Groupe Européen de Mobilier: la fin de la surcharge de tableurs avec GanttPRO
«Il n'y a plus d'excuse. Les gens disaient autrefois : 'Je ne savais pas que je devais faire ça.' Maintenant, ils se connectent et voient exactement ce qu'ils doivent faire.»
Une histoire sur la façon dont EFG est passée au-delà des feuilles de calcul éparpillées pour apporter clarté et structure à vingt projets parallèles.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Fabricant de meubles européen
Rôle de l'interviewé : Andreas Mattison, Responsable du Développement Produit et de la Durabilité
Types de projets : projets de développement de produits en plusieurs étapes, projets de durabilité et projets stratégiques à long terme
Contraintes externes : cycles de développement longs, implication de nombreux départements, collaboration avec des fournisseurs, exigences de certification et de durabilité
Outils utilisés précédemment : Excel uniquement, sans système de gestion de projet avant GanttPRO
Problèmes identifiés : utilisation incohérente d’Excel par les différents membres de l’équipe, surcharge de travail entre les départements, manque de visibilité
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
European Furniture Group est un fournisseur mondial de mobilier de bureau basé en Suède. Ses solutions d’aménagement intérieur reflètent un style scandinave élégant et sont reconnues pour leur durabilité.
La philosophie d’EFG repose sur l’utilisation de matériaux de haute qualité, une approche de fabrication durable et un cycle de développement en plusieurs étapes, impliquant des experts issus de différents domaines. L’équipe — composée de spécialistes du développement produit, des achats, du marketing, de la durabilité et de la chaîne d’approvisionnement — travaille simultanément sur de nombreuses activités, permettant au processus d’évoluer progressivement, des premières idées jusqu’au lancement final.
“Nous recherchions un outil suffisamment simple pour centraliser l’ensemble de nos activités, y compris les plus petites tâches.”
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Auparavant, EFG s’appuyait sur Microsoft Excel, un outil accessible et familier pour de nombreux membres de l’équipe. Cependant, face à une telle charge de travail, la gestion des tâches à travers d’innombrables feuilles de calcul s’est révélée inefficace. Andreas, responsable du développement produit et de la durabilité, résume parfaitement la situation : "Nous avions 20 projets et 20 journaux d’actions en parallèle. Chacun devait ouvrir 20 feuilles de calcul différentes simplement pour retrouver ses tâches."
L’ajout de nouvelles tâches était devenu chaotique, et certaines informations finissaient par être perdues ou ignorées. Andreas illustre ce point avec un autre exemple : "Notre coordinateur marketing avait peut-être quatre actions par projet, mais réparties sur plus de dix projets, cela représentait trop de points d’entrée. Il était impossible de prioriser."
Les participants aux projets avaient des difficultés à suivre l’ensemble de leurs responsabilités, tandis que les chefs de projet devaient constamment faire des rappels, organiser des réunions de synchronisation supplémentaires et relancer manuellement les équipes. "Ce n’était pas acceptable. Les gens arrivaient aux réunions sans même savoir quelles actions leur étaient assignées", souligne Andreas.
L’équipe recherchait donc un outil permettant à chacun de visualiser rapidement ses tâches sur l’ensemble des projets, de les mettre à jour facilement et d’ajouter de nouvelles actions en toute simplicité.
L’une des priorités dans la recherche d’un nouvel outil était de conserver la simplicité d’Excel, tout en apportant davantage de clarté et de structure.
“Nous recherchions un outil suffisamment simple pour centraliser l’ensemble de nos activités, y compris les plus petites tâches.”
Solution
GanttPRO disposait de la fonctionnalité clé dont EFG avait besoin. “Tout le monde utilise GanttPRO : le marketing, les achats, les coordinateurs. Les équipes apprécient particulièrement l'onglet Mes Tâches car elles peuvent se connecter et voir immédiatement l’ensemble de leurs activités sur une vingtaine de projets.” Cet espace est devenu le point central du flux de travail, permettant d’accélérer la collaboration entre les départements et de résoudre les problèmes de coordination.
“Il n’y a plus d’excuses. Avant, certains disaient : “Je ne savais pas que je devais faire ça.” Maintenant, ils se connectent et voient exactement ce qu’ils doivent faire.”Avec des notifications automatiques et un calendrier Outlook synchronisé, l'outil a commencé à travailler pour l'équipe, et non l'inverse. GanttPRO a été intégré sans problème dans les outils qui étaient très importants : “Vous n’avez même pas besoin de vous connecter à un autre outil. Vous pouvez travailler depuis Outlook ou Teams. Il n’y a plus d’excuse pour ne pas effectuer ses tâches.”
En conséquence, les réunions de synchronisation régulières ont été remplacées par des points de suivi mensuels. L’accent est désormais mis sur le contenu du travail plutôt que sur le suivi des tâches.
“Nous avons déplacé l’attention des feuilles de calcul vers des discussions concrètes sur le travail en cours. C’est le bon focus.”Dans le contexte spécifique d’EFG, où la production implique des ressources humaines et financières importantes, il est essentiel de garder le contrôle sur les projets. Le Tableau de bord permet justement d’obtenir des rapports rapides et clairs : "Lorsque je prépare mes réunions de comité de pilotage, le tableau de bord me donne une vision immédiate : sommes-nous dans le budget ? Combien d’heures ont été utilisées ? Respectons-nous les délais ? Tout est centralisé."
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
Des lancements de produits aux initiatives de durabilité — notamment un programme majeur de neutralité climatique prévu jusqu’en 2040 — GanttPRO est devenu un outil à la fois opérationnel et stratégique pour l’ensemble des départements. Avec une meilleure visibilité sur le travail, les membres de l’équipe assument plus facilement leurs responsabilités et maintiennent leurs tâches à jour. Les départements qui rencontraient auparavant des difficultés de priorisation avancent désormais de manière fluide, sans surcharge ni confusion.
Aujourd’hui, les processus d’EFG sont fluides et structurés, grâce à une clarté accrue et une meilleure cohérence opérationnelle. L’incertitude liée à la gestion de projet appartient désormais au passé.