Ecolibra: manteniendo 75 proyectos en marcha con GanttPRO
“Lo usamos a diario. Ayuda a las personas a seguir sus tareas todos los días, mientras que nosotros podemos mantener todo predecible y bajo control en caso de cualquier cambio.”
Una historia sobre cómo una empresa de ingeniería ambiental gestiona más de 75 iniciativas simultáneamente con GanttPRO.
Descripción de la empresa
Compañía: Ecolibra
Rol del entrevistado: Valéria Monteiro (gerente de proyecto), Felipe Guimarães Silveira (coordinador de operaciones)
Tipos de proyectos: proyectos de ingeniería ambiental de múltiples etapas y de ciclo largo
Presiones externas: licencias y regulaciones gubernamentales, plazos estrictos, cambios en los requisitos, fechas límite y cambios del lado del cliente
Herramientas anteriores: Excel
Problemas señalados: pérdida de visibilidad a gran escala, Excel no podía soportar la carga de trabajo, falta de coordinación y reportes adecuados, incertidumbre impulsada por licencias,
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Ecolibra es una empresa de ingeniería que entrega proyectos relacionados con el medio ambiente y la obtención de licencias en varios sectores como la industria, la energía, el inmobiliario, la construcción y otros. Estimados en más de 200 tipos de estudios y soluciones de sostenibilidad, cada iniciativa se trata de forma individual, mientras el equipo trabaja gradualmente en la implementación de plantillas para hacer los procesos más rápidos y fáciles de controlar.
“Lo usamos a diario. Ayuda a las personas a seguir sus tareas todos los días, mientras que podemos mantener todo predecible y bajo control en caso de cualquier cambio.”
“Lo estamos usando a diario. Ayuda a las personas a seguir sus tareas todos los días, mientras que podemos mantener todo predecible y bajo control en caso de cambios.”
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Uno de los principales desafíos de Ecolibra son los plazos de licencias gubernamentales, las regulaciones y los requisitos cambiantes, que en conjunto crean una fuerte presión externa y estrictas limitaciones en el flujo de trabajo. A pesar de los largos ciclos de proyecto, la mayoría de las iniciativas requieren fechas de inicio y finalización claras, lo que hace que una estructura en cascada sea la base natural.
Antes de GanttPRO, el equipo utilizaba hojas de cálculo de Excel. Con el tiempo, a medida que aumentaba el número de proyectos y el trabajo se volvía progresivamente más complejo, se volvió imposible gestionar sus componentes.
“Necesitábamos tener una herramienta que ayudara a coordinar a las personas y predecir el presupuesto. Necesitábamos saber qué estaba ocurriendo.”
Después de probar muchas alternativas, eligieron GanttPRO porque aportaba estructura, era fácil de acceder en el navegador y era lo suficientemente robusto para el nivel de análisis que necesitaban. Además, Felipe ya estaba familiarizado con GanttPRO previamente, mientras trabajaba en sus estudios de gestión de proyectos de MBA.
Solución
Para Valéria, monitorear todas las tareas juntas es el paso rutinario para rastrear flujos de trabajo y verificar rápidamente la etapa. La vista de lista combina tareas de todos los proyectos y proporciona una visión general sin micromanagement.
“Necesito velocidad porque estoy monitoreando tareas en múltiples grupos. Confío en mi lista de tareas y en los filtros por asignado y estado para mantener una visión clara de lo que está sucediendo y dónde se deben realizar cambios.”La elaboración de informes regulares para la dirección ejecutiva es una de las principales responsabilidades de Valéria, que se logra con la ayuda de la exportación de GanttPRO. En lugar de exportar proyectos uno por uno, los datos se presentan en una única unidad, respaldada por Power BI para mostrar el estado y los KPI del equipo.
Dado que el flujo de trabajo de Ecolibra varía desde compromisos pequeños hasta flujos grandes y de alto presupuesto, se debe implementar una estructura en cada nivel. Aquí es donde el Portafolio resulta más beneficioso: agrupando proyectos y combinando datos de múltiples iniciativas para ofrecer una visión más amplia.
El tiempo y los recursos son prioridades importantes para Ecolibra y cada uno debe ser tratado con cuidado. Asignar tareas a las personas y registrar las horas trabajadas, mientras se rastrean los costos operativos, como transporte, comida, hoteles y otros gastos profesionales, son dos capas separadas en GanttPRO para lograr una máxima claridad y análisis.
Impacto
¿Qué tipo de impacto tiene GanttPRO?
Hoy, tras 3 años de uso de GanttPRO, el equipo ha experimentado varios beneficios: la función de Portafolio proporciona una vista alineada para todos los miembros del proyecto, las tareas se revisan en un solo lugar, evitando el arrastre de semanas anteriores, la vista de Lista le da a Valéria control sobre todas las iniciativas, y los informes regulares proporcionan un estado claro para el liderazgo. Todos estos componentes reúnen estructura y previsibilidad, que son las claves para una entrega exitosa.