Impulsando la digitalización: cómo Austrian Integration Fund reconstruyó su flujo de trabajo con GanttPRO
“La mayoría de las herramientas me detienen, GanttPRO me ayuda.”
Una historia sobre cómo ÖIF transformó su flujo de trabajo de digitalización, pasando de una planificación fragmentada y manual a una claridad total del proyecto.
Descripción de la empresa
Compañía: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Rol del entrevistado: Dr. Erich Langer
Coordinador de proyectos (coordinando iniciativas complejas entre múltiples departamentos)
Tipos de proyectos: proyectos relacionados con la integración y la educación
Presiones externas: complejidad de proyectos, cambio de sistema, cumplimiento, plazos, cambios en la política
Herramientas anteriores: software gratuito similar a Excel
Problemas señalados: falta de estructura, desalineación, confusión, trabajo manual, flujos de trabajo poco claros
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Austrian Integration Fund es una agencia central que apoya a los solicitantes de asilo, titulares de protección subsidiada, personas desplazadas e inmigrantes en su integración en la sociedad austriaca. La misión principal de ÖIF es promover la integración lingüística, social y profesional a través de diversos servicios, como cursos de valores y orientación, programas de lengua alemana, iniciativas específicas para mujeres con antecedentes migratorios e inmigrantes cualificados.
En los últimos años, la institución ha avanzado rápidamente hacia la digitalización. Los procesos en papel están siendo reemplazados gradualmente, y una aplicación de base de datos central que almacena toda la información relevante sobre las personas desplazadas y apoya la coordinación interdepartamental necesita ser actualizada constantemente. También se están introduciendo nuevas herramientas digitales, como una aplicación móvil para empleados. El volumen y la complejidad de los proyectos requieren un gran compromiso de las personas y una clara coordinación para todos los involucrados.
“La mayoría de las herramientas me detienen, GanttPRO me ayuda.”
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Antes de GanttPRO, el Dr. Erich Langer explica, el proceso de gestión estaba fragmentado y era principalmente manual. Inicialmente, solo había una herramienta gratuita de Excel disponible para representar visualmente de los proyectos, pero rápidamente alcanzó sus límites. Era imposible obtener una visión general de múltiples proyectos a la vez, y las funciones, como asignar responsabilidades o vincular tareas, eran muy limitadas.
Como coordinador de proyectos para las iniciativas digitales de ÖIF, Erich trabaja en estrecha colaboración con los gerentes de proyectos para definir los objetivos del proyecto y crear mapas mentales. Sin embargo, además de las herramientas existentes como Word para organigramas o planes de estructura de proyectos, le faltaba un software gráfico potente basado en Gantt para monitorear y rastrear de manera efectiva y gestionar los cronogramas de los proyectos. El conjunto de herramientas existente no proporcionaba la estructura necesaria para ajustar los horarios de manera confiable sin crear confusión. Esto hizo que la necesidad de una herramienta profesional de gestión de proyectos fuera cada vez más clara.
Solución
GanttPRO trajo la estructura y visibilidad que faltaban. La Función de Portafolio se convirtió en una excelente herramienta para ver múltiples proyectos al mismo tiempo. Esto le dio a Erich una visión clara de los proyectos en curso y le permitió identificar sinergias potenciales o detectar cuellos de botella de manera temprana. "Sé que otras empresas también ofrecen esto e incluso a un precio más alto que su solución, como Microsoft Project", señala. Poder acceder a cada detalle desde un solo lugar se convirtió en un elemento esencial de su flujo de trabajo.
El diagrama de Gantt, siendo el núcleo de GanttPRO, se ha convertido en la base de la claridad de la línea de tiempo para Erich. Lo utiliza para desglosar un proyecto en pasos estructurados y claros, así como para monitorear el progreso. Esta estructura le permite asegurarse de que el proyecto se mantenga en el camino correcto y se entregue a tiempo.
Otra ventaja notable para él es la intuición de la herramienta. "Lo que más me gusta de su software es que es muy intuitivo y fácil de usar. Esto es crítico al elegir una herramienta, porque la mayoría del software en el mercado es muy complicado. Quiero un software que me ayude, no uno que me detenga."
A medida que avanza la digitalización, compartir proyectos también se ha vuelto esencial. "Incluso puedes compartir el enlace con otros interesados que no tienen licencia, y ellos pueden ver todo fácilmente, rastrear cambios en tiempo real y filtrar por diferentes contenidos," señala.
Impacto
¿Cómo es su trabajo ahora con GanttPRO?
Erich utiliza GanttPRO a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto: principalmente al principio, cuando ingresa todas las unidades de trabajo, y más tarde brevemente para el monitoreo diario. También coordina y capacita a otros gerentes de proyectos, aunque la adopción en toda la organización aún se está desarrollando debido al componente cultural. A través de plantillas, documentación extensa, así como materiales escritos y en video sobre GanttPRO y gestión de proyectos, Erich se ha convertido en uno de los impulsores clave del progreso dentro del ÖIF.
El software hace todo lo que uno piensa: no tienes que adivinar cuál es su propósito y cómo funciona cada función
Aunque la adopción dentro de la organización aún se está desarrollando, después de dos años, Erich no puede imaginar trabajar sin GanttPRO. La herramienta se ha convertido en una parte crucial de cómo visualiza y supervisa proyectos de diversas complejidades en un entorno de rápida evolución, proporcionando claridad y fiabilidad para gestionar con confianza.