Impulsionando a digitalização: como a Austrian Integration Fund reconstruiu seu fluxo de trabalho com o GanttPRO
“A maioria das ferramentas me impede, o GanttPRO me ajuda.”
Uma história sobre como a ÖIF transformou seu fluxo de trabalho de digitalização, passando de um planejamento fragmentado e manual para uma total clareza do projeto.
Visão geral da empresa
Empresa: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Cargo do entrevistado: Dr. Erich Langer
Coordenador de Projetos (coordenando iniciativas complexas entre múltiplos departamentos)
Tipos de projetos: projetos relacionados à integração e educação
Pressões externas: complexidade de projetos, mudança de sistema, conformidade, prazos, mudanças de política
Histórico de ferramentas: software gratuito semelhante ao Excel
Problemas apontados: falta de estrutura, desalinhamento, confusão, trabalho manual, fluxos de trabalho pouco claros
Resumo
Contexto da empresa
Qual é o foco da sua empresa?
a Austrian Integration Fund é uma agência central que apoia requerentes de asilo, titulares de proteção subsidiada, pessoas deslocadas e imigrantes na sua integração na sociedade austríaca. A missão central da ÖIF é promover a integração linguística, social e profissional por meio de vários serviços, como cursos de valores e orientação, programas de língua alemã, iniciativas direcionadas para mulheres com histórico migratório e imigrantes qualificados.
Nos últimos anos, a instituição tem avançado rapidamente em direção à digitalização. Processos em papel estão sendo gradualmente substituídos, uma aplicação central de banco de dados que armazena todas as informações relevantes sobre pessoas deslocadas e apoia as necessidades de coordenação interdepartamental precisa ser constantemente atualizada, e novas ferramentas digitais, como um aplicativo móvel para funcionários, estão sendo introduzidas. O volume e a complexidade dos projetos exigem um grande envolvimento das pessoas e uma coordenação clara para todos os envolvidos.
O software faz tudo o que você imagina: você não precisa adivinhar qual é o objetivo dele nem como cada recurso funciona.
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Antes do GanttPRO, o Dr. Erich Langer observa que o processo de gestão era fragmentado e principalmente manual. Inicialmente, apenas uma ferramenta gratuita do Excel estava disponível para uma representação visual clara dos projetos, mas rapidamente atingiu seus limites. Era impossível obter uma visão geral de vários projetos ao mesmo tempo e os recursos, como atribuir responsabilidades ou vincular tarefas, eram muito limitados.
Como coordenador de projetos para as iniciativas digitais da ÖIF, Erich trabalha em estreita colaboração com os gerentes de projeto para definir os objetivos do projeto e criar mapas mentais. No entanto, além das ferramentas existentes, como o Word para organogramas ou planos de estrutura de projetos, ele carecia de um software gráfico poderoso baseado em Gantt para monitorar, rastrear efetivamente e gerenciar os cronogramas do projeto. O conjunto de ferramentas existente não fornecia a estrutura necessária para ajustar os cronogramas de forma confiável sem criar confusão. Isso tornou cada vez mais clara a necessidade de uma ferramenta profissional de gerenciamento de projetos.
Solução
O GanttPRO trouxe a estrutura e a visibilidade que estavam faltando. O Recurso de Portfólio se tornou uma excelente ferramenta para visualizar vários projetos ao mesmo tempo. Isso deu a Erich uma visão clara dos projetos em andamento e permitiu que ele identificasse sinergias potenciais ou detectasse gargalos cedo. "Sei que outras empresas também oferecem isso, e até a um preço maior do que a sua solução, como o Microsoft Project", ele observa. Poder acessar cada detalhe de um só lugar se tornou essencial em seu fluxo de trabalho.
O Gráfico de Gantt, sendo o núcleo do GanttPRO, se tornou a base da clareza da linha do tempo para Erich. Ele o usa para dividir um projeto em etapas estruturadas claras, bem como para monitorar o progresso. Essa estrutura permite que ele garanta que o projeto permaneça no caminho certo e seja entregue no prazo.
Outra vantagem notável para ele é a intuitividade da ferramenta. "O que eu mais gosto do seu software é que ele é muito intuitivo e fácil de usar. Isso é crítico ao escolher uma ferramenta, pois a maioria dos softwares no mercado é muito complicada. Eu quero um software que me ajude, não um que me impeça."
À medida que a digitalização avança, o compartilhamento de projetos também se tornou essencial. "Você pode até compartilhar o link com outros interessados que não têm licença, e eles podem facilmente visualizar tudo, acompanhar as mudanças em tempo real e filtrar por diferentes conteúdos," observa.
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
Erich usa o GanttPRO durante todo o ciclo de vida do projeto: principalmente no início, ao inserir todas as unidades de trabalho, e depois, por um breve período, para o monitoramento diário. Ele também coordena e treina outros gerentes de projeto, embora a adoção em toda a organização ainda esteja se desenvolvendo devido ao componente cultural. Por meio de modelos, documentação extensa, além de materiais escritos e baseados em vídeo sobre o GanttPRO e a gestão de projetos, Erich se tornou um dos principais impulsionadores do progresso dentro da ÖIF.
Embora a adoção dentro da organização ainda esteja em desenvolvimento, após dois anos Erich não consegue imaginar trabalhar sem o GanttPRO. A ferramenta se tornou uma parte crucial da forma como ele visualiza e acompanha projetos de diferentes complexidades em um ambiente que muda rapidamente, fornecendo clareza e confiabilidade para gerenciar com confiança.