Dynamiser la numérisation : comment Fonds d'intégration autrichien a transformé son flux de travail avec GanttPRO
“La plupart des outils me freinent, GanttPRO m’aide à avancer.”
Une histoire sur la manière dont l’ÖIF a transformé son flux de travail de numérisation, passant d’une planification fragmentée et manuelle à une gestion de projet claire et structurée.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Fonds autrichien d'intégration (ÖIF)
Rôle interviewé : Dr. Erich Langer
Coordinateur de projet (coordonnant des initiatives complexes entre plusieurs départements)
Types de projets : projets liés à l'intégration et à l'éducation
Contraintes externes : complexité des projets, changement de systèmes, exigences de conformité, délais stricts, évolutions des politiques publiques
Outils utilisés précédemment : logiciel gratuit de type Excel
Problèmes identifiés : manque de structure, désalignement entre les équipes, confusion, travail manuel excessif, flux de travail peu clairs
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Le Fonds d’intégration autrichien est une agence centrale qui accompagne les demandeurs d’asile, les bénéficiaires de la protection subsidiaire, les personnes déplacées ainsi que les immigrés dans leur intégration au sein de la société autrichienne. La mission principale de l’ÖIF est de favoriser l’intégration linguistique, sociale et professionnelle à travers différents services, tels que des cours d’orientation et de valeurs, des programmes d’apprentissage de l’allemand, ainsi que des initiatives ciblées pour les femmes issues de l’immigration et les travailleurs qualifiés.
Ces dernières années, l’institution a fortement accéléré sa transformation numérique. Les processus papier sont progressivement remplacés, tandis qu’une base de données centrale — regroupant toutes les informations essentielles sur les personnes accompagnées et facilitant la coordination entre les départements — est continuellement mise à jour. Par ailleurs, de nouveaux outils numériques, comme une application mobile destinée aux employés, sont régulièrement déployés. Le volume et la complexité des projets nécessitent un engagement important des équipes ainsi qu’une coordination claire entre tous les acteurs impliqués.
“La plupart des outils me freinent, GanttPRO m’aide à avancer.”
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Avant l’adoption de GanttPRO, le Dr Erich Langer souligne que la gestion des projets était fragmentée et largement manuelle. Au départ, seul un outil gratuit de type Excel était utilisé pour visualiser les projets, mais celui-ci a rapidement montré ses limites. Il était difficile d’obtenir une vue d’ensemble de plusieurs projets simultanément, et certaines fonctionnalités clés — comme l’attribution des responsabilités ou la gestion des dépendances entre tâches — étaient très limitées.
En tant que coordinateur de projet pour les initiatives numériques de l’ÖIF, Erich travaillait en étroite collaboration avec les chefs de projet afin de définir les objectifs et structurer les projets, notamment à l’aide de cartes mentales. Toutefois, en complément d’outils comme Word pour les organigrammes ou les structures de projet, il manquait une solution visuelle robuste, basée sur des diagrammes de Gantt, permettant de suivre efficacement l’avancement et de gérer les délais. L’ensemble des outils existants ne permettait pas d’apporter le niveau de structure nécessaire pour ajuster les plannings de manière fiable, sans générer de confusion. Le besoin d’un outil professionnel de gestion de projet est ainsi devenu de plus en plus évident.
Solution
GanttPRO a apporté la structure et la visibilité qui manquaient. La Fonctionnalité Portefeuille est rapidement devenue un outil clé pour visualiser plusieurs projets simultanément. Elle offre à Erich une vue d’ensemble claire des initiatives en cours et lui permet d’identifier rapidement les synergies potentielles ainsi que les éventuels goulets d’étranglement. “Je sais que d’autres entreprises proposent des solutions similaires, parfois même à un coût plus élevé, comme Microsoft Project”, souligne-t-il. Le fait de pouvoir accéder à tous les détails depuis un seul et même endroit est devenu un élément essentiel de son flux de travail.
Diagramme de Gantt, au cœur de GanttPRO, constitue désormais la base de la planification pour Erich. Il l’utilise pour structurer les projets en étapes claires et suivre leur avancement. Cette approche lui permet de s’assurer que chaque projet reste sur la bonne voie et respecte les délais.
Un autre avantage majeur réside dans l’intuitivité de l’outil : "Ce que j’apprécie le plus dans votre logiciel, c’est sa simplicité d’utilisation. C’est un critère essentiel, car de nombreux outils sur le marché sont très complexes. Je veux un logiciel qui m’aide à avancer, pas qui me ralentisse."
Avec l’accélération de la transformation numérique, le partage de projets est également devenu indispensable. "Vous pouvez partager un lien avec des parties prenantes qui n’ont pas de licence. Elles peuvent ainsi accéder aux informations, suivre les évolutions en temps réel et filtrer les données selon leurs besoins," note-t-il.
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
Erich utilise GanttPRO tout au long du cycle de vie des projets : principalement en phase de planification, lorsqu’il définit et structure les différentes unités de travail, puis de manière plus ponctuelle pour le suivi quotidien. Il joue également un rôle actif dans la coordination et la formation des autres chefs de projet. Bien que l’adoption à l’échelle de l’organisation soit encore en cours — notamment en raison de facteurs culturels —, Erich contribue activement à sa progression grâce à l’utilisation de modèles, à une documentation complète et à des supports pédagogiques (écrits et vidéo) sur GanttPRO et la gestion de projet. Il est ainsi devenu l’un des moteurs du changement au sein de l’ÖIF.
Le logiciel est intuitif : son objectif est clair et chaque fonctionnalité est facile à comprendre.
Même si le déploiement global est encore en évolution, après deux ans d’utilisation, Erich ne peut plus envisager de travailler sans GanttPRO. L’outil est devenu un élément central dans sa manière de visualiser et de piloter des projets de complexité variée, dans un environnement en constante évolution. Il lui apporte la clarté et la fiabilité nécessaires pour gérer ses projets avec confiance.