Ecolibra: hålla 75 projekt på rätt spår med GanttPRO
“Vi använder det dagligen. Det hjälper människor att följa sina uppgifter varje dag, medan vi kan hålla allt förutsägbart och under kontroll vid eventuella förändringar.”
En historia om hur ett miljöteknikföretag driver över 75 initiativ samtidigt med GanttPRO.
Företagsöversikt
Företag: Ecolibra
Intervjuad roll: Valéria Monteiro (Projektledare), Felipe Guimarães Silveira (Operationskoordinator)
Projekttyper: flerstegs, långsiktiga miljöteknikprojekt
Extern press: statlig licensiering och regler, strikta tidslinjer, förändringar i krav, deadlines och förändringar från kundens sida
Verktygshistorik: Excel
Angivna problem: förlust av synlighet i stor skala, Excel kunde inte stödja arbetsbelastningen, samordning och korrekt rapportering, licensdriven osäkerhet,
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Ecolibra är ett ingenjörsföretag som levererar miljö- och licensrelaterade projekt inom olika sektorer som industri, energi, fastigheter, byggande och andra. Beräknat till över 200 typer av studier och hållbarhetslösningar, behandlas varje initiativ individuellt, medan teamet gradvis arbetar med att implementera mallar för att göra processerna snabbare och lättare att kontrollera.
“Vi använder det dagligen. Det hjälper människor att följa sina uppgifter varje dag, medan vi kan hålla allt förutsägbart och under kontroll vid eventuella förändringar.”
“Vi använder det dagligen. Det hjälper människor att följa sina uppgifter varje dag, medan vi kan hålla allt förutsägbart och under kontroll vid eventuella förändringar.”
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
En av Ecolibras största utmaningar är tidslinjer för statliga licenser, regler och föränderliga krav, som tillsammans skapar ett starkt externt tryck och strikta arbetsflödesbegränsningar. Trots långa projektcykler kräver de flesta initiativ tydliga start- och slutdatum, vilket gör en vattenfallsstruktur till den naturliga baslinjen.
Innan GanttPRO använde teamet Excel-kalkylblad. Så småningom, när antalet projekt växte och arbetet blev alltmer komplext, blev det omöjligt att hantera dess komponenter.
“Vi behövde ett verktyg som hjälper till att koordinera människor och förutsäga budgeten. Vi behöver veta vad som händer.”
Efter att ha testat många alternativ valde de GanttPRO eftersom det gav struktur, var lättillgängligt i webbläsaren och tillräckligt robust för den analysnivå de behövde. Dessutom var Filipe redan bekant med GanttPRO tidigare när han arbetade med sina MBA-projektledningsstudier.
Lösning
För Valeria är det en rutin att övervaka alla uppgifter tillsammans för att spåra arbetsflöden och snabbt kontrollera steget. Listvyn kombinerar uppgifter från alla projekt och ger en översikt utan mikromanagement.
”Jag behöver hastighet eftersom jag övervakar uppgifter i flera grupper. Jag förlitar mig på min uppgiftslista och filter efter tilldelad och status för att hålla en klar översikt över vad som händer och var ändringar bör göras.”Regelbunden rapportering till den verkställande ledningen är en av Valerias huvudansvar, vilket uppnås med hjälp av GanttPRO:s export. Istället för att exportera projekt en och en presenteras data i en enda enhetsform, stödd av Power BI för att visa status och teamets KPI:er.
Eftersom Ecolibras arbetsflöde varierar från små engagemang till stora och högbudgetströmmar, bör en struktur implementeras på varje nivå. Här är portföljen mest fördelaktig: genom att gruppera projekt och kombinera data från flera initiativ för en större översikt.
Tid och resurser är Ecolibras starka prioriteringar och varje bör behandlas noggrant. Att tilldela människor uppgifter och registrera nedlagda timmar, samtidigt som man spårar driftkostnader som transport, mat, hotell och andra professionella utgifter, är två separata lager i GanttPRO för maximal tydlighet och analys.
Påverkan
Vilken typ av påverkan har GanttPRO?
I dag har 3 års användning av GanttPRO gynnat teamet på flera sätt: Portfolio-funktionen ger en enhetlig vy för alla projektmedlemmar, uppgifter granskas på ett ställe, vilket förhindrar överföringar från tidigare veckor, Listvy ger Valeria kontroll över alla initiativ, och regelbundna rapporter – tydlig status för ledningen. Alla dessa komponenter sammanför struktur och förutsägbarhet, vilket är nycklarna till en framgångsrik leverans.