ACME VALDA: hantering av tvärföretags IT-initiativ med GanttPRO
“Once we assign everything correctly, we can quickly see the gaps in resources, how busy people are, and whether they are above or below capacity.”
A story about how ACME regained clarity and control over its IT projects flow by using GanttPRO to visualize workload, manage resources and see bigger picture.
Företagsöversikt
Företag: ACME VALDA
Intervjuad roll: Dainius Janeliūna, Ledare för projekt- och processhantering
Projekttyper: komplexa tvärföretags IT-initiativ
Externa påtryckningar: många projekt som pågår samtidigt, upprätthålla operativ stabilitet medan nya projekt genomförs, årlig budgetplanering
Verktygshistorik: Excel, Jira
Problem som antyddes: långsam spridd planering, ingen tydlig helhetsbild, Excel och Jira är starka men en otillräcklig kombination
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
ACME-gruppen är baserad i Litauen och inkluderar 36 företag som distribuerar elektroniska varor på olika marknader. Alla operativa och stödjande funktioner hanteras i ett delat servicecenter, där IT-avdelningen driver projekt för varje företag i gruppen. Ledaren bakom projekt- och processhantering, Dainius Janeliūna, delar med sig av hur GanttRPO hjälper till med strategisk planering och översikt. Bland hans huvudmål finns att förstå vilka projekt som är planerade, hur de överlappar och om teamet har tillräckligt med resurser för att genomföra dem.
Som han förklarar: “Vi fokuserar inte på ett enda projekt. Vi ser på hela listan och resurserna bakom den.”
“GanttPRO hjälper oss att förstå vad som händer nästa månad, nästa kvartal och till och med nästa år. Vi kan tydligt se när för många projekt pågår samtidigt.”
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Intressant nog, GanttPRO hade redan funnits i företaget tidigare och återupptäcktes när teamets behov ökade. “Det är inte så att jag letade efter ett nytt verktyg,” säger Dainius. “Det var redan här och vi kom tillbaka till det.”
Innan de återvände till GanttPRO förlitade sig ACME på Jira för det dagliga arbetet och Excel-kalkylblad för långsiktig planering. Denna blandning var tillgänglig, hjälpte till med genomförandet och används fortfarande i stor utsträckning i företaget. Men det var otillräckligt för strategisk synlighet.
“Jira är utmärkt för detaljerade uppgifter, men ibland är det för detaljerat,” sa han. “Vi ville ta ett steg tillbaka och se en större bild.”
Allteftersom planerna förändrades och antalet projekt växte, visade Excel-kalkylblad gradvis brist på flexibilitet. Teamet kom fram till att något visuellt, snabbt och enkelt behövdes.
Lösning
För närvarande arbetar endast några få personer i GanttPRO, mestadels projektledare och styrningsroller, eftersom verktyget endast används för strategiska ändamål. Andra projektmedlemmar, såsom utvecklare och tekniska specialister, hanterar sina dagliga uppgifter i Jira och används som virtuella resurser. Det ger tydlighet utan att lägga till många användare och har blivit en av de kärnfunktioner som Dainius framhäver.
Efter att ha lagt till alla specialister i ett projekt kommer ett annat viktigt lager som handlar om att förstå kapaciteten och resursfördelningen.
“När du väl har tilldelat allt korrekt kan du omedelbart se var luckorna finns. Du ser vem som är överbelastad och vem som har utrymme. Det blir genast uppenbart.”För ett delat serviceteam som stöder många företag är projektets synlighet avgörande för att hålla allt på rätt spår. Projektportfölj är en av huvudorsakerna till att teamet använder GanttPRO. "Det är därför vi använder det här verktyget från första början – för att styra projekten, inte riktigt för att hantera ett enda projekt, utan för att lista dem alla och förstå hela bilden."
Gränssnittet var lätt att anpassa. "Det är ganska enkelt och intuitivt. Som Excel-ark där du placerar de kolumner du vill ha." Denna enkelhet följdes av möjligheten att snabbt skapa projekt, tilldela resurser och visualisera hela årets plan.
Påverkan
Vilken typ av påverkan har GanttPRO?
Med GanttPRO har ACME:s projektlandskap genomgått några viktiga förändringar: istället för att växla mellan kalkylblad och detaljerade Jira-tavlor har teamet nu ett gemensamt utrymme där alla projekt och resurser samlas.
“GanttPRO hjälper oss att förstå vad som händer nästa månad, nästa kvartal och till och med nästa år. Vi kan tydligt se när för många projekt pågår samtidigt.”
Verktyget stöder också snabba beslutsfattande. Nu, om ett nytt projekt dyker upp, kan de omedelbart kontrollera om teamet kan ta det och hur det kan passa in i arbetsbelastningen. “Du tilldelar de virtuella resurserna, och bilden blir tydlig,” förklarar Dainius. “Det visar dig verkligheten.”
Enkelheten och synligheten i användningen gjorde GanttPRO till ett naturligt val för ACME-teamet ännu en gång. “Vi använder Jira i stor utsträckning för det dagliga arbetet, men GanttPRO fungerar bäst för projektstyrning och för att se hela portföljen. Det hjälper verkligen till att visualisera pipeline:n noggrant.”