European Furniture Group: o fim da sobrecarga de planilhas com o GanttPRO
“Não há mais desculpas. As pessoas costumavam dizer: 'Eu não sabia que precisava fazer isso.' Agora, elas simplesmente fazem login e veem exatamente o que têm que fazer.”
Uma história sobre como a EFG superou planilhas dispersas e trouxe clareza e estrutura para vinte projetos paralelos.
Visão geral da empresa
Empresa: European Furniture Group
Cargo do entrevistado: Andreas Mattison, Chefe de Desenvolvimento de Produtos e Sustentabilidade
Tipos de projetos: projetos de desenvolvimento de produtos em múltiplas etapas, sustentabilidade e projetos estratégicos de longo prazo
Pressões externas: ciclos longos de desenvolvimento, envolvimento de muitos departamentos, fornecedores, certificações e exigências de sustentabilidade
Histórico da ferramentas: apenas Excel, sem sistema de gerenciamento de projetos antes do GanttPRO
Problemas mencionados: uso inconsistente do Excel por muitos membros da equipe, sobrecarga entre departamentos e falta de visibilidade
Resumo
Contexto da empresa
Em que sua empresa se concentra?
A European Furniture Group é uma fornecedora global de móveis de escritório sediada na Suécia. Suas peças refletem o elegante estilo escandinavo e são conhecidas pela longa vida útil.
A filosofia da EFG é baseada em materiais de alta qualidade, abordagem de fabricação sustentável e um ciclo de desenvolvimento em múltiplas etapas, reunindo especialistas de diversas áreas. A equipe — que inclui desenvolvedores de produtos, sourcing, marketing, sustentabilidade e cadeia de suprimentos — pode estar trabalhando em várias atividades simultaneamente, para que o processo avance gradualmente desde as primeiras ideias até o lançamento final.
“Estávamos procurando um programa fácil o suficiente, para que tivéssemos tudo em um só lugar, inclusive as pequenas ações.”
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Antes, a EFG dependia do Microsoft Excel, que era acessível e familiar para muitos membros da equipe. No entanto, para um volume de trabalho tão grande, gerenciar tarefas em inúmeras planilhas se tornou ineficaz. Andreas, chefe de desenvolvimento de produtos e sustentabilidade, descreveu o problema com clareza: "Tínhamos 20 projetos e 20 registros de ações acontecendo simultaneamente. Todos precisavam abrir 20 planilhas diferentes só para encontrar suas tarefas."
Adicionar novas ações era caótico e algumas partes acabaram sendo perdidas ou não executadas. Andreas explica com um exemplo diferente: "Nosso coordenador de marketing tinha cerca de quatro ações em cada projeto, mas com mais de dez projetos, eram pontos de entrada demais. Ficava impossível priorizar."
Os participantes do projeto simplesmente não conseguiam acompanhar todas as suas responsabilidades, enquanto os líderes do projeto precisavam constantemente lembrá-los do que fazer, fazer chamadas extras de alinhamento e cobrar manualmente. "Não estava funcionando. As pessoas chegavam às reuniões do projeto sem saber quais ações tinham no projeto", destaca Andreas.
A equipe buscava uma ferramenta onde todos pudessem visualizar rapidamente suas tarefas em todos os projetos, atualizar com facilidade e adicionar novas ações ao registro.
Uma das prioridades na busca por uma nova ferramenta era manter a facilidade do Excel, mas com mais clareza e estrutura.
“Estávamos procurando um programa fácil o suficiente para que tivéssemos tudo em um só lugar, inclusive as pequenas ações.”
Solução
O GanttPRO tinha exatamente o recurso que a EFG precisava. “Todos usam o GanttPRO: marketing, sourcing, coordenadores. As equipes gostam especialmente da Aba Minhas Tarefas, porque ao fazer login elas já veem imediatamente suas atividades em todos os vinte projetos.” Isso se tornou o ponto de virada, o centro de fluxo de trabalho, e resolveu o problema do ritmo lento de trabalho entre os departamentos.
“Não há mais desculpas. As pessoas costumavam dizer: ‘Eu não sabia que precisava fazer isso.’ Agora, elas simplesmente fazem login e veem exatamente o que têm que fazer.”Com notificações automáticas e um calendário do Outlook sincronizado, a ferramenta passou a trabalhar a favor da equipe, e não o contrário. O GanttPRO se integrou perfeitamente às ferramentas que eram muito importantes: “Você nem precisa fazer login em outro programa. Pode trabalhar direto no Outlook. Pode trabalhar direto no Teams. Não existe mais desculpa para não cumprir suas tarefas.”
Como resultado, o que costumava exigir reuniões de sincronização regulares se tornou gerenciável com check-ins mensais, e o foco finalmente mudou de lembrar os participantes do projeto para discutir o conteúdo do trabalho.
“Tiramos o foco da planilha e passamos a discutir, de fato, o que estamos trabalhando no projeto. O foco certo.”Na EFG, onde a produção exige recursos humanos e financeiros significativos, é essencial manter o projeto dentro dos limites. É aqui que o Painel ajuda a equipe com relatórios rápidos: "Quando preparo as reuniões do grupo de direção, o painel me dá uma visão rápida: Estamos dentro do orçamento? Quantas horas? Estamos cumprindo o cronograma? Tudo está lá."
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
Desde lançamentos de produtos até iniciativas de sustentabilidade — incluindo um grande programa de neutralidade climática que vai até 2040 —, o GanttPRO se tornou uma ferramenta tanto diária quanto estratégica em vários departamentos. À medida que o trabalho se tornou mais visível, os membros da equipe não tiveram dificuldades com a responsabilidade e com as atualizações do registro de ações. Departamentos que antes tinham dificuldades em priorizar agora conseguem avançar sem sobrecarga e caos.
Hoje, os processos da EFG funcionam com clareza operacional e consistência, e a incerteza no gerenciamento de projetos ficou para trás.