ACME VALDA: håndtering av tverrfaglige IT-initiativer med GanttPRO
“Once we assign everything correctly, we can quickly see the gaps in resources, how busy people are, and whether they are above or below capacity.”
A story about how ACME regained clarity and control over its IT projects flow by using GanttPRO to visualize workload, manage resources and see bigger picture.
Bedriftsoversikt
Selskap: ACME VALDA
Intervjuet rolle: Dainius Janeliūna, Leder for prosjekt- og prosessledelse
Prosjekttyper: komplekse tverrfaglige IT-initiativer
Eksternt press: mange prosjekter som skjer samtidig, opprettholde operasjonell stabilitet mens nye prosjekter gjennomføres, årlig budsjettplanlegging
Verktøyhistorikk: Excel, Jira
Problemer som ble antydet: langsom spredt planlegging, ingen klar større sammenheng, Excel og Jira er sterke, men en utilstrekkelig kombinasjon
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
ACME-gruppen har hovedkontor i Litauen og inkluderer 36 selskaper som distribuerer elektroniske varer på forskjellige markeder. Alle drifts- og støttefunksjoner administreres i et delt servicesenter, hvor IT-avdelingen kjører prosjekter for hvert selskap i gruppen. Lederen for prosjekt- og prosessledelse, Dainius Janeliūna, deler hvordan GanttRPO hjelper med strategisk planlegging og oversikt. Blant hans hovedmål er å forstå hvilke prosjekter som er planlagt, hvordan de overlapper og om teamet har nok ressurser til å levere dem.
Som han forklarer: “Vi fokuserer ikke på ett prosjekt. Vi ser på hele listen og ressursene bak den.”
“GanttPRO hjelper oss med å forstå hva som skjer neste måned, neste kvartal og til og med neste år. Vi kan tydelig se når for mange prosjekter skjer samtidig.”
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Interessant nok hadde GanttPRO allerede eksistert i selskapet før, og ble senere gjenoppdaget da teamets behov økte. “Det er ikke sånn at jeg lette etter et nytt verktøy,” sier Dainius. “Det var allerede her, og vi kom tilbake til det.”
Før de kom tilbake til GanttPRO, stolte ACME på Jira for daglig arbeid og Excel-regneark for langsiktig planlegging. Denne blandingen var tilgjengelig, hjalp med gjennomføring og brukes fortsatt mye i selskapet. Imidlertid var det utilstrekkelig for strategisk synlighet.
“Jira er flott for detaljerte oppgaver, men noen ganger er det for detaljert,” sa han. “Vi ønsket å ta et skritt tilbake og se et større bilde.”
Etter hvert som planene endret seg og antallet prosjekter økte, viste Excel-regneark gradvis mangel på fleksibilitet. Teamet kom til den konklusjonen at noe visuelt, raskt og enkelt var nødvendig.
Løsning
For øyeblikket jobber bare noen få personer i GanttPRO, hovedsakelig prosjektledere og styringsroller, ettersom verktøyet kun brukes til strategiske formål. Andre prosjektmedlemmer, som utviklere og tekniske spesialister, administrerer sine daglige oppgaver i Jira og brukes som virtuelle ressurser. Det gir klarhet uten å legge til mange brukere og har blitt en av de viktigste funksjonene som Dainius fremhever.
Etter å ha lagt til alle spesialister i et prosjekt, kommer et annet viktig lag som handler om å forstå kapasiteten og ressursfordelingen.
“Når du først har tildelt alt riktig, kan du umiddelbart se hvor hullene er. Du ser hvem som er overbelastet og hvem som har plass. Det blir straks åpenbart.”For et delt tjenestesenter som støtter mange selskaper, er prosjektets synlighet avgjørende for å holde alt på rett spor. Prosjektportefølje er en av hovedgrunnene til at teamet bruker GanttPRO. "Dette er grunnen til at vi bruker dette verktøyet i utgangspunktet – for å styre prosjektene, ikke egentlig for å administrere et enkelt prosjekt, men for å liste dem alle og forstå hele bildet."
Grensesnittet var enkelt å ta i bruk. "Det er ganske enkelt og intuitivt. Som Excel-ark der du legger inn kolonnene du ønsker." Denne enkelheten ble fulgt av muligheten til raskt å opprette prosjekter, tildele ressurser og visualisere hele årsplanen.
Innvirkning
Hvilken type innvirkning har GanttPRO?
Med GanttPRO har ACME sitt prosjektlandskap gjennomgått noen viktige endringer: i stedet for å veksle mellom regneark og detaljerte Jira-tavler, har teamet nå ett delt rom der alle prosjekter og ressurser samles.
“GanttPRO hjelper oss å forstå hva som skjer neste måned, neste kvartal og til og med neste år. Vi kan se klart når for mange prosjekter skjer samtidig.”
Verktøyet støtter også rask beslutningstaking. Nå, hvis et nytt prosjekt dukker opp, kan de umiddelbart sjekke om teamet kan ta det på seg og hvordan det kan passe inn i arbeidsmengden. “Du tildeler de virtuelle ressursene, og bildet blir klart,” forklarer Dainius. “Det viser deg virkeligheten.”
Enkelheten og synligheten i bruken gjorde GanttPRO til et naturlig valg for ACME-teamet igjen. “Vi bruker Jira mye til det daglige arbeidet, men GanttPRO fungerer best for prosjektledelse og for å se hele porteføljen. Det hjelper virkelig med å visualisere rørledningen nøyaktig.”