Napędzanie cyfryzacji: jak Austriacki Fundusz Integracyjny przebudował swój przepływ pracy z GanttPRO
“Większość narzędzi mnie zatrzymuje, GanttPRO mi pomaga.”
Historia o tym, jak ÖIF przekształcił swój proces cyfryzacji, przechodząc od fragmentacji i ręcznego planowania do pełnej przejrzystości projektu.
Przegląd firmy
Firma: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Rozmówca: Dr. Erich Langer
Koordynator projektu (koordynacja złożonych inicjatyw międzywydziałowych)
Rodzaje projektów: projekty związane z integracją i edukacją
Presje zewnętrzne: złożoność projektu, zmiana systemu, zgodność, terminy, zmiany w polityce
Dotychczasowe narzędzia: darmowe oprogramowanie podobne do Excela
Wskazane problemy: brak struktury, niedopasowanie, zamieszanie, praca ręczna, niejasne przepływy pracy
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Austriacki Fundusz Integracyjny jest centralną agencją, która wspiera osoby ubiegające się o azyl oraz posiadaczy ochrony subsydiowanej, osoby przesiedlone i imigrantów w ich integracji w austriackim społeczeństwie. Główną misją ÖIF jest promowanie integracji językowej, społecznej i zawodowej poprzez różne usługi, takie jak kursy wartości i orientacji, programy języka niemieckiego, ukierunkowane inicjatywy dla kobiet z tłem migracyjnym oraz wykwalifikowanych imigrantów.
W ostatnich latach instytucja szybko zmierza w kierunku cyfryzacji. Procesy papierowe są stopniowo zastępowane, centralna aplikacja bazy danych, która przechowuje wszystkie istotne informacje o osobach przesiedlonych i wspiera potrzeby koordynacji międzydepartamentalnej, musi być stale aktualizowana, a nowe narzędzia cyfrowe, takie jak aplikacja mobilna dla pracowników, są wprowadzane. Objętość i złożoność projektów wymagają dużego zaangażowania ludzi i jasnej koordynacji dla wszystkich zaangażowanych.
To oprogramowanie robi wszystko, o czym myślisz: nie musisz zgadywać, do czego służy ani jak działa każda funkcja.
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Przed GanttPRO dr Erich Langer zauważa, że proces zarządzania był fragmentaryczny i w większości ręczny. Początkowo dostępne było tylko darmowe narzędzie Excel do wyraźnej wizualizacji projektów, ale szybko osiągnęło swoje limity. Niemożliwe było uzyskanie przeglądu wielu projektów jednocześnie, a funkcje, takie jak przypisywanie odpowiedzialności czy łączenie zadań, były bardzo ograniczone.
Jako koordynator projektów dla cyfrowych inicjatyw ÖIF, Erich ściśle współpracuje z kierownikami projektów, aby określić cele projektu i stworzyć mapy myśli. Jednak oprócz istniejących narzędzi, takich jak Word do schematów organizacyjnych czy plany struktury projektu, brakowało mu potężnego oprogramowania graficznego opartego na Gantt, aby monitorować, skutecznie śledzić i zarządzać harmonogramami projektów. Istniejący zestaw narzędzi nie zapewniał niezbędnej struktury do niezawodnego dostosowywania harmonogramów bez wprowadzania zamieszania. To uczyniło potrzebę profesjonalnego narzędzia do zarządzania projektami coraz bardziej oczywistą.
Rozwiązanie
GanttPRO zapewnia strukturę i widoczność, których brakowało. Funkcja Portfel stała się doskonałym narzędziem do jednoczesnego przeglądania wielu projektów. To natychmiast dało Erichowi wyraźny przegląd trwających projektów i pozwoliło mu zidentyfikować potencjalne synergie lub wcześnie wykryć wąskie gardła. "Wiem, że inne firmy, np. Microsoft Project, również to oferują, w wyższej cenie niż twoje rozwiązanie,", zauważa. Możliwość dostępu do każdego szczegółu z jednego miejsca stała się niezbędna w jego pracy.
Wykres Gantta, będący rdzeniem GanttPRO, stał się fundamentem przejrzystości harmonogramu dla Ericha. Używa go do podziału projektu na wyraźne, uporządkowane kroki, a także do monitorowania postępów. Ta struktura pozwala mu upewnić się, że projekt pozostaje na właściwej drodze i jest realizowany na czas.
Kolejną zauważalną zaletą dla niego jest intuicyjność narzędzia. "To, co najbardziej mi się podoba w twoim oprogramowaniu, to to, że jest bardzo intuicyjne i łatwe w użyciu. To jest kluczowe przy wyborze narzędzia, ponieważ większość oprogramowania na rynku jest bardzo skomplikowana. Chcę oprogramowania, które mi pomaga, a nie takiego, które mnie zatrzymuje."
W miarę postępu cyfryzacji udział projektów stał się również niezbędny. "Możesz nawet podzielić się linkiem z innymi interesariuszami, którzy nie mają licencji, a oni mogą łatwo przeglądać wszystko, śledzić zmiany w czasie rzeczywistym i filtrować według różnych treści," zauważa.
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
Erich korzysta z GanttPRO przez cały cykl życia projektu: przede wszystkim na początku, podczas wprowadzania wszystkich jednostek pracy, a później krótko — do codziennego monitorowania. Koordynuje i szkoli także innych menedżerów projektów, choć wdrożenie na poziomie całej organizacji wciąż rozwija się ze względu na czynnik kulturowy. Dzięki szablonom, obszernej dokumentacji oraz materiałom pisemnym i wideo na temat GanttPRO i zarządzania projektami, Erich stał się jednym z kluczowych motorów postępu w ÖIF.
Chociaż wdrożenie w organizacji wciąż jest w fazie rozwoju, po dwóch latach Erich nie potrafi sobie wyobrazić pracy bez GanttPRO. Narzędzie stało się istotną częścią sposobu, w jaki wizualizuje i nadzoruje projekty o różnym poziomie złożoności w szybko zmieniającym się środowisku, zapewniając jasność i niezawodność, by zarządzać z pewnością.