Europeisk Møbelgruppe: slutten på overbelastning av regneark med GanttPRO
“Det er ikke flere unnskyldninger. Folk pleide å si: 'Jeg visste ikke at jeg skulle gjøre dette.' Nå logger de bare inn og ser nøyaktig hva de må gjøre.”
En historie om hvordan EFG gikk utover spredte regneark for å bringe klarhet og struktur til tjue parallelle prosjekter.
Bedriftsoversikt
Selskap: Europeisk møbelprodusent
Rolle intervjuet: Andreas Mattison, Leder for Produktutvikling og Bærekraft
Prosjekttyper: flertrinns produktutviklingsprosjekter, bærekraft og langsiktige strategiske prosjekter
Eksternt press: lange utviklingssykluser, mange involverte avdelinger, leverandører, sertifiseringer, bærekraftskrav
Verktøyhistorikk: kun Excel, ingen PM-system før GanttPRO
Problemer som ble nevnt: inkonsekvent bruk av Excel av mange teammedlemmer, overbelastning mellom avdelinger, mangel på synlighet
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
European Furniture Group er en global leverandør av kontormøbler med base i Sverige. Alle interiørdeler gjenspeiler en elegant skandinavisk stil og er kjent for sin lange levetid.
Filosofoen til EFG er bygget på høykvalitetsmaterialer, en bærekraftig produksjonsmetode og en flertrinns utviklingssyklus som samler spesialister fra ulike felt. Teamet, inkludert produktutviklere, innkjøp, markedsføring, bærekraft og forsyningskjede, kan jobbe med mange aktiviteter samtidig, slik at prosessen gradvis kan gå fra tidlige innsikter til endelig lansering.
“Vi lette etter et program som var enkelt nok, slik at vi fikk alt på ett sted, til og med de små handlingene.”
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Tidligere var EFG avhengig av Microsoft Excel, som faktisk var tilgjengelig og kjent for mange teammedlemmer. Imidlertid, for en arbeidsmengde av denne størrelsen, viste det seg å være ineffektivt å administrere oppgaver på tvers av utallige regneark. Andreas, leder for produktutvikling og bærekraft, beskrev dette problemet perfekt: "Vi hadde 20 prosjekter og 20 handlingslogger som pågikk samtidig. Alle måtte åpne 20 forskjellige regneark bare for å finne oppgavene sine."
Å legge til nye var en kaotisk opplevelse, og noen deler ble til slutt tapt eller angret. Som Andreas forklarer med et annet eksempel: "Vår markedsføringskoordinator hadde kanskje fire handlinger i hvert prosjekt, men i mer enn ti prosjekter var det for mange inngangspunkter. Det var umulig å prioritere."
Prosjektdeltakere var rett og slett ikke i stand til å spore alle sine ansvar, mens prosjektledere måtte stadig minne dem på hva de skulle gjøre, holde ekstra synkroniseringsanrop og jage dem manuelt. "Det var ikke greit. Folk kom til prosjektmøter uten engang å vite hvilke handlinger de hadde i prosjektet.", fremhever Andreas.
Teamet ønsket et verktøy der alle raskt kunne visualisere oppgavene sine på tvers av alle prosjekter, enkelt oppdatere og legge til nye i loggen.
En av prioriteringene i søket etter et nytt verktøy var enkelheten i Excel, men med klarhet og struktur lagt til.
“Vi lette etter et program som var enkelt nok, slik at vi hadde alt på ett sted, selv de små handlingene.”
Løsning
GanttPRO hadde den kjernefunksjonen EFG trengte. “Alle bruker GanttPRO: markedsføring, innkjøp, koordinatorer. Teamene liker spesielt Mine oppgaver-fanen fordi de logger inn og umiddelbart ser aktivitetene sine på alle tjue prosjektene.” Dette ble vendepunktet, sentrum for en arbeidsflyt, som løste problemet med sakte arbeidstempo mellom avdelingene.
“Det finnes ikke lenger unnskyldninger. Folk pleide å si: ‘Jeg visste ikke at jeg skulle gjøre dette.’ Nå logger de bare inn og ser nøyaktig hva de må gjøre.”Med automatiske varsler og en synkronisert Outlook-kalender begynte verktøyet å jobbe for teamet, ikke omvendt. GanttPRO ble sømløst integrert i de verktøyene som var svært viktige: “Du trenger ikke engang å logge inn på et annet program. Du kan jobbe fra Outlook. Du kan jobbe fra Teams. Det er ingen unnskyldning for ikke å gjøre oppgavene dine.”
Som et resultat ble det som tidligere krevde regelmessige synkroniseringsmøter håndterbart med månedlige sjekker, og fokuset ble endelig flyttet fra å minne prosjektmedlemmer til faktisk å diskutere innholdet i arbeidet.
“Vi tok fokuset bort fra regnearket for faktisk å diskutere hva vi jobber med i prosjektet. Det riktige fokuset.”I EFGs spesifikasjoner, der produksjon krever betydelige både menneskelige og økonomiske ressurser, er det kritisk viktig å sikre at prosjektet holder seg innenfor grensene. Her hjelper Dashbordet teamet med rask rapportering: "Når jeg forbereder mine styringsgruppemøter, gir dashbordet en rask forståelse: Er vi innen budsjett? Hvor mange timer? Følger vi tiden? Alt er der."
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
Fra produktlanseringer til bærekraftinitiativer, inkludert et stort klimaneutralitetsprogram som varer til 2040, har GanttPRO blitt både et daglig og strategisk verktøy på tvers av avdelinger. Etter hvert som arbeidet ble mer synlig, hadde teammedlemmene ingen problemer med ansvar og oppdateringer av handlingsloggen. Avdelinger som tidligere hadde vanskeligheter med prioritering, kan nå gå videre uten overbelastning og kaos.
I dag går prosessene til EFG jevnt takket være operasjonell klarhet og konsistens, mens usikkerheten rundt prosjektledelse er lagt bak seg.