Ecolibra: GanttPRO와 함께 75개의 프로젝트를 완벽하게 관리하는 방법
"우리는 매일 이 도구를 사용합니다. 직원들이 매일 자신의 작업을 따라갈 수 있도록 돕고, 어떤 변화가 생겨도 모든 상황을 예측하고 통제할 수 있게 해줍니다."
환경 엔지니어링 기업이 GanttPRO를 통해 75개 이상의 이니셔티브를 동시에 운영하는 방식에 대한 이야기입니다.
기업 개요
회사: Ecolibra
인터뷰 대상: 발레리아 몬테이로(Valéria Monteiro), 프로젝트 매니저, 펠리페 기마랑이스 실베이라(Felipe Guimarães Silveira), 운영 코디네이터
프로젝트 유형: 다단계, 장기 주기 환경 엔지니어링 프로젝트
외부 압박 요인: 정부 인허가 및 규제, 엄격한 타임라인, 요구 사항 및 마감 기한의 변경, 고객 측의 변동 사항
이전 도구: Excel
문제점: 규모 확장 시 가시성 상실, Excel의 업무량 감당 불가, 조율 및 적절한 보고의 어려움, 인허가 관련 불확실성
요약
기업 배경
귀사는 어떤 분야에 중점을 두고 있나요?
Ecolibra는 산업, 에너지, 부동산, 건설 등 다양한 분야에서 환경 및 인허가 관련 프로젝트를 수행하는 엔지니어링 기업입니다. 약 200여 종의 조사 및 지속 가능성 솔루션을 다루며 모든 이니셔티브를 개별적으로 관리하는 동시에, 프로세스를 더 빠르고 쉽게 제어하기 위해 템플릿 도입을 점진적으로 진행하고 있습니다.
"우리는 매일 이 도구를 사용합니다. 직원들이 매일 자신의 작업을 따라갈 수 있도록 돕고, 어떤 변화가 생겨도 모든 상황을 예측하고 통제할 수 있게 해줍니다."
고민
GanttPRO 도입 전에는 어떤 방식으로 업무를 처리했나요?
Ecolibra의 주요 과제 중 하나는 정부 인허가 타임라인, 규제 및 변화하는 요구 사항입니다. 이 모든 요소가 강력한 외부 압박과 엄격한 워크플로우 제약 조건을 만듭니다. 프로젝트 주기가 길음에도 불구하고 대부분의 이니셔티브는 명확한 시작일과 종료일이 필요하므로 워터폴 구조가 자연스러운 기반이 됩니다.
GanttPRO 도입 전 팀은 Excel 스프레드시트를 사용했습니다. 결국 프로젝트 수가 늘어나고 업무가 점차 복잡해지면서 구성 요소들을 관리하는 것이 불가능해졌습니다.
"인력을 조율하고 예산을 예측하는 데 도움이 되는 도구가 필요했습니다. 무슨 일이 일어나고 있는지 알아야 했죠."
많은 대안을 테스트한 끝에 그들은 GanttPRO를 선택했습니다. 체계적이고 브라우저에서 접근하기 쉬우며 그들이 필요로 하는 수준의 분석을 수행할 만큼 강력했기 때문입니다. 또한 펠리페는 이전에 MBA 프로젝트 관리 과정을 공부하며 이미 GanttPRO에 익숙한 상태였습니다.
솔루션
발레리아에게 모든 작업을 함께 모니터링하는 것은 작업 흐름을 추적하고 단계를 빠르게 확인하는 일상적인 단계입니다. 목록 보기에서는 모든 프로젝트의 작업을 결합하고 세부 관리 없이 개요를 제공합니다.
“나는 여러 그룹에서 작업을 모니터링하고 있기 때문에 속도가 필요합니다. 나는 내 작업 목록과 담당자 및 상태별 필터에 의존하여 무슨 일이 일어나고 있는지, 어디에서 변경해야 하는지 명확하게 파악합니다.”임원진에 대한 정기 보고는 발레리아의 주요 업무 중 하나이며, 이는 GanttPROGanttPRO의 내보내기기능을 통해 이루어집니다. 프로젝트를 하나씩 내보내는 대신 데이터를 단일 형식으로 제시하며, Power BI와 연동하여 상태 및 팀의 KPI를 표시합니다.
Ecolibra의 워크플로우는 소규모 협업부터 대규모 고예산 스트림까지 다양하므로 각 수준에 맞는 체계가 구현되어야 합니다. 여기서 포트폴리오기능이 가장 큰 힘을 발휘합니다. 프로젝트를 그룹화하고 여러 이니셔티브의 데이터를 결합하여 더 큰 그림을 볼 수 있게 해줍니다.
시간과 리소스는 Ecolibra의 최우선 순위이며 각 요소는 신중하게 다뤄져야 합니다. 담당자에게 작업을 배정하고 소요 시간을 기록하는 동시에 교통비, 식비, 숙박비 등 운영 비용을 추적하는 기능은 최대한의 명확성과 분석을 위해 GanttPRO 내에서 두 개의 개별 레이어로 관리됩니다.
성과
GanttPRO는 어떤 영향을 미쳤나요?
3년간 GanttPRO를 사용하면서 팀은 몇 가지 이점을 얻었습니다. 포트폴리오 기능은 모든 프로젝트 구성원에게 정렬된 단일 뷰를 제공하고, 작업들을 한곳에서 검토하여 이전 주의 업무가 이월되는 것을 방지합니다. 또한 목록 뷰는 발레리아가 모든 이니셔티브를 제어할 수 있게 해주며, 정기적인 보고서는 리더십에 명확한 상태를 전달합니다. 이 모든 요소가 성공적인 프로젝트 완수의 핵심인 체계성과 예측 가능성을 가져다주었습니다.