ACME VALDA: GanttPRO ile şirketler arası BT girişimlerini yönetmek
“Her şeyi doğru şekilde atadığımızda, kaynaklardaki boşlukları hızlıca görebilir; insanların ne kadar meşgul olduğunu anlayabilir ve kapasitelerinin üstünde mi yoksa altında mı olduklarını değerlendirebiliriz.”
ACME’nin, iş yükünü görselleştirmek, kaynakları yönetmek ve daha büyük resmi görmek için GanttPRO’yu kullanarak BT projelerinin akışı üzerindeki netliği ve kontrolü nasıl yeniden kazandığına dair bir hikâye.
Şirket genel görünümü
Şirket: ACME VALDA
Görüşülen rol: Dainius Janeliūna, Proje ve Süreç Yönetimi Lideri
Proje türleri: karmaşık şirketler arası BT girişimleri
Dış baskılar: aynı anda yürütülen çok sayıda proje, yeni projeler devam ederken operasyonel istikrarı koruma ihtiyacı ve yıllık bütçe planlaması
Önce kullanılan araçlar: Excel, Jira
Karşılaşılan sorunlar: yavaş ve dağınık planlama süreçleri, net bir genel görünümün olmaması ve Excel ile Jira’nın birlikte kullanıldığında güçlü ancak yetersiz kalan bir kombinasyon oluşturması
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
ACME Grubu, merkezi Litvanya’da bulunan ve farklı pazarlarda elektronik ürün dağıtımı yapan 36 şirketten oluşmaktadır. Tüm operasyonel ve destek süreçleri, grup bünyesindeki şirketler için projeler yürüten IT departmanının da yer aldığı paylaşımlı hizmet merkezi tarafından yönetilmektedir. Proje ve süreç yönetiminden sorumlu liderlerden biri olan Dainius Janeliūnas, GanttPRO’nun stratejik planlama ve genel görünürlük konusunda nasıl yardımcı olduğunu paylaşıyor. Başlıca hedeflerinden biri; hangi projelerin planlandığını, bu projelerin nasıl örtüştüğünü ve ekibin bunları hayata geçirmek için yeterli kaynağa sahip olup olmadığını net bir şekilde görebilmek.
O, “Bir projeye odaklanmıyoruz. Tam listeye ve arkasındaki kaynaklara bakıyoruz.” diye açıklıyor.
“GanttPRO, önümüzdeki ay, önümüzdeki çeyrek ve hatta önümüzdeki yıl neler olduğunu anlamamıza yardımcı oluyor. Aynı anda çok fazla projenin gerçekleştiğini net bir şekilde görebiliyoruz.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
İlginç bir şekilde, GanttPRO daha önce şirkette vardı ve ekibin ihtiyaçları arttığında yeniden keşfedildi. “Yeni bir araç arıyordum demek değil,” diyor Dainius. “Zaten buradaydı ve biz de ona geri döndük.”
GanttPRO'ya dönmeden önce, ACME günlük işler için Jira'ya ve uzun vadeli planlama için Excel tablolarına güveniyordu. Bu karışım erişilebilirdi, uygulamaya yardımcı oldu ve hala şirkette yaygın olarak kullanılmaktadır. Ancak, stratejik görünürlük için yetersizdi.
“Jira ayrıntılı görevler için harika, ama bazen çok ayrıntılı,” dedi. “Bir adım geri atıp daha büyük bir resmi görmek istedik.”
Planlar değiştikçe ve proje sayısı arttıkça, Excel tabloları yavaş yavaş esneklik açısından yetersiz kalmaya başladı. Ekip, daha görsel, hızlı ve kullanımı kolay bir çözüme ihtiyaç duydukları sonucuna vardı.
Çözüm
Şu anda, GanttPRO içinde yalnızca birkaç kişi çalışıyor, çoğunlukla proje yöneticileri ve yönetim rolleri, çünkü araç yalnızca stratejik amaçlar için kullanılıyor. Geliştiriciler ve teknik uzmanlar gibi diğer proje katılımcıları, günlük görevlerini Jira'da yönetiyor ve sanal kaynaklar olarak kullanılıyor. Bu, çok sayıda kullanıcı eklemeden netlik sağlıyor ve Dainius'un vurguladığı temel işlevlerden biri haline geldi.
Tüm uzmanları bir projeye ekledikten sonra, kapasiteyi ve kaynak dağılımını anlamak gibi başka bir önemli katman gelir.
“Her şeyi doğru bir şekilde atadıktan sonra, boşlukların nerede olduğunu hemen görebilirsiniz. Kimin aşırı yüklü olduğunu ve kimin alanı olduğunu görebilirsiniz. Bu hemen belirgin hale geliyor.”Birçok şirketi destekleyen bir paylaşılan hizmet merkezi için proje görünürlüğü, her şeyi yolunda tutmak için kritik öneme sahiptir. Proje Portföyü, ekibin GanttPRO'yu kullanmasının temel nedenlerinden biridir. "Bu nedenle bu aracı ilk etapta kullanıyoruz - projeleri yönetmek için, tek bir projeyi yönetmek için değil, hepsini listelemek ve genel görünümü anlamak için."
Arayüz benimsenmesi kolaydı. "Oldukça basit ve sezgisel. İstediğiniz sütunları koyduğunuz Excel tabloları gibi." Bu basitlik, projeleri hızlı bir şekilde oluşturma, kaynakları atama ve tüm yılın planını görselleştirme yeteneği ile takip edildi.
Etkisi
GanttPRO'nun ne tür bir etkisi var?
GanttPRO ile ACME'nin proje manzarası bazı önemli değişikliklerden geçti: elektronik tablolar ve ayrıntılı Jira panoları arasında geçiş yapmak yerine, ekip artık tüm projelerin ve kaynakların bir araya geldiği tek bir ortak alana sahip.
“GanttPRO, önümüzdeki ay, önümüzdeki çeyrek ve hatta önümüzdeki yıl neler olacağını anlamamıza yardımcı oluyor. Aynı anda çok fazla projenin gerçekleştiği zamanları net bir şekilde görebiliyoruz.”
Araç ayrıca hızlı karar verme sürecini destekliyor. Artık yeni bir proje ortaya çıktığında, ekip bunun üstesinden gelip gelemeyeceğini ve iş yüküne nasıl sığdırılabileceğini anında kontrol edebiliyor. “Sanal kaynakları atıyorsunuz ve resim netleşiyor,” diye açıklıyor Dainius. “Bu size gerçeği gösteriyor.”
Kullanım kolaylığı ve görünürlük, GanttPRO'yu ACME ekibi için bir kez daha doğal bir seçim haline getirdi. “Günlük iş için Jira'yı geniş çapta kullanıyoruz ama GanttPRO, proje yönetimi ve tüm portföyü görmek için en iyi şekilde çalışıyor. Bu, boru hattını doğru bir şekilde görselleştirmeye gerçekten yardımcı oluyor.”