Kah Lip Phua: pidä ammatilliset ja henkilökohtaiset projektit järjestyksessä GanttPRO:n avulla
“Käytän GanttPRO:ta projektieni visuaaliseen suunnitteluun, aikataulutukseen ja hallintaan. Sen interaktiivinen aikajana, tehtävien automatisoidut riippuvuudet, kriittisen reitin seuranta ja resurssien työkuorma auttavat minua pysymään perillä kaikesta.”
Tarina konsultoivasta projektipäälliköstä, joka käyttää GanttPRO-ohjelmaa projektien visuaaliseen suunnitteluun, aikataulutukseen ja hallintaan sekä työ- että henkilökohtaisissa projekteissa.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: Kah Lip Phua
Haastatellut roolit: Kah Lip Phua, konsultoiva projektipäällikkö
Projektityypit: julkisen sektorin projektit ja henkilökohtaiset projektit
Ulkoinen paine: resurssi- ja henkilöstörajoitteet, kasvavat odotukset
Työkalun historia: Excel
Toivotut ongelmat: korkeat kustannukset, rajoitettu käyttäjäystävällisyys ja riippuvuus Microsoft Projectin työpöytäsovelluksesta
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
Kah Lip Phua on konsultti, joka keskittyy julkisen sektorin projekteihin tekniikan ja infrastruktuurin alalla ja hallitsee kerralla viittä–kuutta aloitteita. Ammattityönsä lisäksi hän käyttää myös GanttPRO:ta henkilökohtaisten tehtävien järjestämiseen, mukaan lukien perheaikataulut ja muut arjen sitoumukset.
“Kaiken kaikkiaan käytän GanttPRO:ta projektieni suunnitteluun, aikatauluttamiseen ja hallintaan visuaalisesti. Sen interaktiivinen aikajana, tehtävien automaattiset riippuvuudet, kriittisen polun seuranta ja resurssien työkuormatyökalut auttavat minua pysymään kaiken tasalla.”
GanttPRO:n muistutukset täyttivät Excelin jättämän tärkeän aukon, joten virstanpylväiden hallinnassa pysyminen on huomattavasti helpompaa。
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Ennen GanttPRO:ta Kah Lip rakensi projektirakenteensa Excelissä, mutta tästä lähestymistavasta puuttui yksi tärkeä toiminto: muistutukset.
“Se, että pystyin vastaanottamaan ilmoituksia, oli yksi tärkeimmistä syistä, joiden vuoksi halusin ottaa käyttöön Excelin ohjelmistovaihtoehdon. Siksi aloin etsiä uutta työkalua. GanttPRO teki toimieni seuraamisesta selvästi paljon helpompaa.”
Ratkaisu
Ilmoitukset ovat tärkeässä roolissa Kah Lipin työssä: ne antavat hallinnan tunteen ja vähentävät siten riskiä, että tärkeät asiat jäävät huomaamatta.
“GanttPRO:n muistutukset täyttivät Excelin jättämän tärkeän aukon, joten virstanpylväiden hallinnassa pysyminen on huomattavasti helpompaa.”Julkisen sektorin suunnittelu-, tekniikka- ja infrastruktuurihankkeissa potentiaalisten pullonkaulojen havaitseminen ja lähestyvien määräaikojen paineen lieventäminen on ilman jäsenneltyä yleiskuvaa erittäin vaikeaa.
“Gantt-kaavion kokonaislogiikka ja asettelu antavat minulle sen visuaalisen selkeyden, jota työni vaatii. Nostaisin esiin myös muutaman ominaisuuden, joita käytän eniten: My tasks -välilehdellä saan selkeän yleiskuvan kaikesta. Kun linkitän riippuvuuksia liittyvien tehtävien välillä ja päivitän aikajanan aina, kun jokin muuttuu, pysyn ajan tasalla. Kriittisen polun avulla pystyn tunnistamaan, mitkä tehtävät voivat vaikuttaa projektin valmistumispäivään, ja resurssien työkuorman avulla teen kapasiteettisuunnittelua.”
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
Siirtyminen Excelistä GanttPRO:hon on antanut Kah Lipille selkeämmän ja proaktiivisemman tavan hallita viittä–kuutta aloitteita kerralla ja pitää henkilökohtaiset sekä perheen sitoumukset järjestyksessä yhdessä paikassa.