ACME VALDA: ІТ-ініціативами – должно быть на одной строчке
«Коли ми правильно розподіляємо завдання, ми можемо швидко побачити прогалини в ресурсах, наскільки завантажені люди та чи перевищують вони свою пропускну здатність або, навпаки, недовантажені».
Історія про те, як ACME відновила ясність і контроль над ІТ-проєктами, використовуючи GanttPRO для візуалізації навантаження, управління ресурсами та формування цілісного бачення.
Огляд компанії
Компанія: ACME VALDA
Посада: Дайніус Янелюн, Керівник управління проектами та процесами
Типи проектів: складні міжкорпоративні ІТ-ініціативи
Зовнішні тиски: численні проекти, що відбуваються одночасно, підтримання операційної стабільності під час виконання нових проектів, планування річного бюджету
Історія інструмента: Excel, Jira
Проблеми: повільне й розрізнене планування, відсутність чіткої загальної картини; Excel і Jira — сильні інструменти, але їхньої комбінації було недостатньо.
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Група ACME має штаб-квартиру в Литві та включає 36 компаній, які постачають електронні товари на різних ринках. Усі операційні та підтримуючі функції централізовані в центрі спільних послуг, де ІТ-відділ реалізує проєкти для кожної компанії в групі. Керівник управління проєктами та процесами, Дайніус Янелюн, ділиться тим, як GanttPRO допомагає у стратегічному плануванні та контролі. Серед його основних цілей — зрозуміти, які проєкти заплановані, як вони перетинаються та чи має команда достатньо ресурсів для їх виконання.
Як він пояснює, “Ми не зосереджуємося на одному проєкті. Ми дивимося на весь список і ресурси для нього.”
“GanttPRO допомагає нам зрозуміти, що відбувається наступного місяця, наступного кварталу і навіть наступного року. Ми чітко бачимо, коли відбувається занадто багато проєктів одночасно.”
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Цікаво, що GanttPRO вже існував у компанії раніше, і його знову відкрили, коли потреби команди зросли. «Справа не в тому, що я шукав новий інструмент», — говорить Дайніус. «Він уже був тут, і ми повернулися до нього.»
Перед поверненням до GanttPRO ACME покладалася на Jira для щоденної роботи та таблиці Excel для довгострокового планування. Ця комбінація була доступною, допомагала у виконанні й досі широко використовується в компанії. Однак цього було недостатньо для стратегічної видимості.
«Jira чудово підходить для детальних завдань, але іноді вона занадто детальна», — сказав він. «Ми хотіли відійти та побачити ширшу картину.»
Оскільки плани змінювалися, а кількість проєктів зростала, таблиці Excel поступово втрачали гнучкість. Команда дійшла висновку, що потрібне щось візуальне, швидке і просте.
Рішення
Наразі в GanttPRO працює лише кілька людей, переважно менеджери проєктів та особи, відповідальні за управління, оскільки інструмент використовується переважно для стратегічних цілей. Інші учасники проєкту, такі як розробники та технічні спеціалісти, керують своїми щоденними завданнями в Jira і розглядаються як віртуальні ресурси. Це забезпечує ясність без додавання великої кількості користувачів і стало однією з ключових функцій, на які звертає увагу Дайніус.
Після додавання всіх спеціалістів до проєкту з'являється ще один важливий шар, який полягає в розумінні завантаженості та розподілу ресурсів.
«Якщо ви все правильно розподілите, ви відразу ж побачите, де є прогалини. Ви бачите, хто перевантажений, а хто має вільний час. Це стає очевидним одразу.»Для центру спільних послуг, який підтримує багато компаній, видимість проєктів є вирішальною для підтримки всього в порядку.Портфель проектів є однією з ключових причин, чому команда використовує GanttPRO. «Ось чому ми використовуємо цей інструмент насамперед — для управління проєктами, а не для управління одним проєктом, щоб бачити їх усі разом і розуміти загальну картину.»
Інтерфейс був простим у використанні. «Це досить просто та інтуїтивно. Як у таблицях Excel, де ви додаєте потрібні стовпці.» Ця простота супроводжувалася можливістю швидко створювати проєкти, призначати ресурси та візуалізувати план на рік.
Вплив
Який вплив має GanttPRO?
З GanttPRO проектний ландшафт ACME зазнав важливих змін: замість того, щоб перемикатися між електронними таблицями та детальними дошками Jira, команда тепер має одне спільне місце, де збираються всі проекти та ресурси.
“GanttPRO допомагає нам зрозуміти, що відбувається в наступному місяці, наступному кварталі і навіть наступного року. Ми чітко бачимо, коли занадто багато проектів відбувається одночасно.”
Інструмент також підтримує швидке прийняття рішень. Тепер, якщо з'являється новий проект, вони можуть миттєво перевірити, чи може команда його взяти і як його можна вписати в робоче навантаження. “Ви призначаєте віртуальні ресурси, і картина стає ясною,” пояснює Дайніус. “Це показує вам реальність.”
Простота і видимість у використанні зробили GanttPRO природним вибором для команди ACME ще раз. “Ми широко використовуємо Jira для повсякденної роботи, але GanttPRO найкраще підходить для управління проектами та для перегляду всього портфоліо. Це дійсно допомагає точно візуалізувати pipeline.”