Nhóm Nội Thất Châu Âu: sự kết thúc của việc quá tải bảng tính với GanttPRO
“Không còn lý do nào nữa. Mọi người thường nói: 'Tôi không biết mình phải làm điều này.' Bây giờ họ chỉ cần đăng nhập và thấy chính xác những gì họ phải làm.”
Một câu chuyện về cách EFG vượt qua các bảng tính rải rác để mang lại sự rõ ràng và cấu trúc cho hai mươi dự án song song.
Tổng quan về công ty
Công ty: Nhà sản xuất đồ nội thất châu Âu
Vai trò phỏng vấn: Andreas Mattison, Trưởng phòng Phát triển Sản phẩm và Bền vững
Loại dự án: dự án phát triển sản phẩm nhiều bước, dự án bền vững và dự án chiến lược dài hạn
Áp lực bên ngoài: chu kỳ phát triển dài, nhiều phòng ban tham gia, nhà cung cấp, chứng nhận, yêu cầu về tính bền vững
Lịch sử công cụ: chỉ có Excel, không có hệ thống quản lý dự án trước GanttPRO
Vấn đề đã được đề cập: việc sử dụng Excel không nhất quán của nhiều thành viên trong nhóm, quá tải giữa các phòng ban, thiếu khả năng hiển thị
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
European Furniture Group là một nhà cung cấp đồ nội thất văn phòng toàn cầu có trụ sở tại Thụy Điển. Tất cả các món đồ nội thất đều phản ánh phong cách Bắc Âu thanh lịch và nổi tiếng với tuổi thọ dài lâu.
Triết lý của EFG dựa trên vật liệu chất lượng cao, phương pháp sản xuất bền vững và chu trình phát triển nhiều bước, tập hợp các chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Đội ngũ, bao gồm các nhà phát triển sản phẩm, nguồn cung, tiếp thị, bền vững và chuỗi cung ứng, có thể làm việc trên nhiều hoạt động cùng một lúc, để quy trình dần dần chuyển từ những hiểu biết ban đầu đến ra mắt cuối cùng.
“Chúng tôi đang tìm kiếm một chương trình đủ dễ dàng, để có mọi thứ ở một nơi, ngay cả những hành động nhỏ.”
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Trước đây, EFG phụ thuộc vào Microsoft Excel, điều này thực sự dễ tiếp cận và quen thuộc với nhiều thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, đối với khối lượng công việc lớn như vậy, việc quản lý các nhiệm vụ qua vô số bảng tính đã chứng tỏ là không hiệu quả. Andreas, Trưởng phòng Phát triển Sản phẩm và Bền vững, đã mô tả vấn đề này một cách hoàn hảo: "Chúng tôi có 20 dự án và 20 nhật ký hành động đang diễn ra đồng thời. Mọi người đều phải mở 20 bảng tính khác nhau chỉ để tìm nhiệm vụ của mình."
Việc thêm mới là một trải nghiệm hỗn loạn và một số phần cuối cùng đã bị mất hoặc bị hủy bỏ. Như Andreas giải thích với một ví dụ khác: "Điều phối viên tiếp thị của chúng tôi có thể có bốn hành động trong mỗi dự án, nhưng trong hơn mười dự án thì quá nhiều điểm đầu vào. Không thể ưu tiên."
Các thành viên dự án đơn giản không thể theo dõi tất cả trách nhiệm của họ, trong khi các lãnh đạo dự án phải liên tục nhắc nhở họ phải làm gì, tổ chức thêm các cuộc gọi đồng bộ và theo dõi họ một cách thủ công. "Điều đó không ổn. Mọi người đến các cuộc họp dự án mà thậm chí không biết họ có hành động gì trong dự án.", nhấn mạnh Andreas.
Nhóm muốn có một công cụ mà mọi người có thể nhanh chóng hình dung nhiệm vụ của họ trong tất cả các dự án, dễ dàng cập nhật và thêm mới vào nhật ký.
Một trong những ưu tiên trong việc tìm kiếm một công cụ mới là sự dễ dàng của Excel, nhưng với sự rõ ràng và cấu trúc được thêm vào.
“Chúng tôi đang tìm kiếm một chương trình đủ dễ dàng, để chúng tôi có thể có mọi thứ ở một nơi, ngay cả những hành động nhỏ.”
Giải pháp
GanttPRO có tính năng cốt lõi mà EFG cần. “Mọi người đều sử dụng GanttPRO: tiếp thị, mua sắm, điều phối viên. Các nhóm đặc biệt thích Tab Tác vụ của tôi vì họ đăng nhập và ngay lập tức thấy hoạt động của mình trên tất cả hai mươi dự án.” Điều đó đã trở thành bước ngoặt, trung tâm của một quy trình làm việc, giải quyết vấn đề tốc độ làm việc chậm giữa các phòng ban.
“Giờ không còn lý do nào nữa. Mọi người trước đây thường nói: ‘Tôi không biết mình phải làm điều này.’ Giờ họ chỉ cần đăng nhập và thấy chính xác những gì họ cần làm.”Với thông báo tự động và lịch Outlook đồng bộ, công cụ bắt đầu hoạt động cho nhóm, không phải ngược lại. GanttPRO đã được tích hợp liền mạch vào các công cụ rất quan trọng: “Bạn thậm chí không cần phải đăng nhập vào một chương trình khác. Bạn có thể làm việc từ Outlook. Bạn có thể làm việc từ Teams. Không có lý do gì để không hoàn thành nhiệm vụ của bạn.”
Kết quả là, những gì trước đây cần các cuộc họp đồng bộ thường xuyên đã trở nên dễ quản lý với các cuộc kiểm tra hàng tháng, và sự chú ý cuối cùng đã chuyển từ việc nhắc nhở các thành viên dự án sang thực sự thảo luận về nội dung công việc.
“Chúng tôi đã chuyển sự chú ý từ bảng tính sang thực sự thảo luận về những gì chúng tôi đang làm trong dự án. Sự chú ý đúng đắn.”Trong các đặc điểm của EFG, nơi sản xuất yêu cầu nguồn lực con người và tài chính đáng kể, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng dự án nằm trong giới hạn. Đây là lúc Bảng điều khiển giúp nhóm báo cáo nhanh: "Khi tôi chuẩn bị các cuộc họp nhóm chỉ đạo của mình, bảng điều khiển cung cấp một sự hiểu biết nhanh chóng: Chúng tôi có trong ngân sách không? Bao nhiêu giờ? Chúng tôi có theo kịp thời gian không? Mọi thứ đều ở đó."
Tác động
Công việc của bạn bây giờ trông như thế nào với GanttPRO?
Từ việc ra mắt sản phẩm đến các sáng kiến bền vững, bao gồm một chương trình trung hòa khí hậu lớn kéo dài đến năm 2040, GanttPRO đã trở thành công cụ hàng ngày và chiến lược trong các phòng ban. Khi công việc trở nên rõ ràng hơn, các thành viên trong nhóm không gặp khó khăn với trách nhiệm và cập nhật nhật ký hành động. Các phòng ban trước đây gặp khó khăn trong việc ưu tiên giờ đây có thể tiến lên mà không bị quá tải và hỗn loạn.
Ngày nay, các quy trình của EFG hoạt động trơn tru nhờ vào sự rõ ràng và nhất quán trong hoạt động, trong khi sự không chắc chắn xung quanh quản lý dự án đã bị bỏ lại phía sau.