Ecolibra: поддержка 75 проектов с GanttPRO
«Мы используем программу ежедневно. Она помогает команде выполнять задачи каждый день, а нам — сохранять предсказуемость и контроль на случай любых изменений».
История о том, как компания, занимающаяся экологическим проектированием, одновременно реализует более 75 проектов с GanttPRO.
О компании
Компания: Ecolibra
Наши собеседники: Валерия Монтейро (руководитель проекта), Фелипе Гимарайнс Силвейра (операционный координатор)
Типы проектов: многоэтапные, долгосрочные проекты в области экологического проектирования
Внешние факторы: лицензирование и регулирование со стороны правительства, строгие крайние сроки, изменения в требованиях и со стороны клиента
Что использовали раньше: Excel
Выявленные проблемы: потеря прозрачности в больших масштабах; Excel не справлялся с рабочей загрузкой, координацией и отчетностью; неопределенность, вызванная лицензированием
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
Ecolibra — это инженерная компания, которая реализует проекты в области охраны окружающей среды и лицензирования в различных секторах, таких как промышленность, энергетика, недвижимость, строительство и другие. Компания проводит более 200 видов исследований и разрабатывает решения в области устойчивого развития, при этом каждая инициатива рассматривается индивидуально, а команда постепенно работает над внедрением шаблонов для ускорения и упрощения процессов.
«Мы используем программу ежедневно. Она помогает команде выполнять задачи каждый день, а нам — сохранять предсказуемость и контроль на случай любых изменений».
«Мы используем программу ежедневно. Она помогает команде выполнять задачи каждый день, а нам — сохранять предсказуемость и контроль на случай любых изменений».
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
Одни из главных проблем Ecolibra — сроки получения государственных лицензий, нормативные акты и меняющиеся требования, которые в совокупности создают сильное внешнее давление и жесткие ограничения рабочего процесса. Несмотря на длительные циклы проектов, большинство инициатив требуют четких дат начала и окончания, поэтому Waterfall — естественная базовая модель.
До GanttPRO команда использовала таблицы Excel. Но по мере роста числа проектов и усложнения работы стало невозможно управлять их составляющими.
«Нужен был инструмент, который помогал бы координировать работу людей и прогнозировать бюджет. Нам нужно было знать, что происходит».
После тестирования множества альтернатив они выбрали GanttPRO, потому что он обеспечивал структурированность, был легко доступен в браузере и достаточно функционален для необходимого им уровня аналитики. Кроме того, Филипе уже был знаком с GanttPRO во время обучения управлению проектами в MBA.
Решение
Для Валерии мониторинг всех задач одновременно — это стандартный шаг для отслеживания рабочих процессов и быстрой проверки их состояния. Представление в виде списка объединяет задачи из всех проектов и дает общий обзор без необходимости микроменеджмента.
«Мне нужна скорость, потому что я отслеживаю задачи в нескольких группах. Я полагаюсь на свой список задач и фильтры по исполнителю и статусу, чтобы четко понимать, что происходит и где нужно внести изменения».Регулярная отчетность перед высшим руководством — одна из главных обязанностей Валерии, и она осуществляется с помощью возможности экспорта данных в GanttPRO. Вместо экспорта проектов по одному данные представляются в едином виде. А Power BI позволяет отображать статус и ключевые показатели эффективности команды.
Поскольку рабочий процесс Ecolibra варьируется от небольших проектов до крупных и дорогостоящих инициатив, на каждом уровне следует внедрять структуру. Именно здесь портфель приносит наибольшую пользу, группируя проекты и объединяя данные по нескольким инициативам для получения более полной картины.
Время и другие ресурсы — первостепенные приоритеты для Ecolibra. К каждому из них следует относиться с особой тщательностью. Распределение задач между участниками проекта и учет затраченного времени, а также отслеживание операционных расходов, таких как транспорт, питание, проживание и другие профессиональные издержки, — это два отдельных уровня в GanttPRO для максимальной ясности и анализа.
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
Сегодня, спустя 3 года использования GanttPRO, команда получила несколько преимуществ: возможность управлять портфелем обеспечивает единое согласованное представление для всех участников проекта, а задачи проверяются в одном месте, что предотвращает перенос активностей с предыдущих недель. Представление в виде списка дает Валерии контроль над всеми инициативами, а регулярные отчеты — четкое отображение статуса для руководства. Все эти компоненты обеспечивают структуру и предсказуемость, которые являются ключом к успешной реализации проекта.