欧洲家具集团: 结束电子表格过载，使用GanttPRO
“再也没有借口了。以前人们常说：‘我不知道我需要做这个。’现在他们只需登录系统，就能清楚地看到自己该做什么。”
这是一个关于 EFG 如何摆脱零散的电子表格，为二十个并行项目带来清晰度与结构的故事。
公司概述
外部压力：较长的开发周期，涉及多个部门，供应商，认证，可持续性要求
工具历史：仅使用Excel，GanttPRO之前没有项目管理系统
提及的问题：许多团队成员使用 Excel 不规范、各部门工作量过载、缺乏透明度
摘要
公司背景
贵公司主要从事什么业务？
European Furniture Group 是一家总部位于瑞典的全球办公家具供应商。所有室内家具都反映了优雅的斯堪的纳维亚风格，并以其长久的使用寿命而闻名。
EFG的理念建立在高质量的材料、可持续的制造方法和多步骤的发展周期上，汇集了来自各个领域的专家。团队包括产品开发、采购、市场营销、可持续发展和供应链，可以同时进行多项活动，从而使整个过程逐步从早期见解过渡到最终发布。
“我们一直在寻找一个足够简单的程序，这样所有功能都能集中在一个地方，哪怕是那些细微的操作也不例外。”
困境
在使用 GanttPRO 之前，您的方法是怎样的？
此前，EFG 主要依赖 Microsoft Excel，这对许多团队成员来说确实既方便又熟悉。然而，面对如此庞大的工作量，在无数电子表格中管理任务显然效率低下。产品开发与可持续发展负责人 Andreas 对此问题做了精辟的描述：“我们同时进行着 20 个项目和 20 个行动日志。每个人光是查找自己的任务，就得打开 20 个不同的电子表格。”
添加新任务的过程混乱不堪，部分内容最终甚至丢失或被忽略。Andreas 通过另一个例子进一步说明：“我们的市场营销协调员在每个项目中可能只有四项任务，但在十多个项目中，这导致了过多的入口点。根本无法进行优先级排序。”
项目参与者根本无法追踪所有职责，而项目负责人则不得不不断提醒他们该做什么，还要额外召开同步会议并手动跟进。“这情况很糟糕。有人参加项目会议时甚至不知道自己在项目中有哪些待办事项，”Andreas 强调道。
团队希望有一个工具，让每个人都能快速可视化他们在所有项目中的任务，轻松更新并将新任务添加到日志中。
寻找新工具时的一个优先事项是Excel的易用性，但在此基础上增加了清晰度和结构。
“我们需要一个足够简单的程序，这样哪怕是微小的任务，也能集中管理，一应俱全。”
解决方案
GanttPRO拥有EFG所需的核心功能。“每个人都在使用GanttPRO：市场营销、采购、协调员。团队尤其喜欢我的任务标签，因为他们登录后可以立即看到他们在所有二十个项目中的活动。”这成为了转折点，工作流程的中心，解决了各部门之间工作节奏缓慢的问题。
“现在没有借口了。人们以前常说：‘我不知道我应该做这个。’现在他们只需登录即可准确看到他们需要做什么。”通过自动通知和同步的Outlook日历，该工具开始为团队工作，而不是相反。GanttPRO无缝集成到非常重要的工具中：“您甚至不需要登录到另一个程序。您可以从Outlook工作。您可以从Teams工作。没有借口不完成您的任务。”
因此，过去需要定期同步会议的事情，通过每月的检查变得可管理，重点终于从提醒项目参与者转向真正讨论工作的内容。
“我们将重点从电子表格转移到真正讨论我们在项目中工作的内容。正确的重点。”在EFG的具体情况中，生产需要大量的人力和财力资源，因此确保项目保持在限度内至关重要。这就是仪表板帮助团队快速报告的地方：“当我准备我的指导小组会议时，仪表板提供了快速的理解：我们在预算内吗？多少小时？我们遵循时间吗？一切都在这里。”
影响
现在使用 GanttPRO 后，您的工作流程是怎样的？
从产品发布到可持续发展倡议，包括一个到2040年为止的主要气候中立计划，GanttPRO成为了各部门日常和战略工具。随着工作的可见性提高，团队成员在责任和行动日志更新方面没有遇到困难。曾经在优先排序方面遇到困难的部门，现在可以在没有过载和混乱的情况下前进。
今天，EFG的流程在操作的清晰性和一致性下顺利运行，而项目管理方面的不确定性则被抛在了身后。