ACME VALDA: gerenciando iniciativas de TI entre empresas com o GanttPRO
“Uma vez que atribuímos tudo corretamente, conseguimos ver rapidamente as lacunas nos recursos, o quão ocupadas as pessoas estão e se elas estão acima ou abaixo da capacidade.”
Uma história sobre como a ACME recuperou a clareza e o controle sobre o fluxo de seus projetos de TI usando o GanttPRO para visualizar a carga de trabalho, gerenciar recursos e enxergar o panorama geral.
Visão geral da empresa
Empresa: ACME VALDA
Cargo do entrevistado: Dainius Janeliūna, Líder de Gestão de Projetos e Processos
Tipos de projetos: iniciativas de TI complexas entre empresas
Pressões externas: numerosos projetos ocorrendo simultaneamente, manutenção da estabilidade operacional enquanto executa novos projetos, planejamento orçamentário anual
Histórico de ferramentas: Excel, Jira
Problemas apontados: planejamento lento e disperso, falta de visão ampla clara, combinação de Excel e Jira forte, mas insuficiente
Resumo
Contexto da empresa
Em que sua empresa se concentra?
O Grupo ACME está baseado na Lituânia e inclui 36 empresas que distribuem produtos eletrônicos em diversos mercados. Todas as funções operacionais e de suporte são geridas em um centro de serviços compartilhados, onde o departamento de TI executa projetos para cada empresa do grupo. O líder de gestão de projetos e processos, Dainius Janeliūna, compartilha como o GanttPRO auxilia no planejamento estratégico e na visão geral. Entre seus principais objetivos está entender quais projetos estão planejados, como se sobrepõem e se a equipe possui recursos suficientes para entregá-los.
Como ele explica, “Não estamos focando em um único projeto. Olhamos para a lista completa e os recursos por trás dela.”
“O GanttPRO nos ajuda a entender o que está acontecendo no próximo mês, no próximo trimestre e até no próximo ano. Podemos ver claramente quando muitos projetos estão acontecendo ao mesmo tempo.”
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Curiosamente, o GanttPRO já estava na empresa e foi redescoberto quando as necessidades da equipe cresceram. “Não é que eu estivesse procurando uma nova ferramenta”, diz Dainius. “Ela já estava aqui, e nós voltamos para ela.”
Antes de retornar ao GanttPRO, a ACME dependia do Jira para o trabalho diário e de planilhas do Excel para o planejamento de longo prazo. Essa combinação era acessível, ajudava na execução e ainda é utilizada na empresa. No entanto, se mostrou insuficiente para visibilidade estratégica.
“O Jira é ótimo para tarefas detalhadas, mas às vezes é detalhado demais”, disse ele. “Queríamos dar um passo atrás e ver o quadro maior.”
À medida que os planos mudavam e o número de projetos aumentava, as planilhas do Excel revelavam gradualmente falta de flexibilidade. A equipe chegou à conclusão de que precisava de algo visual, rápido e simples.
Solução
Atualmente, apenas algumas pessoas trabalham diretamente no GanttPRO — principalmente gerentes de projeto e funções de governança —, pois a ferramenta é usada apenas para fins estratégicos. Os demais participantes do projeto, como desenvolvedores e especialistas técnicos, gerenciam suas tarefas diárias no Jira e são adicionados como recursos virtuais. Isso proporciona clareza sem a necessidade de adicionar muitos usuários e se tornou uma das funcionalidades principais que Dainius destaca.
Depois de adicionar todos os especialistas a um projeto, a próxima camada essencial é entender a capacidade e a distribuição de recursos.
“Assim que você atribui tudo corretamente, pode ver imediatamente onde estão as lacunas. Você identifica quem está sobrecarregado e quem tem disponibilidade. Isso fica óbvio na hora.”Para um centro de serviços compartilhados que atende muitas empresas, a visibilidade do projeto é crucial para manter tudo nos trilhos. O Portfólio de Projetos é uma das principais razões pelas quais a equipe está usando o GanttPRO. "É por isso que usamos esta ferramenta: para governar os projetos, não apenas para gerenciar um único projeto, mas para listar todos e ter uma visão geral."
A interface foi fácil de adotar. "É bastante direta e intuitiva, parecida com planilhas do Excel, onde você adiciona as colunas que deseja." Essa simplicidade foi acompanhada pela capacidade de criar projetos rapidamente, atribuir recursos e visualizar o plano anual inteiro.
Impacto
Que tipo de impacto o GanttPRO tem?
Com o GanttPRO, a visão dos projetos da ACME passou por algumas mudanças importantes: em vez de alternar entre planilhas e quadros detalhados do Jira, a equipe agora conta com um espaço compartilhado onde todos os projetos e recursos estão concentrados.
“O GanttPRO nos ajuda a entender o que está acontecendo no próximo mês, no próximo trimestre e até no próximo ano. Podemos ver claramente quando muitos projetos estão acontecendo ao mesmo tempo.”
A ferramenta também agiliza a tomada rápida de decisões. Agora, quando surge um novo projeto, é possível verificar imediatamente se a equipe tem capacidade e como ele pode ser ajustado à carga de trabalho. “Você atribui os recursos virtuais, e a imagem se torna clara,” explica Dainius. “Isso mostra a realidade.”
A simplicidade e a visibilidade no uso tornaram o GanttPRO uma escolha natural novamente para a equipe da ACME. “Usamos o Jira intensamente para o trabalho do dia a dia, mas o GanttPRO funciona melhor para a governança de projetos e para ver todo o portfólio. Realmente ajuda a visualizar o fluxo com precisão.”