Європейська Група Меблів: кінець перевантаженню електронними таблицями з GanttPRO
«Вибачень більше немає. Раніше люди говорили: “Я не знав, що повинен це зробити”. Тепер вони просто входять у систему і бачать, що саме їм потрібно зробити.»
Історія про те, як EFG вийшла за межі розрізнених електронних таблиць, щоб внести ясність і структуру у двадцяти паралельних проєктах.
Огляд компанії
Компанія: European furniture manufacturer
Посада: Андреас Маттісон, керівник з розвитку продуктів та сталого розвитку
Типи проектів: багаторівневі проєкти з розробки продуктів, проєкти сталого розвитку та довгострокові стратегічні проєкти
Зовнішні фактори: довгі цикли розробки, участь багатьох відділів, постачальники, сертифікації, вимоги до сталого розвитку
Історія інструменту: лише Excel, до GanttPRO не було системи управління проєктами
Проблеми: нескоординоване використання Excel різними членами команди, перевантаження між відділами, відсутність видимості
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
European Furniture Group — це глобальний постачальник офісних меблів, штаб-квартира якого розташована у Швеції. Усі предмети інтер’єру відображають елегантний скандинавський стиль і вирізняються тривалим терміном служби.
Підхід EFG ґрунтується на високоякісних матеріалах, сталому виробництві та багаторівневому циклі розробки, що об’єднує фахівців із різних галузей. Команда, до складу якої входять фахівці з розробки продуктів, постачання, маркетингу, сталого розвитку та ланцюга постачання, працює над багатьма завданнями одночасно, забезпечуючи плавний перехід від ранніх ідей до остаточного запуску.
“Ми шукали програму, яка була б достатньо простою, щоб мати все в одному місці, навіть маленькі дії.”
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Раніше EFG покладалася на Microsoft Excel, який був дійсно доступним і знайомим для багатьох членів команди. Однак для такого обсягу роботи управління завданнями в численних електронних таблицях виявилося неефективним. Андреас, керівник відділу розробки продуктів і сталого розвитку, ідеально описав цю проблему: "У нас було 20 проєктів і 20 журналів дій, які виконувалися одночасно. Усі повинні були відкривати 20 різних електронних таблиць, щоб знайти свої завдання."
Додавання нових завдань було хаотичним процесом, і деякі завдання врешті-решт втрачалися або скасовувалися. Як пояснює Андреас на іншому прикладі: "Наш координатор з маркетингу мав, можливо, чотири дії в кожному проєкті, але в більш ніж десяти проєктах це було занадто багато точок доступу. Було неможливо визначити пріоритети."
Учасники проєкту просто не могли відстежувати всі свої обов'язки, тоді як керівники проєктів постійно повинні були нагадувати їм, що робити, проводячи додаткові синхронізаційні дзвінки та відстежуючи їх вручну. "Це було ненормально. Люди приходили на проєктні зустрічі, навіть не знаючи, які завдання у них є в проєкті", — підкреслює Андреас.
Команда хотіла інструмент, де кожен міг би швидко візуалізувати свої завдання в усіх проєктах, легко оновлювати та додавати нові до журналу.
Одним із пріоритетів у пошуку нового інструменту була простота Excel, але з доданою ясністю та структурою.
“Ми шукали програму, яка була б достатньо простою, щоб ми могли мати все в одному місці, навіть маленькі дії.”
Рішення
GanttPRO мав основну функцію, яка була потрібна EFG. “Усі користуються GanttPRO: маркетинг, постачання, координатори. Команди особливо люблять Вкладку Мої завдання, оскільки вони входять у систему і відразу бачать свої дії в усіх двадцяти проєктах.” Це стало вирішальним моментом, центром робочого процесу, вирішуючи проблему повільного темпу роботи між відділами.
“Виправдань більше немає. Раніше люди говорили: ‘Я не знав, що повинен це зробити’. Тепер вони просто входять у систему і бачать точно, що їм потрібно зробити.”Завдяки автоматичним повідомленнями та синхронізованим календарем Outlook інструмент почав працювати для команди, а не навпаки. GanttPRO безперешкодно інтегрувався з інструментами, які були дуже важливими: “Вам навіть не потрібно входити в іншу програму. Ви можете працювати з Outlook. Ви можете працювати з Teams. Немає виправдань, щоб не виконувати свої завдання.”
В результаті те, що раніше вимагало регулярних зустрічей для синхронізації, стало керованим з щомісячними перевірками, а увага нарешті була зосереджена не на нагадуванні учасникам проєкту, а на дійсному обговоренні змісту роботи.
“Ми перенесли фокус з електронної таблиці на дійсне обговорення того, над чим ми працюємо в проєкті. Правильний фокус.”З огляду на специфіку EFG, де виробництво вимагає значних людських та фінансових ресурсів, критично важливо забезпечити, щоб проєкт залишався в межах бюджету. Тут Панель управління допомагає команді з швидким звітуванням: "Коли я готую свої засідання керівної групи, панель керування дає швидке розуміння: Ми в бюджеті? Скільки годин? Чи дотримуємося ми часу? Все тут."
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
Від запусків продуктів до ініціатив у сфері сталого розвитку, включаючи велику програму кліматичної нейтральності, що триватиме до 2040 року. GanttPRO став і щоденним, і стратегічним інструментом у різних відділах. Оскільки робота стала більш видимою, члени команди не мали проблем з відповідальністю та оновленнями журналу дій. Відділи, які раніше мали труднощі з визначенням пріоритетів, тепер можуть рухатися без перевантаження та хаосу.
Сьогодні процеси EFG проходять гладко завдяки операційній ясності та послідовності, тоді як невизначеність в управлінні проєктами залишилася позаду.