European Furniture Group: Конец перегрузки таблицами с GanttPRO
«Больше никаких оправданий. Раньше люди говорили: «Я не знал, что мне нужно это делать». Теперь они просто заходят в систему и видят, что именно им нужно сделать».
История о том, как компания EFG вышла за рамки разрозненных таблиц и внесла ясность и структуру в двадцать параллельно выполняемых проектов.
О компании
Компания: European furniture manufacturer
Наш собеседник: Андреас Мэттисон, руководитель отдела разработки продуктов и устойчивого развития
Типы проектов: многоэтапные проекты разработки продуктов, проекты в области устойчивого развития и долгосрочные стратегические проекты
Внешние факторы: долгие циклы разработки, участие многих отделов, поставщики, сертификация, требования к устойчивости
Что использовали раньше: только Excel. До GanttPRO не было системы управления проектами
Выявленные проблемы: несогласованное использование Excel многими участниками команды, перегрузка информацией в отделах, недостаточная прозрачность
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
European Furniture Group — это глобальный поставщик офисной мебели из Швеции. Все предметы интерьера отражают элегантный скандинавский стиль и известны своей долговечностью.
Философия EFG основана на использовании высококачественных материалов, устойчивом подходе к производству и многоступенчатом цикле разработки, объединяющем специалистов из различных областей. Команда, включающая разработчиков продукции, специалистов по закупкам, маркетингу, устойчивому развитию и цепочке поставок, может одновременно работать над множеством задач, так что процесс постепенно переходит от первоначальных идей к финальному запуску.
«Мы искали программу, которая была бы достаточно простой, чтобы у нас все было в одном месте, даже мелкие задачи».
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
Ранее EFG использовала Microsoft Excel, который был действительно доступен и знаком многим участникам команды. Однако при таком масштабе работы управление задачами в бесчисленных таблицах оказалось неэффективным. Андреас, руководитель отдела разработки продуктов и устойчивого развития, описал эту проблему: «У нас одновременно было 20 проектов. Каждому приходилось открывать 20 разных таблиц, чтобы найти свои задачи».
Добавление новых задач было хаотичным процессом, и некоторые части в итоге терялись или отменялись. Как объясняет Андреас на другом примере: «У нашего координатора по маркетингу было, может быть, четыре активности в каждом проекте. Плюс более чем в десяти проектах было слишком много точек входа. Расставить приоритеты было сложно».
Участники проекта просто не могли отслеживать все свои обязанности, в то время как руководителям проекта приходилось постоянно напоминать им о необходимости выполнения задач, проводя дополнительные совещания и вручную контролируя ход работы. «Это было неприемлемо. Люди приходили на встречи по проекту, даже не зная, какие задачи им предстоят», — подчеркивает Андреас.
Команда хотела найти инструмент, который позволил бы всем быстро визуализировать свои задачи во всех проектах, а также легко обновлять и добавлять новые в очередь.
Одним из приоритетов при поиске нового инструмента была простота использования, сравнимая с Excel, но с добавлением ясности и структурированности.
«Мы искали программу, которая была бы достаточно простой, чтобы все было в одном месте, даже самые мелкие задачи».
Решение
GanttPRO предложил ключевую возможность, необходимую EFG. «Программу используют все: маркетологи, специалисты по закупкам, координаторы. Команды особенно любят вкладку «Мои задачи». Войдя в систему, они сразу видят свою работу по всем двадцати проектам». Это стало переломным моментом, центром рабочего процесса, решившим проблему медленного темпа во всех отделах.
«Больше никаких оправданий. Раньше люди говорили: «Я не знал, что мне нужно это делать». Теперь они просто заходят в систему и видят, что именно им нужно сделать».Благодаря автоматическим уведомлениям и синхронизированным календарем Outlook инструмент начал работать для команды, а не наоборот. GanttPRO был органично интегрирован в инструменты, которые имели решающее значение: «Вам даже не нужно входить в другую программу. Вы можете работать из Outlook. Можете работать из Teams. Нет оправданий для того, чтобы не выполнять свои задачи».
В результате то, что раньше требовало регулярных синхронизационных встреч, стало управляемым благодаря ежемесячным проверкам. Фокус наконец-то сместился с напоминаний участникам проекта на обсуждение содержания работы.
«Мы переключили внимание с таблиц на обсуждение того, над чем мы работаем в проекте. Это правильный фокус».В специфике EFG, где производство требует значительных как человеческих, так и финансовых ресурсов, крайне важно обеспечить соблюдение проектом установленных лимитов. Здесь дашборд помогает команде оперативно составлять отчеты. «Когда я готовлюсь к собраниям руководящей группы, дашборд позволяет быстро понять, укладываемся ли мы в бюджет, сколько у нас есть часов и соблюдаем ли мы временные рамки. Есть вся информация».
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
От запуска новых продуктов до инициатив в области устойчивого развития, включая масштабную программу климатической нейтральности, рассчитанную до 2040 года, GanttPRO стал как повседневным, так и стратегическим инструментом для всех отделов. Благодаря большей прозрачности работы у участников команды больше не возникало проблем с отчетностью и обновлением бэклога. Отделы, которые раньше испытывали трудности с расстановкой приоритетов, теперь могут работать без перегрузки и хаоса.
Сегодня все процессы в EFG проходят плавно, обеспечивая операционную ясность и согласованность, а неопределенность в управлении проектами осталась в прошлом.