ACME VALDA: gestion des initiatives informatiques inter-entreprises avec GanttPRO
“Une fois que tout est correctement attribué, nous pouvons rapidement identifier les manques de ressources, évaluer la charge de travail des équipes et voir si elles sont en surcapacité ou en sous-capacité.”
Une histoire sur la manière dont ACME a retrouvé clarté et maîtrise de ses flux de projets informatiques grâce à GanttPRO, en visualisant la charge de travail, en gérant les ressources et en obtenant une vue d’ensemble.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise: ACME VALDA
Rôle interviewé : Dainius Janeliūna, Responsable de la gestion de projet et des processus
Types de projets : initiatives informatiques complexes inter-entreprises
Contraintes externes : de nombreux projets se déroulant simultanément, maintien de la stabilité opérationnelle tout en exécutant de nouveaux projets, planification budgétaire annuelle
Outils utilisés précédemment : Excel, Jira
Problèmes identifiés : planification lente et éparpillée, pas de vue d'ensemble claire, Excel et Jira étant forts mais une combinaison insuffisante
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Le groupe ACME, basé en Lituanie, regroupe 36 entreprises spécialisées dans la distribution de produits électroniques sur différents marchés. L’ensemble des fonctions opérationnelles et de support est centralisé au sein d’un centre de services partagés, où le département IT pilote des projets pour chaque entité du groupe. Dainius Janeliūna, Responsable de la gestion de projets et des processus, explique comment GanttPRO contribue à la planification stratégique et à une meilleure visibilité globale. Parmi ses principaux objectifs figurent la compréhension des projets planifiés, l’identification de leurs chevauchements et l’évaluation de la disponibilité des ressources nécessaires à leur réalisation.
Comme il l'explique, “Nous ne nous concentrons pas sur un seul projet. Nous examinons l’ensemble du portefeuille ainsi que les ressources qui le soutiennent.”
“GanttPRO nous aide à comprendre ce qui se passe le mois prochain, le trimestre prochain et même l’année prochaine. Nous pouvons clairement voir lorsque trop de projets sont menés en parallèle.”
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Il est intéressant de noter que GanttPRO existait déjà dans l'entreprise et a été redécouvert lorsque les besoins de l'équipe ont augmenté. «Ce n'est pas que je cherchais un nouvel outil», dit Dainius. «Il était déjà ici et nous y sommes revenus.»
Avant de revenir à GanttPRO, ACME s'appuyait sur Jira pour le travail quotidien et des feuilles de calcul Excel pour la planification à long terme. Ce mélange était accessible, aidait à l'exécution et est encore largement utilisé dans l'entreprise. Cependant, il était insuffisant pour une visibilité stratégique.
«Jira est excellent pour les tâches détaillées, mais parfois c'est trop détaillé», a-t-il déclaré. «Nous voulions prendre du recul et voir une vue d'ensemble.»
À mesure que les plans évoluaient et que le nombre de projets augmentait, les limites des feuilles de calcul Excel — notamment en termes de flexibilité — sont devenues évidentes. L’équipe a alors compris qu’elle avait besoin d’un outil plus visuel, plus rapide et plus simple à utiliser.
Solution
Aujourd’hui, seules quelques personnes utilisent directement GanttPRO — principalement des chefs de projet et des profils de gouvernance — car l’outil est dédié avant tout à des usages stratégiques. Les autres parties prenantes, comme les développeurs et les spécialistes techniques, continuent de gérer leurs tâches quotidiennes dans Jira et sont intégrées dans GanttPRO en tant que ressources virtuelles. Cette approche permet d’apporter de la clarté sans multiplier le nombre d’utilisateurs et constitue l’un des principaux atouts mis en avant par Dainius.
Une fois l’ensemble des spécialistes intégrés aux projets, une dimension essentielle apparaît : la compréhension de la capacité et de la répartition des ressources.
“Une fois que tout est correctement assigné, on voit immédiatement où se situent les écarts. On identifie qui est surchargé et qui a de la disponibilité. Cela devient évident instantanément.”Pour un centre de services partagé qui soutient de nombreuses entreprises, la visibilité du projet est cruciale pour garder tout sur la bonne voie. Portefeuille de Projets est l'une des raisons principales pour lesquelles l'équipe utilise GanttPRO. "C'est pourquoi nous utilisons cet outil en premier lieu - pour gouverner les projets, pas vraiment gérer un seul projet, mais pour les lister tous et comprendre la vue d'ensemble."
L'interface était facile à adopter. "C'est assez simple et intuitif. Comme des feuilles Excel où vous mettez les colonnes que vous voulez." Cette simplicité a été suivie de la capacité à créer des projets rapidement, à assigner des ressources et à visualiser le plan de toute l'année.
Impact
Quel genre d'impact GanttPRO a-t-il ?
Avec GanttPRO, la gestion des projets chez ACME a profondément évolué. Au lieu de naviguer entre des feuilles Excel et des tableaux Jira très détaillés, l’équipe dispose désormais d’un espace centralisé où l’ensemble des projets et des ressources est regroupé.
“GanttPRO nous aide à comprendre ce qui se passe le mois prochain, le trimestre prochain et même l’année prochaine. Nous pouvons clairement voir lorsque trop de projets sont menés en parallèle.”
L’outil facilite également une prise de décision rapide. Lorsqu’un nouveau projet apparaît, l’équipe peut immédiatement évaluer sa faisabilité, vérifier la disponibilité des ressources et déterminer comment l’intégrer dans la charge de travail existante. “Il suffit d’assigner les ressources virtuelles pour que la situation devienne claire », explique Dainius. « Cela reflète immédiatement la réalité.”
La simplicité et la visibilité dans l'utilisation ont fait de GanttPRO un choix naturel pour l'équipe d'ACME une fois de plus. “Nous utilisons largement Jira pour le travail quotidien, mais GanttPRO fonctionne mieux pour la gouvernance de projet et pour voir l'ensemble du portefeuille. Cela aide vraiment à visualiser le pipeline avec précision.”