Kah Lip Phua: professionele en persoonlijke projecten georganiseerd houden met GanttPRO
“Ik gebruik GanttPRO om mijn projecten visueel te plannen, in te plannen en te beheren. De interactieve tijdlijn, geautomatiseerde taakafhankelijkheden, het bijhouden van het kritieke pad en de werkbelasting van de resources helpen me om alles overzichtelijk te houden.”
Een verhaal over een projectmanager in een adviesrol die met GanttPRO zijn professionele en persoonlijke projecten visueel plant, plant volgens planning en beheert.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Kah Lip Phua
Geïnterviewde rollen: Kah Lip Phua, Projectmanager (consultant)
Soorten projecten: projecten in de publieke sector en persoonlijke projecten
Externe druk: beperking van middelen en personeel, stijgende verwachtingen
Geschiedenis van tool: Excel
Aangegeven problemen: hoge kosten, beperkte gebruiksvriendelijkheid en afhankelijkheid van een Microsoft Project-bureaubladapplicatie
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Kah Lip Phua is een consultant die zich richt op projecten in de publieke sector binnen de gebieden engineering en infrastructuur en die vijf tot zes initiatieven tegelijk beheert. Naast zijn professionele werk gebruikt hij GanttPRO ook om persoonlijke taken te organiseren, waaronder familieschema’s en andere dagelijkse verplichtingen.
“Over het algemeen gebruik ik GanttPRO om mijn projecten visueel te plannen, plannen en te beheren. De interactieve tijdlijn, de geautomatiseerde taakafhankelijkheden, het bijhouden van het kritieke pad en de hulpmiddelen voor de werkbelasting van resources helpen me om alles onder controle te houden.”
De meldingen van GanttPRO vulden een belangrijke leemte die Excel liet liggen, waardoor het veel makkelijker werd om de mijlpalen onder controle te houden.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Vóór GanttPRO bouwde Kah Lip zijn projectstructuren in Excel, maar in die aanpak ontbrak één belangrijke functionaliteit: herinneringen.
“Kennisgevingen kunnen ontvangen was een van de belangrijkste redenen waarom ik een softwarealternatief voor Excel wilde implementeren. Zo begon ik op zoek te gaan naar een nieuwe tool. Met GanttPRO werd het, op een duidelijke manier, veel gemakkelijker om mijn activiteiten te volgen.”
Oplossing
Meldingen spelen een belangrijke rol in het werk van Kah Lip, omdat ze hem het gevoel van controle geven en daardoor het risico verkleinen om belangrijke onderdelen te missen.
“De meldingen van GanttPRO vulden een belangrijke leemte die Excel liet liggen, waardoor het veel makkelijker werd om de mijlpalen onder controle te houden.”In technische en infrastructuurprojecten binnen de publieke sector is het, zonder een gestructureerd overzicht, erg lastig om potentiële knelpunten te herkennen en de druk van naderende deadlines te verlichten.
“De algemene logica en opmaak van de Gantt-diagram geven me de visuele helderheid die mijn werk nodig heeft. Ik zou ook een paar functies benadrukken die ik het meest gebruik: met het tabblad Mijn taken krijg ik een duidelijk overzicht van alles, met afhankelijkheden die ik koppel om gerelateerde taken te verbinden, en ik werk de tijdlijn bij zodra er iets verandert. Met het kritieke pad identificeer ik welke taken de voltooiingsdatum van het project kunnen beïnvloeden en ik vertrouw op de werkbelasting van resources voor capaciteitsplanning.”
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Door van Excel over te stappen op GanttPRO heeft Kah Lip een meer visuele en proactieve manier gekregen om vijf tot zes initiatieven tegelijk te beheren en zijn persoonlijke en gezinsverplichtingen op één plek georganiseerd te houden.