Цифровизация как движущая сила: как Австрийский Интеграционный Фонд перестроил свой рабочий процесс с GanttPRO
«Большинство инструментов меня останавливают, а GanttPRO помогает».
История о том, как ÖIF трансформировала процесс цифровизации, перейдя от фрагментарного и ручного планирования к полной ясности в отношении проектов.
О компании
Компания: Austrian Integration Fund (ÖIF)
Наш собеседник: Доктор Эрих Лангер,
координатор проектов (координация сложных многоотраслевых инициатив)
Типы проектов: проекты, связанные с интеграцией и обучением
Внешние факторы: сложность проектов, изменения в системе, соблюдение норм, сроки, изменения в полиси
Что использовали раньше: бесплатную программу, похожую на Excel
Выявленные проблемы: отсутствие структуры, несоответствие норме, путаница, ручная работа, неясные рабочие процессы
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
Австрийский Интеграционный Фонд (ÖIF) — это организация, оказывающая поддержку лицам, получившим убежище и субсидируемую защиту, переехавшим и иммигрантам в их интеграции в австрийское общество. Основная миссия ÖIF — содействие языковой, социальной и профессиональной интеграции посредством различных услуг, таких как курсы по ценностям и ориентации, программы изучения немецкого языка, целевые инициативы для женщин с миграционным прошлым и квалифицированных иммигрантов.
В последние годы учреждение активно переходит к цифровизации. Постепенно заменяются бумажные процессы, обновляется центральная база данных, хранящая всю необходимую информацию о переехавших лицах и поддерживающая межведомственную координацию. Также внедряются новые цифровые инструменты, такие как мобильное приложение для участников команды. Объем и сложность проектов требуют активного участия и четкой координации всех сторон.
«Большинство инструментов меня останавливают, а GanttPRO помогает».
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
Как отмечает доктор Эрих Лангер, до появления GanttPRO процесс управления был фрагментированным и в основном осуществлялся вручную. Первоначально был доступен только бесплатный инструмент Excel для наглядного визуального представления проектов, но его возможности быстро исчерпались. Было невозможно получить обзор нескольких проектов одновременно, а такие возможности, как назначение обязанностей или связывание задач, были очень ограничены.
Эрих, координатор цифровых инициатив в Австрийском Интеграционном Фонде, тесно взаимодействует с менеджерами проектов для определения целей и создания схем реализации. Однако помимо существующих инструментов, таких как Word для организационных диаграмм или планов структуры проектов, ему не хватало мощной программы с диаграммой Ганта для эффективного мониторинга и управления сроками проектов. Существующий набор инструментов не обеспечивал необходимой структуры для надежной корректировки планов без путаницы. Это сделало потребность в профессиональной программе для управления проектами более очевидной.
Решение
GanttPRO обеспечил необходимую структуру и наглядность. Возможность управлять портфелем позволила одновременного просматривать несколько проектов. Это дало Эриху четкий обзор текущих проектов и позволило выявлять потенциальную синергию или обнаруживать слабые места на ранней стадии. «Я знаю, что другие компании тоже предлагают это, и даже по более высокой цене, чем ваше решение, например, Microsoft Project», — отмечает он. Возможность доступа ко всем деталям из единого места стала неотъемлемой частью его рабочего процесса.
Диаграмма Ганта, основа GanttPRO, стала для Эриха инструментом для четкого планирования. Он использует ее для разбивки проекта на структурированные этапы, а также для отслеживания прогресса. Такая структура позволяет ему гарантировать, что проект будет выполнен вовремя и завершен в запланированные сроки.
Еще одним заметным преимуществом стала интуитивность интерфейса инструмента. «Больше всего в вашей программе мне нравится ее интуитивность и простота использования. Это очень важно при выборе программы, потому что большинство решений на рынке очень сложны. Мне нужна программа, которая помогает, а не мешает».
По мере развития цифровизации возможность делиться проектами стала крайне важной. «Вы даже можете поделиться ссылкой с другими заинтересованными сторонами, у которых нет лицензии. Они могут легко просматривать все, отслеживать изменения в режиме реального времени и фильтровать контент по различным параметрам», — отмечает он.
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
Эрих использует GanttPRO на протяжении всего жизненного цикла проекта: в основном на начальном этапе, при вводе всех рабочих единиц, позже — для ежедневного мониторинга. Он также координирует и обучает других менеджеров проектов, хотя внедрение системы в масштабах всей организации все еще находится на стадии развития из-за культурных особенностей. Благодаря шаблонам, обширной документации, а также письменным и видеоматериалам по GanttPRO и управлению проектами, Эрих стал одним из ключевых драйверов прогресса в ÖIF.
Программа делает все так, как вы и предполагаете: вам не нужно гадать, для чего она нужна и как работает каждая возможность.
Хотя внедрение GanttPRO в организации еще находится на стадии развития, спустя два года Эрих уже не представляет себе работу без этого инструмента. Он стал важнейшей частью его работы по визуализации и контролю проектов различной сложности в быстро меняющейся среде. Программа обеспечивает ясность и надежность для уверенного управления.