Europeiska Möbelgruppen: slutet på överbelastning av kalkylblad med GanttPRO
“Det finns inga ursäkter längre. Folk brukade säga: 'Jag visste inte att jag skulle göra det här.' Nu loggar de bara in och ser exakt vad de måste göra.”
En historia om hur EFG gick bortom spridda kalkylblad för att ge klarhet och struktur åt tjugo parallella projekt.
Företagsöversikt
Företag: Europeisk möbeltillverkare
Roll intervjuad: Andreas Mattison, Chef för Produktutveckling och Hållbarhet
Projekttyper: flertrins produktutvecklingsprojekt, hållbarhetsprojekt och långsiktiga strategiska projekt
Extern press: långa utvecklingscykler, många involverade avdelningar, leverantörer, certifieringar, hållbarhetskrav
Verktygets historia: endast Excel, inget PM-system före GanttPRO
Problem som nämnts: inkonsekvent användning av Excel av många teammedlemmar, överbelastning mellan avdelningar, brist på synlighet
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
European Furniture Group är en global leverantör av kontorsmöbler med säte i Sverige. Alla inredningsdelar återspeglar en elegant skandinavisk stil och är kända för sin långa livslängd.
EFG:s filosofi bygger på högkvalitativa material, en hållbar tillverkningsmetod och en flerstegs utvecklingscykel som samlar specialister från olika områden. Teamet, inklusive produktutvecklare, inköp, marknadsföring, hållbarhet och leveranskedja, kan arbeta med många aktiviteter samtidigt, så att processen gradvis kan gå från tidiga insikter till slutlig lansering.
“Vi letade efter ett program som var tillräckligt enkelt, så att vi hade allt på ett ställe, även de små åtgärderna.”
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Tidigare förlitade sig EFG på Microsoft Excel, vilket verkligen var tillgängligt och bekant för många teammedlemmar. Men för en arbetsbelastning av den här storleken visade det sig vara ineffektivt att hantera uppgifter över otaliga kalkylblad. Andreas, chef för produktutveckling och hållbarhet, beskrev det problemet perfekt: "Vi hade 20 projekt och 20 åtgärdsloggar som pågick samtidigt. Alla var tvungna att öppna 20 olika kalkylblad bara för att hitta sina uppgifter."
Att lägga till nya var en kaotisk upplevelse och vissa delar gick så småningom förlorade eller ogiltigförklarades. Som Andreas förklarar med ett annat exempel: "Vår marknadsföringskoordinator hade kanske fyra åtgärder i varje projekt, men i mer än tio projekt var det för många ingångspunkter. Det var omöjligt att prioritera."
Projektets deltagare kunde helt enkelt inte spåra alla sina ansvar, medan projektledarna ständigt var tvungna att påminna dem om vad de skulle göra, hålla extra synkroniseringssamtal och jaga dem manuellt. "Det var inte okej. Folk kom till projektmöten utan att ens veta vilka åtgärder de hade i projektet.", framhäver Andreas.
Teamet ville ha ett verktyg där alla snabbt kunde visualisera sina uppgifter över alla projekt, enkelt uppdatera och lägga till nya i loggen.
En av prioriteringarna i sökandet efter ett nytt verktyg var enkelheten i Excel, men med tydlighet och struktur ovanpå.
“Vi letade efter ett program som var tillräckligt enkelt, så att vi hade allt på ett ställe, även de små åtgärderna.”
Lösning
GanttPRO hade den kärnfunktion som EFG behövde. “Alla använder GanttPRO: marknadsföring, inköp, koordinatorer. Team gillar särskilt fliken Mina uppgifter eftersom de loggar in och omedelbart ser sina aktiviteter i alla tjugo projekt.” Det blev vändpunkten, centrum för ett arbetsflöde, som löste problemet med långsam arbetstakt mellan avdelningarna.
“Det finns inga ursäkter längre. Folk brukade säga: ‘Jag visste inte att jag skulle göra detta.’ Nu loggar de bara in och ser exakt vad de måste göra.”Med automatiska meddelanden och en synkroniserad Outlook-kalender började verktyget arbeta för teamet, inte tvärtom. GanttPRO integrerades sömlöst i de verktyg som var mycket viktiga: “Du behöver inte ens logga in på ett annat program. Du kan arbeta från Outlook. Du kan arbeta från Teams. Det finns ingen ursäkt för att inte göra dina uppgifter.”
Som ett resultat blev det som tidigare krävde regelbundna synkroniseringsmöten hanterbart med månatliga avstämningar, och fokus flyttades äntligen från att påminna projektmedlemmarna till att faktiskt diskutera innehållet i arbetet.
“Vi tog bort fokus från kalkylbladet för att faktiskt diskutera vad vi arbetar med i projektet. Rätt fokus.”I EFG:s specifikationer, där produktionen kräver betydande både mänskliga och finansiella resurser, är det avgörande att säkerställa att projektet hålls inom gränserna. Här hjälper instrumentpanelen teamet med snabba rapporter: "När jag förbereder mina styrgruppsmöten ger instrumentpanelen en snabb förståelse: Är vi inom budget? Hur många timmar? Håller vi tiden? Allt finns där."
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
Från produktlanseringar till hållbarhetsinitiativ, inklusive ett stort klimatneutralt program som pågår till 2040, har GanttPRO blivit både ett dagligt och strategiskt verktyg över avdelningar. När arbetet blev mer synligt hade teammedlemmarna inga problem med ansvar och uppdateringar av åtgärdsloggen. Avdelningar som tidigare hade svårt att prioritera kan nu gå vidare utan överbelastning och kaos.
I dag fungerar EFG:s processer smidigt tack vare operationell tydlighet och konsekvens, medan osäkerheten kring projektledning har lämnats bakom.