Österrikiska integrationsfonden är en central myndighet som stöder asylsökande och innehavare av subventionerat skydd, fördrivna personer och invandrare i deras integration i det österrikiska samhället. ÖIF:s kärnuppdrag är att främja språklig, social och professionell integration genom olika tjänster som värde- och orienteringskurser, tyska språkprogram, riktade initiativ för kvinnor med migrationsbakgrund och kvalificerade invandrare.

Under de senaste åren har institutionen snabbt rört sig mot digitalisering. Pappersbaserade processer ersätts gradvis, en central databasapplikation som lagrar all relevant information om fördrivna personer och stödjer behovet av interdepartemental samordning måste ständigt uppdateras, och nya digitala verktyg, såsom en mobilapp för anställda, introduceras. Volymen och komplexiteten av projekten kräver mycket engagemang från människor och tydlig samordning för alla inblandade.

Innan GanttPRO märker Dr. Erich Langer att hanteringsprocessen var fragmenterade och mestadels manuella. Inledningsvis fanns det bara ett gratis Excel-verktyg tillgängligt för en tydlig visuell representation av projekten, men det nådde snabbt sina gränser. Det var omöjligt att få en översikt över flera projekt samtidigt och funktionerna, såsom att tilldela ansvar eller koppla uppgifter, var mycket begränsade.

Som projektkoordinator för ÖIF:s digitala initiativ arbetar Erich nära projektledare för att definiera projektmål och skapa tankekartor. Men förutom befintliga verktyg som Word för organisationsscheman eller projektstrukturplaner saknade han en kraftfull grafisk Gantt-baserad programvara för att övervaka, effektivt spåra och hantera projektens tidslinjer. Den befintliga verktygssatsen gav inte den nödvändiga strukturen för att pålitligt justera scheman utan att skapa förvirring. Detta gjorde behovet av ett professionellt projektledningsverktyg allt tydligare.