Kah Lip Phua: berufliche und persönliche Projekte mit GanttPRO organisiert halten
„Ich nutze GanttPRO, um meine Projekte visuell zu planen, zu terminieren und zu verwalten. Die interaktive Zeitleiste, die automatisierten Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, das Tracking des kritischen Pfads sowie die Auslastung der Ressourcen helfen mir, den Überblick über alles zu behalten.“
Eine Geschichte über einen Projektmanager im Beratungsbereich, der mit GanttPRO Projekte sowohl beruflich als auch privat visuell plant, terminiert und verwaltet.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Kah Lip Phua
Befragte Rollen: Kah Lip Phua, Consultant Project Manager
Projektarten: Projekte im öffentlichen Sektor und persönliche Aufgaben
Externer Druck: Ressourcen- und Personalmangel, steigende Anforderungen
Tool-Verlauf: Excel
Hinweise auf Probleme: hohe Kosten, eingeschränkte Benutzerfreundlichkeit und Abhängigkeit von einer Microsoft-Project-Desktopanwendung
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Kah Lip Phua ist ein Berater, der sich auf Projekte des öffentlichen Sektors in den Bereichen Ingenieurwesen und Infrastruktur spezialisiert hat und dabei jeweils fünf bis sechs Initiativen parallel betreut. Neben seiner beruflichen Arbeit nutzt er GanttPRO auch, um persönliche Aufgaben zu organisieren, einschließlich der familiären Zeitpläne und weiterer täglicher Verpflichtungen.
„Insgesamt nutze ich GanttPRO, um meine Projekte visuell zu planen, zu terminieren und zu verwalten. Die interaktive Zeitleiste, die automatisierten Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, das Tracking des kritischen Pfads und die Tools zur Auslastung der Ressourcen helfen mir, den Überblick über alles zu behalten.“
Die Erinnerungen in GanttPRO haben die zentrale Lücke geschlossen, die Excel hinterlassen hat. So ist es viel einfacher, die Meilensteine im Blick zu behalten.
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Vor GanttPRO hat Kah Lip seine Projektstrukturen in Excel erstellt, aber dieser Ansatz hatte eine wichtige Funktion vermissen lassen: Erinnerungen.
„Benachrichtigungen erhalten zu können, war einer der Hauptgründe, warum ich nach einer Software-Alternative zu Excel gesucht habe. So bin ich auf die Suche nach einem neuen Tool gegangen. Mit GanttPRO wurde es auf sichtbare Weise viel einfacher, meine Aktivitäten zu überwachen.“
Lösung
Benachrichtigungen spielen eine wichtige Rolle in der Arbeit von Kah Lip, da sie das Gefühl von Kontrolle vermitteln und dadurch das Risiko verringern, wichtige Elemente zu übersehen.
„Die Erinnerungen in GanttPRO haben die zentrale Lücke geschlossen, die Excel hinterlassen hat. So ist es viel einfacher, die Meilensteine im Blick zu behalten.“In Ingenieur- und Infrastrukturprojekten des öffentlichen Sektors ist es ohne eine strukturierte Gesamtübersicht sehr schwer, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und den Druck drohender Deadlines zu mindern.
„Die gesamte Logik und der Aufbau des Gantt-Diagramms geben mir die visuelle Klarheit, die meine Arbeit erfordert. Ich würde außerdem ein paar der Funktionen hervorheben, die ich am häufigsten nutze: Mit dem Tab Meine Aufgaben erhalte ich einen klaren Überblick über alles – mit Abhängigkeiten, die ich zwischen den verknüpften Aufgaben in Beziehung setze, und einer Zeitleiste, die sich aktualisiert, sobald sich etwas ändert. Über den kritischen Pfad erkenne ich, welche Aufgaben die Fertigstellungsdatum des Projekts beeinflussen können, und mithilfe der Auslastung der Ressourcen plane ich die Kapazität.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Der Wechsel von Excel zu GanttPRO hat Kah Lip eine deutlich visuellere und proaktivere Art gegeben, um fünf bis sechs Initiativen gleichzeitig zu managen und seine persönlichen sowie familiären Verpflichtungen in einem einzigen Bereich organisiert zu halten.