Avid Core: pianificazione di progetti nel settore pubblico in GanttPRO senza complessità
“GanttPRO soddisfa tutti i requisiti per sviluppare la propria struttura di suddivisione del lavoro e visualizzarla nel formato Gantt.”
Una storia su come GanttPRO ha aiutato a costruire una cronologia chiara con un approccio semplice e intuitivo e a gestire clienti del settore pubblico e governativo.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Avid Core
Ruolo intervistato: Amanda Roberts, Partner e Chief Operations Officer
Tipi di progetti: appalti pubblici, pianificazione di eventi, sviluppo di programmi di comunicazione, supporto all'ufficio di gestione dei programmi
Pressioni esterne: requisiti dei clienti e programmazioni di reporting
Storia dello strumento: Microsoft Project
Problemi accennati: complessità di Microsoft Project, mancanza di una cronologia chiara
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la tua azienda?
Avid Core è un'azienda di consulenza e servizi che aiuta le organizzazioni, in particolare i clienti del settore pubblico, a gestire progetti e a comunicarli chiaramente. Il loro lavoro include anche la gestione di programmi più grandi, la gestione GIS e iniziative di analisi di bilancio e finanziarie, oltre a progetti di comunicazione e outreach più piccoli.
“Inizialmente facevo tutto, dalla gestione dei progetti alla gestione dell'azienda. Ora mi occupo principalmente dello sviluppo commerciale e utilizzo ancora GanttPRO per creare programmi di progetto per le proposte. Devi costruire tutto ciò prima di proporre un progetto o iniziare a lavorare”, ha descritto Amanda Roberts, Partner e Chief Operations Officer.
Oggi con GanttPRO, Avid Core ha strutturato i suoi progetti nel settore pubblico in modo chiaro e pratico, senza complessità inutili.
Lotta
Com'era il tuo approccio prima di GanttPRO?
Prima di GanttPRO, Avid Core era un utente di Microsoft Project, tuttavia, mancava di semplicità e di un approccio user-friendly di cui avevano bisogno da uno strumento. “Volevamo esplorare qualcosa di un po' più user-friendly, che fornisse una buona panoramica della programmazione.”
L'esperienza di Amanda con GanttPRO è iniziata quasi 5 anni fa con una versione di prova: “È stato molto semplice: ho provato prima la versione di prova e poi ho finito per acquistare la licenza poiché era la funzionalità che potevo utilizzare a lungo termine.”
“GanttPRO spunta tutte le caselle in termini di capacità di sviluppare la tua struttura di suddivisione del lavoro e visualizzarla nel formato Gantt.”
Per Amanda, GanttPRO è principalmente uno strumento di pianificazione strategica piuttosto che un pianificatore quotidiano, tuttavia, più grande è il progetto, più frequentemente viene utilizzato lo strumento. “Per la maggior parte, costruiamo il piano. E poi lo aggiorniamo in punti di controllo strategici.”
Soluzione
L'uso di GanttPRO da parte di Amanda è piuttosto semplice – la vista del diagramma di Gantt è la sua preferita. La data di inizio, la data di fine e la durata sono le fondamenta per mantenere il lavoro chiaro e semplice. “Il diagramma di Gantt è ciò di cui il nostro flusso di lavoro ha più bisogno e poi basta *esportarlo in PDF o Excel se dobbiamo condividerlo.”
*È anche possibile condividere un progetto tramite un link privato in modalità ospite, che consente di monitorare le modifiche in tempo reale.
“Nel momento in cui sono riuscita a effettuare il login e creare il programma di cui avevo bisogno, stava facendo il suo lavoro. Ci sono piccoli dettagli in termini di tecnologia, ma non c'è niente di veramente complicato.”Amanda e il suo team hanno un progetto speciale in corso in cui GanttPRO viene utilizzato in modo un po' più approfondito del solito. Con i campi personalizzati, la reportistica per un cliente e il monitoraggio interno sono diventati più facili. "C'è una colonna di stato in cui riportavamo 'aperto' o 'chiuso' e per il controllo delle tempistiche usavamo la colonna delle date. Quindi potevamo riferire al cliente o decidere se il compito potesse essere portato avanti. E, naturalmente, tutta questa struttura ci consente di vedere rapidamente chi è responsabile del completamento di quel compito."
Interfaccia user-friendly è il dettaglio distintivo di GanttPRO per molti utenti. E si nota soprattutto rispetto ad altri strumenti di gestione progetti. Dal punto di vista di Amanda, è proprio per questo che è stato scelto: “Ho usato MS Project, ma penso che Project sia molto più complicato. Qui, tutto è abbastanza intuitivo. Non ho mai nemmeno fatto formazione per usare GanttPRO. Sono semplicemente entrata e ho capito che fa ciò di cui ho bisogno.”
