Ecolibra: garder 75 projets sur la bonne voie avec GanttPRO
«Nous l’utilisons tous les jours. Cela aide chacun à suivre ses tâches au quotidien, tout en nous permettant de garder une vision prévisible et maîtrisée, même en cas de changements.»
Une histoire sur la manière dont une entreprise d’ingénierie environnementale pilote plus de 75 initiatives en parallèle grâce à GanttPRO.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Ecolibra
Rôle interviewé : Valéria Monteiro (Chef de projet), Felipe Guimarães Silveira (Coordinateur des opérations)
Types de projets : projets d'ingénierie environnementale multi-étapes et de long cycle
Contraintes externes : exigences réglementaires et obtention de licences gouvernementales, délais stricts, évolution des exigences et changements côté client
Outils utilisés précédemment : Excel
Problèmes identifiés : manque de visibilité à grande échelle, limites d’Excel face au volume de travail, difficultés de coordination et de reporting, incertitudes liées aux processus de licence.
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Ecolibra est une entreprise d’ingénierie spécialisée dans les projets environnementaux et les processus de licence dans divers secteurs tels que l’industrie, l’énergie, l’immobilier et la construction. Avec plus de 200 types d’études et de solutions en matière de durabilité, chaque initiative est gérée de manière individuelle. L’équipe travaille également au développement progressif de modèles standardisés afin de rendre les processus plus rapides, plus cohérents et plus faciles à contrôler.
“Nous l’utilisons quotidiennement. Cela aide chacun à suivre ses tâches au jour le jour, tout en nous permettant de garder une vision prévisible et maîtrisée en cas de changements.”
«Nous l'utilisons quotidiennement. Cela aide les gens à suivre leurs tâches chaque jour, tout en nous permettant de garder tout prévisible et sous contrôle en cas de changements.»
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
L’un des principaux défis d’Ecolibra concerne les délais liés aux licences gouvernementales, les réglementations et les exigences changeantes, qui créent une forte pression externe et des contraintes strictes sur les flux de travail. Malgré des cycles de projet longs, la plupart des initiatives nécessitent des dates de début et de fin clairement définies, ce qui rend une structure en cascade particulièrement adaptée.
Avant GanttPRO, l’équipe utilisait des feuilles de calcul Excel. Cependant, à mesure que le nombre de projets augmentait et que la complexité du travail s’intensifiait, cet outil est rapidement devenu insuffisant pour gérer efficacement l’ensemble des activités.
“Nous avions besoin d’un outil capable de coordonner les équipes et de prévoir les budgets. Nous devons savoir précisément ce qui se passe.”
Après avoir testé plusieurs alternatives, l’équipe a choisi GanttPRO pour sa structure claire, son accessibilité via navigateur et sa robustesse adaptée à leurs besoins analytiques. De plus, Felipe connaissait déjà l’outil, l’ayant utilisé lors de ses études en gestion de projet dans le cadre de son MBA.
Solution
Pour Valéria, le suivi global des tâches est une pratique essentielle pour contrôler les flux de travail et identifier rapidement les étapes en cours. La vue en liste permet de regrouper les tâches de tous les projets et d’obtenir une vision claire sans recourir à la microgestion.
«J’ai besoin de rapidité, car je supervise des tâches dans plusieurs équipes. Je m’appuie sur ma liste de tâches et sur des filtres par responsable et par statut pour garder une vision claire de la situation et identifier rapidement les points à ajuster.»La création de rapports réguliers à destination de la direction exécutive constitue l’une des principales responsabilités de Valéria. Ceux-ci sont générés grâce à la fonctionnalité d’export de GanttPRO. Au lieu d’exporter les projets un par un, les données sont consolidées en un seul ensemble, puis complétées par Power BI afin de présenter l’état d’avancement et les KPI de l’équipe.
Comme les flux de travail d’Ecolibra varient de petites missions à des projets de grande envergure à budgets élevés, une structure adaptée doit être mise en place à chaque niveau. C’est dans ce contexte que la fonctionnalité Portefeuille apporte le plus de valeur : elle permet de regrouper les projets et de combiner les données issues de plusieurs initiatives pour obtenir une vue d’ensemble claire et cohérente.
Le temps et les ressources étant des priorités majeures pour Ecolibra, chacun de ces éléments doit être suivi avec précision. L’attribution des tâches, l’enregistrement du temps passé ainsi que le suivi des coûts opérationnels (transport, repas, hôtels et autres dépenses professionnelles) constituent deux niveaux distincts dans GanttPRO, garantissant une analyse et une clarté optimales.
Impact
Quel est l’impact de GanttPRO ?
Après trois ans d’utilisation, GanttPRO a apporté plusieurs bénéfices à l’équipe. La fonctionnalité Portfolio offre une vue alignée pour tous les membres du projet. Les tâches sont centralisées dans un seul espace, ce qui évite les reports et oublis des semaines précédentes. La vue Liste permet à Valéria de garder un contrôle total sur l’ensemble des initiatives, tandis que les rapports réguliers fournissent une vision claire et structurée à la direction. L’ensemble de ces éléments contribue à instaurer structure et prévisibilité, deux facteurs essentiels pour garantir une exécution réussie des projets.