Østerriksk integrasjonsfond er et sentralt organ som støtter asylsøkere og innehavere av subsidiert beskyttelse, fordrevede personer og innvandrere i deres integrering i det østerrikske samfunnet. Hovedoppdraget til ÖIF er å fremme språklig, sosial og profesjonell integrering gjennom ulike tjenester som verdier- og orienteringskurs, tyskspråklige programmer, målrettede initiativer for kvinner med migrasjonsbakgrunn og kvalifiserte innvandrere.

I løpet av de siste årene har institusjonen raskt beveget seg mot digitalisering. Papirbaserte prosesser blir gradvis erstattet, en sentral databaseapplikasjon som lagrer all relevant informasjon om fordrevede personer og støtter behovene for interdepartemental koordinering må kontinuerlig oppdateres, og nye digitale verktøy, som en mobilapp for ansatte, blir introdusert. Volumet og kompleksiteten av prosjektene krever mye engasjement fra folk og klar koordinering for alle involverte.

Før GanttPRO merker Dr. Erich Langer at ledelsesprosessen var fragmentert og for det meste manuell. I utgangspunktet var det bare et gratis Excel-verktøy tilgjengelig for en klar visuell representasjon av prosjektene, men det nådde raskt sine grenser. Det var umulig å få en oversikt over flere prosjekter samtidig, og funksjonene, som å tildele ansvar eller koble oppgaver, var veldig begrenset.

Som prosjektkoordinator for ÖIFs digitale initiativer jobber Erich tett med prosjektledere for å definere prosjektmål og lage tankekart. Imidlertid, i tillegg til eksisterende verktøy som Word for organisasjonskart eller prosjektstrukturplaner, manglet han et kraftig grafisk Gantt-basert programvare for å overvåke, effektivt spore og administrere prosjektets tidslinjer. Den eksisterende verktøykassen ga ikke den nødvendige strukturen for å justere tidsplaner pålitelig uten å skape forvirring. Dette gjorde behovet for et profesjonelt prosjektledelsesverktøy stadig klarere.