Euroopan Huonekaluryhmä: taulukkolaskennan ylikuormituksen loppu GanttPRO:lla
“Ei enää tekosyitä. Ihmiset sanoivat aiemmin: 'En tiennyt, että minun piti tehdä tämä.' Nyt he vain kirjautuvat sisään ja näkevät tarkalleen, mitä heidän on tehtävä.”
Tarina siitä, kuinka EFG siirtyi hajanaisista taulukoista tuomaan selkeyttä ja rakennetta kahteenkymmeneen rinnakkaiseen projektiin.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: European furniture manufacturer
Haastatellun rooli: Andreas Mattison, Tuotekehitys- ja Kestävyysjohtaja
Projektityypit: monivaiheiset tuotekehitysprojektit, kestävyys- ja pitkän aikavälin strategiset projektit
Ulkoiset paineet: pitkät kehityssyklit, monet osastot mukana, toimittajat, sertifioinnit, kestävyysvaatimukset
Työkalun historia: vain Excel, ennen GanttPRO:ta ei ollut projektinhallintajärjestelmää
Ongelmat, joihin viitattiin: monien tiimin jäsenten epäjohdonmukainen Excelin käyttö, ylikuormitus osastojen välillä, näkyvyyden puute
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
European Furniture Group on globaali toimistokalusteiden toimittaja, jonka pääkonttori sijaitsee Ruotsissa. Kaikki sisustuselementit heijastavat eleganttia skandinaavista tyyliä ja ovat tunnettuja pitkästä käyttöiästään.
EFG:n filosofia perustuu korkealaatuisiin materiaaleihin, kestävään valmistusmenetelmään ja monivaiheiseen kehitysprosessiin, joka tuo yhteen asiantuntijoita eri aloilta. Tiimi, johon kuuluu tuotekehittäjiä, hankintaa, markkinointia, kestävyyttä ja toimitusketjua, voi työskennellä useiden toimintojen parissa samanaikaisesti, jotta prosessi voi vähitellen edetä varhaisista oivalluksista lopulliseen lanseeraukseen.
“Etsimme ohjelmaa, joka oli tarpeeksi helppo, jotta saimme kaiken yhteen paikkaan, jopa pienet toimet.”
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Aikaisemmin EFG luotti Microsoft Exceliin, joka oli todellakin saatavilla ja tuttu monille tiimin jäsenille. Kuitenkin näin suuren työkuorman hallinta lukuisten taulukkolaskentataulukoiden kautta osoittautui tehottomaksi. Andreas, tuotekehityksen ja kestävän kehityksen päällikkö, kuvasi tätä ongelmaa täydellisesti: "Meillä oli 20 projektia ja 20 toimintopäiväkirjaa, jotka olivat käynnissä samanaikaisesti. Kaikkien piti avata 20 eri taulukkolaskentataulukkoa vain löytääkseen omat tehtävänsä."
Uusien lisääminen oli kaoottinen kokemus, ja jotkut osat lopulta hävisivät tai peruttiin. Kuten Andreas selittää toisella esimerkillä: "Markkinointikoordinaattorillamme oli ehkä neljä toimintoa jokaisessa projektissa, mutta yli kymmenessä projektissa se oli liian monta sisäänkäyntipistettä. Priorisoiminen oli mahdotonta."
Projektin osallistujat eivät yksinkertaisesti pystyneet seuraamaan kaikkia vastuitaan, kun taas projektin johtajien oli jatkuvasti muistutettava heitä siitä, mitä tehdä, pidettävä ylimääräisiä synkronointipuheluja ja jaettava heitä manuaalisesti. "Se ei ollut okei. Ihmiset tulivat projektikokouksiin tietämättä edes, mitä toimia heillä oli projektissa.", korostaa Andreas.
Tiimi halusi työkalun, jossa kaikki voisivat nopeasti visualisoida tehtävänsä kaikissa projekteissa, päivittää helposti ja lisätä uusia lokiin.
Yksi prioriteeteista uuden työkalun etsimisessä oli Excelin helppous, mutta siihen lisättiin selkeyttä ja rakennetta.
“Etsimme ohjelmaa, joka oli tarpeeksi helppo, jotta meillä olisi kaikki yhdessä paikassa, jopa pienet toimet.”
Ratkaisu
GanttPRO:ssa oli se ydinominaisuus, jota EFG tarvitsi. “Kaikki käyttävät GanttPRO:ta: markkinointi, hankinta, koordinaattorit. Tiimit pitävät erityisesti Omat tehtävät -välilehdestä, koska he kirjautuvat sisään ja näkevät heti toimintansa kaikissa kahdessakymmenessä projektissa.” Tämä tuli käännekohtaksi, työnkulun keskukseksi, ratkaisten osastojen välistä hidasta työtahtia.
“Enää ei ole tekosyitä. Ihmiset sanoivat ennen: ‘En tiennyt, että minun piti tehdä tämä.’ Nyt he vain kirjautuvat sisään ja näkevät tarkalleen, mitä heidän on tehtävä.”Automaattisten ilmoitusten ja synkronoidun Outlook-kalenterin avulla työkalu alkoi toimia tiimille, ei päinvastoin. GanttPRO integroitui saumattomasti erittäin tärkeisiin työkaluihin: “Sinun ei tarvitse edes kirjautua toiseen ohjelmaan. Voit työskennellä Outlookista. Voit työskennellä Teamsista. Ei ole mitään tekosyytä olla tekemättä tehtäviäsi.”
Tämän seurauksena se, mikä aiemmin vaati säännöllisiä synkronointikokouksia, tuli hallittavaksi kuukausittaisilla tarkastuksilla, ja huomio siirtyi lopulta projektin osallistujien muistuttamisesta työsisällön todelliseen keskusteluun.
“Siirsimme huomion taulukosta todelliseen keskusteluun siitä, mitä teemme projektissa. Oikea huomio.”EFG:n erityispiirteissä, joissa tuotanto vaatii merkittäviä sekä inhimillisiä että taloudellisia resursseja, on kriittisen tärkeää varmistaa, että projekti pysyy rajoissa. Tässä ohjauspaneeli auttaa tiimiä nopeassa raportoinnissa: "Kun valmistan ohjausryhmän kokouksiani, ohjauspaneeli antaa nopean käsityksen: Olemme budjetissa? Kuinka monta tuntia? Pysymmekö aikataulussa? Kaikki on siellä."
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
Tuotejulkaisusta kestävyysaloitteisiin, mukaan lukien suuri ilmastoneutraaliusohjelma, joka kestää vuoteen 2040 asti, GanttPROsta on tullut sekä päivittäinen että strateginen työkalu eri osastoilla. Työn muuttuessa näkyvämmäksi tiimin jäsenet eivät kokeneet vaikeuksia vastuullisuuden ja toimintapäiväkirjan päivitysten kanssa. Osastot, joilla oli aiemmin vaikeuksia priorisoida, voivat nyt edetä ilman ylikuormitusta ja kaaosta.
Tänään EFG:n prosessit toimivat sujuvasti operatiivisen selkeyden ja johdonmukaisuuden ansiosta, kun taas epävarmuus projektinhallinnan ympärillä on jäänyt taakse.