Rotelec: 5 år med planlegging av produksjonsprosjekter med GanttPRO
"Enkelhet var ett av de viktigste kriteriene vi la til grunn da vi tok beslutningen om programvare. Derfor passer GanttPRO så naturlig inn i den daglige arbeidsflyten vår."
En historie om å administrere langsiktige produksjonsprosjekter med GanttPROs skalerbare tidslinje, rask håndtering av oppgaver og enkel innføring i teamet.
Bedriftsoversikt
Selskap: Rotelec
Intervjuede roller: Samir Khoucha, prosjektleder
Prosjekttyper: langsiktige, komplekse produksjonsprosjekter
Eksterne forhold: strenge frister, flere nivåer av oppgaver i hver aktivitet, rapportering til kunde
Verktøyhistorikk: Microsoft-programvare
Problemer som ble antydet: manglende fleksibilitet ved å bytte mellom årsoversikter og detaljert planlegging, samt i brukerstyring og lisensadministrasjon i tidligere verktøy
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Rotelec er en produsent av elektromagnetiske omrørings- og induksjonsoppvarmingssystemer for stålindustrien, utviklet for å styre stålstrømmen (steel flow), størkning og temperatur gjennom hele produksjonsprosessen. På grunn av kompleksiteten i produktene håndterer teamet noen få prosjekter i året, og hvert prosjekt varer i gjennomsnitt tre til fire år.
“Enkelhet var ett av de viktigste kriteriene vi la til grunn da vi valgte programvare. Derfor passer GanttPRO så naturlig inn i vår daglige arbeidsflyt.”
Enkelhet er definitivt det som skiller seg mest ut for oss, spesielt sammenlignet med andre verktøy på markedet.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Teamet begynte å bruke GanttPRO for å håndtere noen sentrale utfordringer: å overholde frister, noe som er avgjørende i en kundeorientert produksjonsflyt, og å presentere langsiktige prosjekter med flere nivåer av oppgaver i ett og samme rom. Samir deler også fremdriften med kunden som en del av den faste rapporteringen, noe som igjen krevde et høyt nivå av åpenhet og detaljer fra prosjektstyringsprogramvaren.
Løsning
På grunn av den lange produksjonssyklusen er det viktig å kunne se prosjektet i ulike skalaer – både på årsnivå og mer detaljert.
«GanttPRO er veldig effektivt når det gjelder å gi oss en oversikt over alle aktiviteter per år, noe som ikke er like praktisk i andre programmer. Å kunne zoome inn og ut hjelper oss å forstå den overordnede omfanget raskt og hvor vi befinner oss akkurat nå.»I prosjekter i denne skalaen er det å gjenta aktiviteter en fast del av praksisen. Som Samir forklarer: «Kopiere–lime (copy-paste) i GanttPRO er laget veldig smart. Det er ikke bare en enkel kopiere–lime-funksjon – du kan lime inn en aktivitet nøyaktig der du trenger den, og koble den til andre aktiviteter ved behov. Takket være dette kan vi lage en mye mer detaljert plan for idriftsettelse (commissioning). Jeg vet ikke om noen annen programvare kan gjøre det.»
«En annen del som er verdt å fremheve, er hvor raskt nye oppgaver kan legges til. Ett av de mest utfordrende stadiene vi jobber med, er utstyr, installasjon og testing, med flere egne trinn innenfor hver fase. Mange oppgaver er ikke nødvendigvis lenket til hverandre, og når én aktivitet omfatter 100–200 oppgaver, er det avgjørende å kunne legge dem til raskt for å unngå å bremse hele prosessen.»«Enkelhet er helt klart den tydeligste delen for oss, spesielt sammenlignet med andre verktøy på markedet. Teammedlemmene våre har ulike bakgrunner innen programvare, og ikke alle er erfarne brukere. Med GanttPRO klarte vi å gjøre adopsjonsprosessen veldig smidig.»
Et annet aspekt Samir nevnte, var kontoadministrasjon : «Siden vi må utvide lisenser ganske ofte, setter jeg pris på hvor enkelt det er å endre eller legge til nye administratorer, operatører og teammedlemmer. Det er helt annerledes enn for eksempel Microsoft-programvare.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
De siste fem årene har GanttPRO støttet Rotelec med prosjektplanlegging, estimering av omfang og rapportering til kunder i ett enkelt arbeidsområde. Verktøyet brukes av prosjektlederne i teamet, og er fortsatt en del av den daglige arbeidsflyten – med nøkkelfunksjoner som enkel innføring og administrasjon, en skalerbar tidslinjevisning og smart oppretting av oppgaver.