Ecolibra: 75 проєктів під контролем із GanttPRO
«Ми використовуємо його щодня. Це допомагає людям відстежувати свої завдання, а нам — тримати все під контролем і швидко реагувати на будь-які зміни.»
Історія про те, як компанія в галузі екологічного інженерії одночасно реалізує понад 75 ініціатив за допомогою GanttPRO.
Огляд компанії
Компанія: Ecolibra
Посада: Валерія Монтейро (Керівник проекту), Феліпе Гімарайнс Сілвейра (Координатор операцій)
Типи проєктів: багатоступеневі, довгострокові проєкти в галузі екологічної інженерії
Зовнішні тиски: ліцензування та державне регулювання, суворі терміни, зміни вимог і дедлайнів з боку клієнтів
Історія інструменту: Excel
Проблеми: ввтрата видимості в масштабі, Excel не справлявся з навантаженням, обмежена координація та звітність, невизначеність через ліцензування
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Ecolibra — це інженерна компанія, яка реалізує проєкти, пов’язані з охороною навколишнього середовища та ліцензуванням, у різних секторах, зокрема в промисловості, енергетиці, нерухомості та будівництві. Компанія працює з понад 200 типами досліджень і рішень у сфері сталого розвитку. Кожна ініціатива розглядається індивідуально, водночас команда поступово впроваджує шаблони для прискорення процесів і спрощення контролю.
“Ми використовуємо це щодня. Це допомагає людям відстежувати свої завдання, а нам — тримати все під контролем і швидко реагувати на будь-які зміни.”
«Ми використовуємо це щодня. Це допомагає людям відстежувати свої завдання, а нам — тримати все під контролем і швидко реагувати на будь-які зміни.»
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
Однією з основних проблем Ecolibra були терміни ліцензування, державне регулювання та змінні вимоги, які разом створювали значний зовнішній тиск і жорсткі обмеження для робочих процесів. Незважаючи на тривалі цикли проєктів, більшість ініціатив потребує чітко визначених дат початку та завершення, що природно веде до використання водоспадної моделі.
До GanttPRO команда використовувала електронні таблиці Excel. Зі зростанням кількості проєктів і ускладненням роботи стало неможливо ефективно керувати окремими складовими процесу.
“Нам потрібен був інструмент, який допоможе координувати людей і прогнозувати бюджет. Нам потрібно розуміти, що відбувається”
Після тестування різних альтернатив команда обрала GanttPRO, оскільки він забезпечив необхідну структуру, був зручним у використанні в браузері та відповідав потрібному рівню аналітики. Крім того, Феліпе вже був знайомий із GanttPRO, працюючи над навчальними проєктами в межах MBA.
Рішення
Для Валерії моніторинг усіх завдань в одному місці — це звичний спосіб відстеження робочих процесів і швидкої перевірки прогресу. Списковий перегляд об’єднує завдання з усіх проєктів і дозволяє контролювати їх без мікроменеджменту.
«Мені потрібна швидкість, тому що я відстежую завдання в кількох групах. Я покладаюся на свій список завдань і фільтри за виконавцем і статусом, щоб чітко бачити, що відбувається і де потрібно внести зміни».Регулярне звітування для керівництва — один із ключових обов’язків Валерії, що забезпечується експорту GanttPRO. Замість того, щоб експортувати проєкти по одному, дані збираються в єдиному звіті, який підтримується Power BI та відображає статус проєктів і KPI команди.
Оскільки робочі процеси Ecolibra охоплюють як невеликі проєкти, так і великі високобюджетні ініціативи, на кожному рівні потрібна чітка структура. Саме тут функція Портфоліо дає найбільшу цінність: вона дозволяє групувати проєкти та об’єднувати дані з кількох ініціатив для комплексного огляду.
Час і ресурси — ключові пріоритети Ecolibra, які потребують уважного управління. Призначення завдань виконавцям, облік робочого часу та контроль витрат (таких як транспорт, харчування, готелі й інші професійні витрати) розділені на два рівні в GanttPRO для кращої прозорості та аналізу.
Вплив
Який вплив має GanttPRO?
За три роки використання GanttPRO команда отримала низку переваг: функція Портфоліо забезпечує узгоджене бачення для всіх учасників проєкту, завдання переглядаються в одному місці, що допомагає уникати накопичення задач із попередніх тижнів, вигляд списку дає Валерії повний контроль над усіма ініціативами, а регулярні звіти забезпечують чіткий статус для керівництва. Усі ці компоненти формують структуру та передбачуваність, що є ключем до успішного виконання.