Ecolibra: pitää 75 projektia aikataulussa GanttPRO:lla
“Käytämme sitä päivittäin. Se auttaa ihmisiä seuraamaan tehtäviään joka päivä, kun taas me voimme pitää kaiken ennakoitavana ja hallinnassa mahdollisten muutosten varalta.”
Tarina siitä, kuinka ympäristöinsinöörifirma hallitsee yli 75 hanketta samanaikaisesti GanttPRO:lla.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: Ecolibra
Haastatellun rooli: Valéria Monteiro (Projektipäällikkö), Felipe Guimarães Silveira (Toimintakoordinaattori)
Projektityypit: monivaiheiset, pitkäkestoiset ympäristöinsinööriprojektit
Ulkoiset paineet: hallituksen lisensointi ja sääntely, tiukat aikarajat, vaatimusten muutokset, määräajat ja asiakaspuolen muutokset
Työkaluhistoria: Excel
Viitattuja ongelmia: näkyvyyden menetys suuressa mittakaavassa, Excel ei pystynyt tukemaan työkuormaa, koordinointia ja asianmukaista raportointia, lisenssivetoista epävarmuutta,
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
Ecolibra on insinööritoimisto, joka toteuttaa ympäristöön ja lupiin liittyviä projekteja eri aloilla, kuten teollisuudessa, energiassa, kiinteistöalalla, rakentamisessa ja muissa. Arvioitu yli 200 tyyppiseksi tutkimukseksi ja kestävyysratkaisuiksi, jokaista aloitteita käsitellään yksilöllisesti, kun taas tiimi työskentelee vähitellen mallien toteuttamiseksi prosessien nopeuttamiseksi ja helpottamiseksi.
“Käytämme sitä päivittäin. Se auttaa ihmisiä seuraamaan tehtäviään joka päivä, samalla kun voimme pitää kaiken ennakoitavana ja hallinnassa, jos muutoksia tapahtuu.”
“Käytämme sitä päivittäin. Se auttaa ihmisiä seuraamaan tehtäviään joka päivä, samalla kun voimme pitää kaiken ennakoitavana ja hallinnassa mahdollisten muutosten varalta.”
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Yksi Ecolibran suurimmista haasteista on hallituksen lisensointiaikataulut, säädökset ja muuttuvat vaatimukset, jotka yhdessä luovat voimakasta ulkoista painetta ja tiukkoja työprosessirajoituksia. Pitkistä projektisyklistä huolimatta useimmat aloitteet vaativat selkeitä aloitus- ja päättymispäiviä, mikä tekee vesiputousrakenteesta luonnollisen perustan.
Ennen GanttPROta tiimi käytti Excel-taulukoita. Lopulta, kun projektien määrä kasvoi ja työstä tuli yhä monimutkaisempaa, sen komponenttien hallinta kävi mahdottomaksi.
“Tarvitsimme työkalun, joka auttaa koordinoimaan ihmisiä ja ennustamaan budjettia. Meidän on tiedettävä, mitä tapahtuu.”
Monien vaihtoehtojen testaamisen jälkeen he valitsivat GanttPROn, koska se toi rakennetta, oli helppo käyttää selaimessa ja riittävän vahva heidän tarvitsemalle analyysitasolle. Lisäksi Filipe oli jo aiemmin tuttu GanttPROn kanssa työskennellessään MBA-projektinhallintatutkimuksensa parissa.
Ratkaisu
Valerialle kaikkien tehtävien yhdessä seuraaminen on rutiinitoimenpide työvirtojen seuraamiseksi ja vaiheen nopeaksi tarkistamiseksi. Luettelonäkymä yhdistää tehtävät kaikista projekteista ja antaa yleiskuvan ilman mikromanageerausta.
”Tarvitsen nopeutta, koska seuraan tehtäviä useissa ryhmissä. Luotan omaan tehtävälistaani ja suodattimiin vastuuhenkilön ja tilan mukaan, jotta minulla on selkeä käsitys siitä, mitä tapahtuu ja mihin muutoksia pitäisi tehdä.”Säännöllinen raportointi johtoryhmälle on yksi Valerian päätehtävistä, joka saavutetaan GanttPRO:n vienti avulla. Sen sijaan, että projekteja viedään yksi kerrallaan, tiedot esitetään yhtenä yksikkönä, jota Power BI tukee tilan ja tiimin KPI:iden näyttämiseksi.
Koska Ecolibran työnkulku vaihtelee pienistä sitoumuksista suuriin ja korkeabudjettisiin virtoihin, jokaiselle tasolle tulisi toteuttaa rakenne. Tässä portfolio tuo eniten hyötyä: ryhmittelemällä projekteja ja yhdistämällä tietoja useista aloitteista laajempaa näkökulmaa varten.
Aika ja resurssit ovat Ecolibran vahvoja prioriteetteja, ja jokaista tulisi käsitellä huolellisesti. Tehtävien jakaminen ihmisille ja käytettyjen tuntien kirjaaminen, samalla kun seurataan operatiivisia kustannuksia, kuten kuljetus, ruoka, hotellit ja muut ammatilliset kulut, ovat kaksi erillistä kerrosta GanttPRO:ssa maksimaalisen selkeyden ja analyysin saavuttamiseksi.
Vaikutus
Millaista vaikutusta GanttPRO:lla on?
Tänään, 3 vuoden GanttPRO:n käyttö on hyödyttänyt tiimiä useilla tavoilla: Portfolio-ominaisuus tarjoaa yhdenmukaisen näkymän kaikille projektin jäsenille, tehtäviä tarkastellaan yhdessä paikassa, estäen edellisten viikkojen siirtymisen, Lista-näkymä antaa Valerialle hallinnan kaikista aloitteista, ja säännölliset raportit – selkeä tila johdolle. Kaikki nämä komponentit yhdistävät rakenteen ja ennakoitavuuden, jotka ovat avaimia onnistuneeseen toimitukseen.