ACME VALDA: gestionando iniciativas de TI entre empresas con GanttPRO
“Una vez que asignamos todo correctamente, podemos ver rápidamente los huecos en los recursos, qué tan ocupadas están las personas y si están por encima o por debajo de su capacidad.”
Una historia sobre cómo ACME recuperó la claridad y el control sobre el flujo de sus proyectos de TI utilizando GanttPRO para visualizar la carga de trabajo, gestionar los recursos y ver el panorama general.
Descripción de la empresa
Empresa: ACME VALDA
Rol del entrevistado: Dainius Janeliūna, líder de gestión de proyectos y procesos
Tipos de proyectos: iniciativas complejas de TI entre empresas
Presiones externas: numerosos proyectos que ocurren simultáneamente, mantener la estabilidad operativa mientras se ejecutan nuevos proyectos, planificación del presupuesto anual
Herramientas anteriores: Excel, Jira
Problemas señalados: planificación lenta y dispersa, falta de una visión más amplia, Excel y Jira son fuertes pero una combinación insuficiente
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
El Grupo ACME, con sede en Lituania, incluye 36 empresas que distribuyen productos electrónicos en varios mercados. Todas las funciones operativas y de soporte se gestionan en un centro de servicios compartidos, donde el departamento de TI ejecuta proyectos para cada empresa del grupo. El líder detrás de la gestión de proyectos y procesos, Dainius Janeliūna, explica cómo GanttPRO ayuda con la planificación estratégica y la visión general. Entre sus principales objetivos está entender qué proyectos están planificados, cómo se superponen y si el equipo tiene suficientes recursos para llevarlos a cabo.
Como explica, “No nos estamos enfocando en un solo proyecto. Miramos la lista completa y los recursos detrás de ella.”
“GanttPRO nos ayuda a entender lo que está sucediendo en el próximo mes, el próximo trimestre e incluso el próximo año. Podemos ver claramente cuándo hay demasiados proyectos ocurriendo al mismo tiempo.”
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Curiosamente, GanttPRO ya existía en la empresa antes y lo redescubrimos cuando aumentaron las necesidades del equipo. “No es que estuviera buscando una nueva herramienta”, dice Dainius. “Ya estaba aquí y volvimos a ella.”
Antes de regresar a GanttPRO, ACME dependía de Jira para el trabajo diario y hojas de cálculo de Excel para la planificación a largo plazo. Esta combinación era accesible, ayudaba con la ejecución y todavía se usa ampliamente en la empresa. Sin embargo, era insuficiente para la visibilidad estratégica.
“Jira es genial para tareas detalladas, pero a veces es demasiado detallada”, explicó. “Queríamos dar un paso atrás y ver una imagen más grande.”
A medida que los planes cambiaban y el número de proyectos crecía, las hojas de cálculo de Excel gradualmente mostraban falta de flexibilidad. El equipo llegó a la conclusión de que se necesitaba algo visual, rápido y simple.
Solución
Actualmente, solo unas pocas personas trabajan dentro de GanttPRO, principalmente gerentes de proyectos y roles de gobernanza, ya que la herramienta se utiliza únicamente con fines estratégicos. Otros participantes del proyecto, como desarrolladores y especialistas técnicos, gestionan sus tareas diarias en Jira y se utilizan como recursos virtuales. Esto proporciona claridad sin agregar numerosos usuarios y se ha convertido en una de las funciones clave que Dainius destaca.
Después de agregar a todos los especialistas a un proyecto, hay otra capa esencial que es comprender la capacidad y distribución de recursos.
“Una vez que asigne todo correctamente, podrá ver de inmediato dónde están las brechas. Verá quién está sobrecargado y quién tiene espacio. Se vuelve obvio de inmediato.”Para un centro de servicios compartidos que apoya a muchas empresas, la visibilidad del proyecto es crucial para mantener todo en orden. El Portafolio de Proyectos es una de las razones principales por las que el equipo está utilizando GanttPRO. "Por eso estamos utilizando esta herramienta en primer lugar: para gobernar los proyectos, no solo para gestionar un proyecto individual, sino para enumerarlos todos y entender la vista completa."
La interfaz fue fácil de adoptar. "Es bastante sencilla e intuitiva. Como hojas de Excel donde pones las columnas que deseas." Esta simplicidad fue seguida por la capacidad de crear proyectos rápidamente, asignar recursos y visualizar el plan de todo el año.
Impacto
¿Qué tipo de impacto tiene GanttPRO?
Con GanttPRO, el panorama de proyectos de ACME ha pasado por algunos cambios importantes: en lugar de alternar entre hojas de cálculo y tableros detallados de Jira, el equipo ahora tiene un espacio compartido donde se reúnen todos los proyectos y recursos.
“GanttPRO nos ayuda a entender lo que está sucediendo en el próximo mes, el próximo trimestre e incluso el próximo año. Podemos ver claramente cuándo hay demasiados proyectos ocurriendo al mismo tiempo.”
La herramienta también facilita la toma de decisiones rápida. Ahora, si aparece un nuevo proyecto, pueden verificar instantáneamente si el equipo puede asumirlo y cómo se puede ajustar a la carga de trabajo. “Asigna los recursos virtuales y la imagen se vuelve clara,” explica Dainius. “Le muestra la realidad.”
La simplicidad y visibilidad en el uso hicieron de GanttPRO una opción natural para el equipo de ACME una vez más. “Usamos ampliamente Jira para el trabajo diario, pero GanttPRO funciona mejor para la gobernanza de proyectos y para ver todo el portafolio. Realmente ayuda a visualizar el flujo con precisión.”