Kah Lip Phua: hold profesjonelle og personlige prosjekter organisert med GanttPRO
“Jeg bruker GanttPRO til visuelt å planlegge, tidsplanlegge og administrere prosjektene mine. Den interaktive tidslinjen, automatiserte avhengigheter mellom oppgaver, sporing av kritisk vei og ressursbelastning hjelper meg med å holde oversikt over alt.”
En historie om en konsulentprosjektleder som bruker GanttPRO til visuelt å planlegge, tidsplanlegge og administrere både profesjonelle og personlige prosjekter.
Bedriftsoversikt
Selskap: Kah Lip Phua
Roller intervjuet: Kah Lip Phua, konsulent prosjektleder
Prosjekttyper: prosjekter i offentlig sektor og personlige prosjekter
Eksternt press: begrensninger i ressurser og arbeidskraft, økende forventninger
Verktøyhistorikk: Excel
Avdekkede problemer: høye kostnader, begrenset brukervennlighet og avhengighet av et Microsoft Project-skrivebordsprogram
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Kah Lip Phua er en konsulent som fokuserer på prosjekter i offentlig sektor innen ingeniørfag og infrastruktur, og som håndterer fem til seks initiativer samtidig. I tillegg til sitt profesjonelle arbeid bruker han også GanttPRO til å organisere personlige oppgaver, inkludert familieskjemaer og andre daglige forpliktelser.
«Alt i alt bruker jeg GanttPRO til å planlegge, tidsplanlegge og håndtere prosjektene mine visuelt. Den interaktive tidslinjen, automatiserte oppgaveavhengigheter, oppfølging av kritisk vei og verktøyene for ressursarbeidsbelastning hjelper meg å holde oversikt over alt.»
Påminnelsene i GanttPRO fylte et viktig hull som Excel etterlot, og gjorde det mye enklere å holde kontrollen på milepælene.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Før GanttPRO bygde Kah Lip prosjektstrukturen sin i Excel, men denne tilnærmingen manglet én viktig funksjon – påminnelser.
«Muligheten til å motta varsler var en av hovedgrunnene til at jeg ville ta i bruk en programvarealternativ til Excel. Derfor begynte jeg å se etter et nytt verktøy. Med GanttPRO ble det mye enklere å følge med på aktivitetene mine på en tydelig måte.»
Løsning
Varsler spiller en viktig rolle i arbeidet til Kah Lip, fordi de gir en følelse av kontroll og dermed reduserer risikoen for å gå glipp av viktige elementer.
«Påminnelsene i GanttPRO fylte et viktig hull som Excel etterlot, og gjorde det mye enklere å holde kontrollen på milepælene.»I ingeniør- og infrastrukturprosjekter i offentlig sektor er det veldig vanskelig å oppdage potensielle flaskehalser og avlaste presset fra truende frister uten en strukturert oversikt.
«Den overordnede logikken og oppsettet i Gantt-diagrammet gir meg den visuelle klarheten arbeidet mitt krever. Jeg vil også trekke frem noen av funksjonene jeg bruker mest: Med fanen My tasks får jeg en tydelig oversikt over alt, med avhengigheter jeg lenker mellom beslektede oppgaver, og jeg oppdaterer tidslinjen når noe endres. Med kritisk vei – finn ut hvilke oppgaver som kan påvirke datoen for prosjektets fullføring – og stol på ressursenes arbeidsbelastning for kapasitetsplanlegging.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
Overgangen fra Excel til GanttPRO har gitt Kah Lip en mer visuell og proaktiv måte å håndtere fem til seks initiativer samtidig på, og å holde personlige og familiære forpliktelser organisert på ett sted.