European Furniture Group: GanttPRO로 스프레드시트 과부하 문제 해결
"더 이상 핑계가 통하지 않아요. 전에는 사람들이 ‘내가 이걸 해야 하는지 몰랐다’라고 말하곤 했죠. 하지만 이제는 로그인만 하면 자신이 무엇을 해야 하는지 정확히 알 수 있습니다."
EFG가 산재해 있던 스프레드시트를 벗어나, 20개의 병렬 프로젝트에 어떻게 명확성과 체계성을 부여했는지에 대한 이야기입니다.
기업 개요
회사: European furniture manufacturer
인터뷰 대상: 안드레아스 매티슨(Andreas Mattison), 제품 개발 및 지속 가능성 부문 책임자
프로젝트 유형: 다단계 제품 개발 프로젝트, 지속 가능성 및 장기 전략 프로젝트
외부 압박 요인: 긴 개발 주기, 다수 부서 참여, 공급업체, 인증, 지속 가능성 요건
이전 도구: Excel만 사용, GanttPRO 도입 전 별도 PM 시스템 없음
문제점: 다수 팀원의 일관성 없는 Excel 사용, 부서 간 업무 과부하, 가시성 부족
요약
기업 배경
귀사는 어떤 분야에 중점을 두고 있나요?
European Furniture Group(EFG)은 스웨덴에 본사를 둔 글로벌 사무용 가구 공급업체입니다. 모든 인테리어 제품은 우아한 스칸디나비아 스타일을 반영하며 긴 수명으로 잘 알려져 있습니다.
EFG의 철학은 고품질 자재, 지속 가능한 제조 방식, 그리고 다양한 분야의 전문가들이 협력하는 다단계 개발 주기를 바탕으로 합니다. 제품 개발자, 소싱, 마케팅, 지속 가능성, 공급망 팀이 수많은 활동을 동시에 수행하며 초기 인사이트 단계부터 최종 출시까지 점진적으로 진행합니다.
"모든 것을, 심지어 아주 작은 활동까지 한곳에 모을 수 있는 충분히 쉬운 프로그램을 찾고 있었습니다."
고민
GanttPRO 도입 전에는 어떤 방식으로 업무를 처리했나요?
기존에 EFG는 많은 팀원에게 익숙하고 접근성이 좋은 Microsoft Excel에 의존했습니다. 하지만 방대한 작업량을 관리하기에 수많은 스프레드시트로 작업을 나누는 방식은 효과적이지 않았습니다. 안드레아스는 이 문제를 완벽하게 설명했습니다. "20개의 프로젝트와 20개의 액션 로그가 동시에 돌아가고 있었습니다. 모든 사람이 자신의 작업을 찾기 위해 20개의 서로 다른 스프레드시트를 일일이 열어봐야 했죠."
새로운 작업을 추가하는 과정은 혼란스러웠고 일부는 결국 누락되거나 방치되었습니다. Andreas는 다른 사례를 들어 설명합니다. "마케팅 코디네이터는 각 프로젝트에서 4개 정도의 할 일이 있었지만, 프로젝트가 10개가 넘어가니 진입점이 너무 많아졌습니다. 우선순위를 정하는 것이 불가능했죠."
프로젝트 참여자들은 자신의 책임을 추적할 수 없었고, 프로젝트 리더들은 매번 수동으로 확인하며 회의를 소집해 해야 할 일을 상기시켜야 했습니다. "정상이 아니었죠. 사람들은 프로젝트 회의에 들어와서도 자신이 프로젝트 내에서 어떤 역할을 맡고 있는지조차 모르는 경우가 있었습니다."
팀은 모든 프로젝트에 걸친 자신의 작업을 빠르게 시각화하고, 쉽게 업데이트하며, 새로운 작업을 로그에 추가할 수 있는 도구를 원했습니다.
새로운 도구를 찾을 때의 우선순위 중 하나는 Excel처럼 쉬우면서도 명확성과 체계성이 더해진 것이었습니다.
"모든 것을, 심지어 아주 작은 활동까지 한곳에 모을 수 있는 충분히 쉬운 프로그램을 찾고 있었습니다."
솔루션
GanttPRO는 EFG가 필요로 했던 핵심 기능을 갖추고 있었습니다. 마케팅, 소싱, 코디네이터 등 모든 부서가 GanttPRO를 사용합니다. 특히 팀원들은 내 작업 탭을 좋아하는데, 로그인하자마자 20개 프로젝트 전체에서 자신의 활동을 즉시 확인할 수 있기 때문입니다. 이는 워크플로우의 중심이 되었고, 부서 간에 정체되었던 작업 속도 문제를 해결하는 전환점이 되었습니다.
"더 이상 핑계가 통하지 않아요. 전에는 사람들이 ‘내가 이걸 해야 하는지 몰랐다’라고 말하곤 했죠. 하지만 이제는 로그인만 하면 자신이 무엇을 해야 하는지 정확히 알 수 있습니다."자동 알림 과 Outlook 캘린더 동기화덕분에 도구가 팀을 위해 일하기 시작했습니다. 그 반대가 아니라요. GanttPRO는 필수적인 도구들과 완벽하게 통합되었습니다. "다른 프로그램에 로그인할 필요조차 없죠. Outlook이나 Teams에서도 작업할 수 있습니다. 할 일을 하지 못했다는 핑계를 댈 수가 없어요."
결과적으로 정기적인 싱크업 회의가 필요했던 업무들이 월간 체크인만으로 관리 가능해졌고, 프로젝트 참여자에게 할 일을 상기시키는 대신 업무 내용 자체를 심도 있게 논의하는 것으로 초점이 옮겨갔습니다.
"스프레드시트에 쏟던 관심을 프로젝트에서 실제로 무엇을 작업하고 있는지 논의하는 것으로 돌렸습니다. 올바른 방향이죠."상당한 인적, 재적 자원이 투입되는 EFG의 특성상 프로젝트가 한도 내에서 진행되는지 확인하는 것은 매우 중요합니다. 이때 대시보드가 빠른 보고를 돕습니다. "운영위원회 회의를 준비할 때 대시보드는 예산 안에 있는지, 몇 시간이 투입되었는지, 일정은 잘 따르고 있는지 등을 빠르게 파악하게 해줍니다. 모든 것이 그곳에 있죠."
성과
GanttPRO를 도입한 후 업무는 어떻게 달라졌나요?
제품 출시부터 2040년까지 이어지는 대규모 기후 중립 프로그램과 같은 지속 가능성 이니셔티브에 이르기까지, GanttPRO는 전 부서에서 일상적이자 전략적인 도구가 되었습니다. 업무가 가시화되면서 팀원들은 책임감 있게 액션 로그를 업데이트하게 되었습니다. 우선순위 선정에 어려움을 겪던 부서들은 이제 과부하나 혼란 없이 나아갈 수 있습니다.
오늘날 EFG의 프로세스는 운영상의 명확성과 일관성 위에서 원활하게 작동하고 있으며, 프로젝트 관리에 대한 불확실성은 과거의 일이 되었습니다.