Ecolibra: giữ 75 dự án trên đúng tiến độ với GanttPRO
“Chúng tôi sử dụng nó hàng ngày. Nó giúp mọi người theo dõi nhiệm vụ của họ mỗi ngày, trong khi chúng tôi có thể giữ mọi thứ dự đoán được và dưới sự kiểm soát trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào.”
Một câu chuyện về cách một công ty kỹ thuật môi trường quản lý hơn 75 sáng kiến cùng một lúc với GanttPRO.
Tổng quan về công ty
Công ty: Ecolibra
Vai trò phỏng vấn: Valéria Monteiro (Quản lý dự án), Felipe Guimarães Silveira (Điều phối viên hoạt động)
Loại dự án: dự án kỹ thuật môi trường đa giai đoạn, chu kỳ dài
Áp lực bên ngoài: cấp phép và quy định của chính phủ, thời gian nghiêm ngặt, thay đổi yêu cầu, thời hạn và thay đổi từ phía khách hàng
Lịch sử công cụ: Excel
Các vấn đề được gợi ý: mất khả năng nhìn thấy quy mô, Excel không thể hỗ trợ khối lượng công việc, phối hợp và báo cáo đúng cách, sự không chắc chắn do cấp phép,
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
Ecolibra là một công ty kỹ thuật cung cấp các dự án liên quan đến môi trường và cấp phép trong nhiều lĩnh vực như công nghiệp, năng lượng, bất động sản, xây dựng và các lĩnh vực khác. Ước tính có hơn 200 loại nghiên cứu và giải pháp bền vững, mỗi sáng kiến được xử lý một cách riêng biệt, trong khi nhóm đang dần làm việc để triển khai các mẫu để làm cho các quy trình nhanh hơn và dễ kiểm soát hơn.
“Chúng tôi sử dụng nó hàng ngày. Nó giúp mọi người theo dõi các nhiệm vụ của họ mỗi ngày, trong khi chúng tôi có thể giữ mọi thứ có thể dự đoán và dưới sự kiểm soát trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào.”
“Chúng tôi sử dụng nó hàng ngày. Nó giúp mọi người theo dõi nhiệm vụ của họ mỗi ngày, trong khi chúng tôi có thể giữ mọi thứ có thể dự đoán và dưới sự kiểm soát trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào.”
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Một trong những thách thức chính của Ecolibra là thời gian cấp phép của chính phủ, quy định và yêu cầu thay đổi, tất cả cùng nhau tạo ra áp lực bên ngoài mạnh mẽ và các hạn chế nghiêm ngặt về quy trình làm việc. Mặc dù chu kỳ dự án dài, hầu hết các sáng kiến yêu cầu ngày bắt đầu và kết thúc rõ ràng, khiến cấu trúc thác nước trở thành cơ sở tự nhiên.
Trước GanttPRO, đội ngũ đã sử dụng bảng tính Excel. Cuối cùng, khi số lượng dự án tăng lên và công việc trở nên ngày càng phức tạp, việc quản lý các thành phần của nó trở nên không thể.
“Chúng tôi cần một công cụ giúp phối hợp mọi người và dự đoán ngân sách. Chúng tôi cần biết điều gì đang xảy ra.”
Sau khi thử nghiệm nhiều lựa chọn thay thế, họ đã chọn GanttPRO vì nó mang lại cấu trúc, dễ dàng truy cập trên trình duyệt và đủ mạnh cho mức độ phân tích mà họ cần. Thêm vào đó, Filipe đã quen thuộc với GanttPRO trước đó khi làm việc trong các nghiên cứu quản lý dự án MBA của mình.
Giải pháp
Đối với Valeria, việc theo dõi tất cả các nhiệm vụ cùng nhau là bước thường lệ để theo dõi các quy trình làm việc và nhanh chóng kiểm tra giai đoạn. Chế độ xem danh sách kết hợp các nhiệm vụ từ tất cả các dự án và cung cấp cái nhìn tổng quan mà không cần quản lý vi mô.
“Tôi cần tốc độ vì tôi đang theo dõi các nhiệm vụ trong nhiều nhóm. Tôi dựa vào danh sách nhiệm vụ của mình và các bộ lọc theo người được giao và trạng thái để giữ cái nhìn rõ ràng về những gì đang xảy ra và nơi cần thực hiện thay đổi.”Báo cáo định kỳ cho lãnh đạo điều hành là một trong những trách nhiệm chính của Valeria, điều này đạt được với sự trợ giúp của xuất khẩu GanttPRO. Thay vì xuất khẩu từng dự án một, dữ liệu được trình bày dưới dạng một đơn vị duy nhất, được hỗ trợ bởi Power BI để hiển thị trạng thái và KPI của nhóm.
Vì quy trình làm việc của Ecolibra thay đổi từ các cam kết nhỏ đến các dòng lớn và có ngân sách cao, một cấu trúc nên được triển khai ở mỗi cấp độ. Đây là nơi Danh mục đầu tư mang lại lợi ích nhiều nhất: bằng cách nhóm các dự án và kết hợp dữ liệu từ nhiều sáng kiến để có cái nhìn tổng thể hơn.
Thời gian và tài nguyên là những ưu tiên hàng đầu của Ecolibra và mỗi thứ nên được xử lý cẩn thận. Giao nhiệm vụ cho mọi người và ghi lại số giờ đã làm, trong khi theo dõi chi phí hoạt động như vận chuyển, thực phẩm, khách sạn và các chi phí chuyên nghiệp khác, là hai lớp riêng biệt trong GanttPRO để đạt được độ rõ ràng và phân tích tối đa.
Tác động
GanttPRO có tác động gì?
Hôm nay, 3 năm sử dụng GanttPRO đã mang lại lợi ích cho đội ngũ theo nhiều cách: tính năng Danh mục cung cấp một cái nhìn thống nhất cho tất cả các thành viên trong dự án, các nhiệm vụ được xem xét ở một nơi, ngăn chặn việc chuyển tiếp từ các tuần trước, chế độ xem Danh sách cho Valeria quyền kiểm soát tất cả các sáng kiến, và các báo cáo thường xuyên - trạng thái rõ ràng cho lãnh đạo. Tất cả các thành phần này kết hợp cấu trúc và khả năng dự đoán, đó là chìa khóa cho một sự giao hàng thành công.