推动数字化转型：Austrian Integration Fund 如何借助 GanttPRO 重构工作流程
“大多数工具只会阻碍我，而 GanttPRO 却能助我一臂之力。”
这是一个关于 ÖIF 如何转型其数字化工作流程的故事，从分散且依赖手动规划的模式，转变为项目全流程清晰透明。
公司概述
外部压力：项目复杂性、系统转换、合规、截止日期、政策变更
工具历史：类似于Excel的免费软件
存在的问题包括：缺乏结构、协调不力、混乱、重复性工作、工作流程不明确
摘要
公司背景
贵公司主要从事什么业务？
Austrian Integration Fund 是一家中央机构，致力于协助庇护申请者、受政府资助的受保护者、流离失所者及移民融入奥地利社会。ÖIF 的核心使命是通过提供各类服务，例如价值观与适应课程、德语培训项目，以及针对有移民背景的女性和高素质移民的专项举措，来促进语言、社会和职业融
近年来，该机构迅速向数字化迈进。纸质流程正在逐步被取代，存储所有相关信息的中央数据库应用程序需要不断更新，并且正在引入新的数字工具，例如员工移动应用程序。项目的数量和复杂性需要人们的高度参与和所有参与者的明确协调。
“大多数工具会阻碍我，而 GanttPRO 却能帮到我。”
困境
在使用 GanttPRO 之前，您的方法是怎样的？
Erich Langer 博士指出，在使用 GanttPRO 之前，管理流程十分零散，且主要依靠人工操作。起初，虽然有一个免费的 Excel 工具可以清晰地可视化展示项目，但很快就遇到了瓶颈。当时无法同时掌握多个项目的全局情况，而且诸如分配职责或链接任务等功能也非常有限。
作为 ÖIF 数字化项目的协调员，Erich 与项目经理们紧密合作，共同制定项目目标并绘制思维导图。然而，除了用于制作组织结构图或项目结构计划的现有工具（如Word）外，他缺乏一款基于甘特图的强大图形化软件来有效监控、追踪和管理项目时间线。现有的工具组合无法提供必要的结构，无法在不造成混乱的情况下可靠地调整进度计划。这使得对专业项目管理工具的需求日益凸显。
解决方案
GanttPRO 填补了此前缺失的结构化和可视化功能。项目组合功能成为了一款出色的工具，能够同时查看多个项目。这让 Erich 能够立即清晰地掌握正在进行的项目概况，并能及早识别潜在的协同效应或发现瓶颈。“我知道其他公司也提供类似功能，而且价格甚至比你们的解决方案更高，比如 Microsoft Project，”他指出。能够在一个地方访问所有细节，已成为他工作流程中不可或缺的一部分。
甘特图，作为GanttPRO的核心，已成为Erich时间线清晰度的基础。他用它将项目分解为清晰的结构化步骤，并监控进度。这个结构使他能够确保项目保持在正轨上并按时交付。
对他来说，另一个显著的优势是工具的直观性。“我最喜欢你们软件的地方在于它非常直观且易于使用。这在选择工具时至关重要，因为市场上大多数软件都非常复杂。我想要的是帮助我的软件，而不是阻止我的软件。”
随着数字化的进展，项目共享也变得至关重要。“您甚至可以与没有许可证的其他利益相关者共享链接，他们可以轻松查看所有内容，实时跟踪更改，并按不同内容进行筛选，”他指出。
影响
现在使用 GanttPRO 后，您的工作流程是怎样的？
Erich 在整个项目生命周期中都使用GanttPRO：主要是在项目初期录入所有工作单元时，后期则用于日常监控。他还负责协调并培训其他项目经理，尽管受文化因素影响，全组织范围内的应用仍在逐步推进中。通过模板、详尽的文档，以及关于GanttPRO和项目管理的书面及视频资料，Erich 已成为 ÖIF 内部推动项目进展的关键人物之一。
这款软件完全符合你的预期：你无需猜测它的用途，也无需费心了解每个功能如何运作
尽管组织内部的推广仍在推进中，但两年后的今天，Erich 已无法想象没有 GanttPRO 的工作场景。在瞬息万变的环境中，该工具已成为他可视化并监督各类复杂项目不可或缺的组成部分，为管理决策提供了清晰度与可靠性，让他能够充满信心地开展工作。