Avid Core: Planung von Projekten im öffentlichen Sektor in GanttPRO ohne Komplexität
“GanttPRO erfüllt alle Anforderungen, um Ihre Arbeitsstruktur zu entwickeln und sie im Gantt-Format zu visualisieren.”
Eine Geschichte darüber, wie GanttPRO dabei hilft, einen klaren Zeitplan mit einem einfachen, intuitiven Ansatz zu erstellen und Kunden aus dem öffentlichen Sektor und der Regierung zu verwalten.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Avid Core
Interviewte Rolle: Amanda Roberts, Partnerin und Chief Operations Officer
Projektarten: öffentliche Aufträge, Veranstaltungsplanung, Entwicklung von Kommunikationszeitplänen, Unterstützung des Programmmanagementbüros
Externe Druck: Anforderungen an Kunden und Berichtspläne
Werkzeuggeschichte: Microsoft Project
Angesprochene Probleme: Komplexität von Microsoft Project, Mangel an klarer Zeitachse
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Avid Core ist ein Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, das Organisationen, insbesondere Kunden aus dem öffentlichen Sektor, dabei hilft, Projekte durchzuführen und klar zu kommunizieren. Ihre Arbeit umfasst auch das Management größerer Programme, das GIS-Management sowie Budget- und Finanzanalyseinitiativen sowie kleinere Kommunikations- und Outreach-Projekte.
„Ursprünglich habe ich alles gemacht, von der Arbeit an Projekten bis zur Geschäftsführung. Jetzt mache ich hauptsächlich Geschäftsentwicklung, und ich benutze immer noch GanttPRO, um Projektzeitpläne für Vorschläge zu erstellen. Man muss das alles aufbauen, bevor man überhaupt ein Projekt vorschlägt oder mit der Arbeit beginnt“, beschrieb Amanda Roberts, Partnerin und Chief Operations Officer.
Heute hat Avid Core mit GanttPRO ihre Projekte im öffentlichen Sektor auf klare und praktische Weise ohne unnötige Komplexität strukturiert.
Kampf
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Vor GanttPRO war Avid Core ein Microsoft Project-Nutzer, jedoch fehlte es an Einfachheit und einem benutzerfreundlichen Ansatz, den sie von einem Tool benötigten. “Wir wollten etwas finden, das ein wenig benutzerfreundlicher war und einen guten Überblick über die Planung bot.”
Amandas Erfahrung mit GanttPRO begann vor fast 5 Jahren mit einer Testversion: “Es war sehr einfach: Ich habe zuerst die Testversion ausprobiert und habe dann einfach die Lizenz gekauft, da es die Funktionalität war, die ich langfristig nutzen konnte.”
“GanttPRO erfüllt alle Anforderungen in Bezug auf die Möglichkeit, Ihre Arbeitsstruktur zu entwickeln und sie im Gantt-Format zu visualisieren.”
Für Amanda ist GanttPRO in erster Linie ein strategisches Planungswerkzeug als ein täglicher Planer, jedoch je größer das Projekt, desto häufiger wird das Tool verwendet. “In der Regel erstellen wir den Plan. Und dann aktualisieren wir ihn an strategischen Kontrollpunkten.”
Lösung
Amandas Nutzung von GanttPRO ist ziemlich einfach – Gantt-Diagrammansicht ist ihr Favorit. Startdatum, Enddatum und Dauer sind die Grundlagen, um die Arbeit klar und einfach zu halten. „Das Gantt-Diagramm ist das, was unser Workflow am meisten braucht, und dann einfach *es in PDF oder Excel zu exportieren, wenn wir es teilen müssen.“
*Es ist auch möglich, ein Projekt über einen privaten Link im Gastmodus zu teilen, was es ermöglicht, Änderungen in Echtzeit zu verfolgen.
„In dem Moment, als ich mich einloggen und den Zeitplan erstellen konnte, den ich erstellen musste, hat es seine Arbeit gemacht. Es gibt kleine Mängel in Bezug auf die Technologie, aber nichts wirklich Kompliziertes.“Amanda und ihr Team haben ein spezielles laufendes Projekt, bei dem GanttPRO etwas tiefer als gewöhnlich verwendet wird. Mit benutzerdefinierten Feldern wurde das Reporting für einen Kunden und das interne Tracking einfacher. "Es gibt eine Statusspalte, in der wir 'offen' oder 'geschlossen' berichteten, und für die Zeitkontrolle verwendeten wir die Datenspalte. So konnten wir dem Kunden berichten oder entscheiden, ob die Aufgabe vorangetrieben werden konnte. Und natürlich ermöglicht uns diese gesamte Struktur, schnell zu sehen, wer für die Erledigung dieser Aufgabe verantwortlich ist."
Benutzerfreundliche Oberfläche ist das herausragende Detail von GanttPRO für viele Benutzer. Und es zeigt sich besonders im Vergleich zu anderen PM-Tools. Aus Amandas Sicht ist das genau der Grund, warum es ausgewählt wurde: „Ich habe MS Project verwendet, aber ich denke, Project ist viel komplizierter. Hier ist alles ziemlich intuitiv. Ich habe nie eine Schulung zur Nutzung von GanttPRO gemacht. Ich habe mich einfach eingeloggt und herausgefunden, dass es das tut, was ich brauche.“
