Avrupa Mobilya Grubu: GanttPRO ile elektronik tablo aşırı yüklenmesinin sonu
“Artık bahanelere yer yok. Eskiden insanlar, ‘Bunu yapmam gerektiğini bilmiyordum.’ derdi. Şimdi ise sisteme girip tam olarak ne yapmaları gerektiğini görebiliyorlar.”
EFG'nin dağınık elektronik tabloların ötesine geçerek yirmi paralel projeye netlik ve yapı getirdiği bir hikaye.
Şirket genel görünümü
Şirket: European furniture manufacturer
Görüşülen rol: Andreas Mattison, Ürün Geliştirme ve Sürdürülebilirlik Müdürü
Proje türleri: çok aşamalı ürün geliştirme projeleri ile sürdürülebilirlik ve uzun vadeli stratejik projeler
Dış baskılar: uzun geliştirme döngüleri, birçok departmanın sürece dahil olması, tedarikçiler, sertifikasyon süreçleri ve sürdürülebilirlik gereksinimleri
Önce kullanılan araç: yalnızca Excel; GanttPRO’dan önce herhangi bir proje yönetim sistemi kullanılmıyordu
Karşılaşılan sorunlar: Excel’in ekip üyeleri tarafından tutarsız şekilde kullanılması, departmanlar arasında oluşan aşırı iş yükü ve görünürlük eksikliği
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
European Furniture Group, İsveç merkezli küresel bir ofis mobilyası tedarikçisidir. Tüm iç mekan parçaları şık İskandinav stilini yansıtır ve uzun hizmet ömürleri ile tanınır.
EFG’nin felsefesi, yüksek kaliteli malzemeler, sürdürülebilir üretim yaklaşımı ve çok aşamalı bir geliştirme döngüsü üzerine kuruludur ve çeşitli alanlardan uzmanları bir araya getirir. Ürün geliştiricileri, tedarik, pazarlama, sürdürülebilirlik ve tedarik zincirini içeren ekip, sürecin erken içgörülerden nihai lansmana kadar kademeli olarak ilerlemesini sağlamak için aynı anda birçok etkinlik üzerinde çalışabilir.
“Her şeyi tek bir yerde takip edebileceğimiz, en küçük adımları bile yönetebileceğimiz kadar kolay bir program arıyorduk.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
Daha önce EFG, birçok ekip üyesi için erişilebilir ve tanıdık olan Microsoft Excel'e güveniyordu. Ancak, bu ölçekli bir iş yükü için, sayısız elektronik tablo arasında görevleri yönetmek etkisiz hale geldi. Ürün Geliştirme ve Sürdürülebilirlik Müdürü Andreas, bu sorunu mükemmel bir şekilde tanımladı: "20 projemiz ve aynı anda devam eden 20 eylem günlüğümüz vardı. Herkes görevlerini bulmak için 20 farklı elektronik tablo açmak zorunda kalıyordu."
Yeni eklemek karmaşık bir deneyimdi ve bazı kısımlar sonunda kayboldu veya geri alındı. Andreas, farklı bir örnekle bunu şöyle açıklıyor: "Pazarlama koordinatörümüz her projede belki dört eyleme sahipti ama ondan fazla projede çok fazla giriş noktası vardı. Önceliklendirmek imkansızdı."
Proje katılımcıları tüm sorumluluklarını takip edemiyor, proje liderleri ise ek senkronizasyon görüşmeleri yaparak ve sürekli hatırlatmalarda bulunarak ekip üyelerinin peşinden koşmak zorunda kalıyordu. Andreas’ın da vurguladığı gibi: “Bu kabul edilebilir değildi. İnsanlar, projede hangi görevlerin olduğunu bile bilmeden proje toplantılarına geliyordu.”
Takım, herkesin tüm projelerde görevlerini hızlı bir şekilde görselleştirebileceği, kolayca güncelleyebileceği ve günlüğe yeni görevler ekleyebileceği bir araç istiyordu.
Yeni bir araç ararken önceliklerden biri Excel'in kolaylığıydı, ancak bunun üzerine netlik ve yapı eklenmişti.
“Her şeyi tek bir yerde takip edebileceğimiz, en küçük adımları bile kolayca yönetebileceğimiz kadar basit bir program arıyorduk.”
Çözüm
GanttPRO, EFG'nin ihtiyaç duyduğu temel özelliğe sahipti. “Herkes GanttPRO'yu kullanıyor: pazarlama, tedarik, koordinatörler. Ekipler özellikle Görevlerim Sekmesi'ni seviyor çünkü giriş yaptıklarında yirmi projedeki faaliyetlerini hemen görüyorlar.” Bu, departmanlar arasında yavaş çalışma temposu sorununu çözen bir iş akışının merkezi haline gelen dönüm noktası oldu.
“Artık bahanelere yer yok. Eskiden insanlar, ‘Bunu yapmam gerektiğini bilmiyordum.’ derdi. Şimdi ise sisteme girip tam olarak ne yapmaları gerektiğini görebiliyorlar.”Otomatik bildirimler ve senkronize Outlook takvimi ile araç, ekip için çalışmaya başladı, tam tersi değil. GanttPRO, çok önemli olan araçlara sorunsuz bir şekilde entegre edildi: “Başka bir programa giriş yapmanıza bile gerek yok. Outlook'tan çalışabilirsiniz. Teams'ten çalışabilirsiniz. Görevlerinizi yapmamak için bir mazeret yok.”
Sonuç olarak, daha önce düzenli senkronizasyon toplantıları gerektiren şey, aylık kontrol ile yönetilebilir hale geldi ve odak, nihayet proje katılımcılarını hatırlatmaktan, gerçekten işin içeriğini tartışmaya kaydırıldı.
“Hesap tablosundan, projede ne üzerinde çalıştığımızı gerçekten tartışmaya odaklandık. Doğru odak.”EFG'nin özelliklerinde, üretim önemli insan ve finansal kaynaklar gerektirdiğinde, projenin sınırlar içinde kalmasını sağlamak kritik öneme sahiptir. İşte burada Gösterge Paneli ekibe hızlı raporlama ile yardımcı olur: "Yönetim grubu toplantılarımı hazırlarken, gösterge paneli hızlı bir anlayış sunar: Bütçemizde miyiz? Kaç saat? Zamanı takip ediyor muyuz? Her şey burada."
Etkisi
GanttPRO ile iş süreçleriniz artık nasıl görünüyor?
Ürün lansmanlarından sürdürülebilirlik girişimlerine, 2040 yılına kadar sürecek büyük bir iklim nötrlüğü programı da dahil olmak üzere, GanttPRO, departmanlar arasında hem günlük hem de stratejik bir araç haline geldi. İş daha görünür hale geldikçe, ekip üyeleri sorumluluk ve eylem günlüğü güncellemeleri ile ilgili herhangi bir zorluk yaşamadı. Önceliklendirme konusunda zorluk yaşayan departmanlar artık aşırı yüklenme ve kaos olmadan ilerleyebiliyor.
Bugün, EFG'nin süreçleri operasyonel netlik ve tutarlılık sayesinde sorunsuz bir şekilde ilerliyor, proje yönetimi etrafındaki belirsizlik ise geride kaldı.