymmärtääksemme kokonaiskuvan."
Käyttöliittymä oli helppo omaksua. "Se on melko suoraviivaista ja intuitiivista. Kuten Excel-taulukot, joihin laitat haluamasi sarakkeet." Tämä yksinkertaisuus seurasi kykyä luoda projekteja nopeasti, määrittää resursseja ja visualisoida koko vuoden suunnitelma.
Vaikutus
Millaista vaikutusta GanttPRO:lla on?
GanttPRO:n ansiosta ACME:n projektimaisema on käynyt läpi joitakin tärkeitä muutoksia: sen sijaan että tiimi vaihtelee taulukoiden ja yksityiskohtaisten Jira-levyjen välillä, tiimillä on nyt yksi yhteinen tila, jossa kaikki projektit ja resurssit kokoontuvat.
Työkalu tukee myös nopeaa päätöksentekoa. Nyt kun uusi projekti ilmaantuu, he voivat tarkistaa heti, voiko tiimi ottaa sen vastaan, ja miten se voidaan sovittaa työkuormaan. “Kun määrität virtuaaliset resurssit, kuva selkeytyy”, Dainius kertoo. “Se näyttää sinulle todellisuuden.”
Käytön yksinkertaisuus ja näkyvyys tekivät GanttPRO:sta jälleen luonnollisen valinnan ACME:n tiimille. “Käytämme Jiraa laajasti päivittäisessä työssä, mutta GanttPRO toimii parhaiten projektinhallinnassa ja koko portfolion hahmottamisessa. Se auttaa todella visualisoimaan koko putkilinjan tarkasti.”