Ecolibra: mantendo 75 projetos no rumo certo com o GanttPRO
“Usamos a ferramenta diariamente. Ajuda as pessoas a acompanhar suas tarefas todos os dias, enquanto conseguimos manter tudo previsível e sob controle em caso de mudanças.”
Uma história sobre como uma empresa de engenharia ambiental gerencia mais de 75 iniciativas simultaneamente com o GanttPRO.
Visão geral da empresa
Empresa: Ecolibra
Cargo do entrevistado: Valéria Monteiro (Gerente de Projetos), Felipe Guimarães Silveira (Coordenador de Operações)
Tipos de projetos: projetos de engenharia ambiental de múltiplas etapas e de longo ciclo
Pressões externas: licenciamento e regulamentações governamentais, prazos rigorosos, mudanças nos requisitos, prazos e mudanças do lado do cliente
Histórico de ferramentas: Excel
Problemas apontados: perda de visibilidade em larga escala, o Excel não suportava a carga de trabalho, coordenação e relatórios adequados, incerteza impulsionada por licenças,
Resumo
Contexto da empresa
Em que sua empresa se concentra?
A Ecolibra é uma empresa de engenharia que entrega projetos relacionados ao meio ambiente e licenciamento em vários setores, como indústria, energia, imóveis, construção e outros. Estimado em mais de 200 tipos de estudos e soluções de sustentabilidade, cada iniciativa é tratada individualmente, enquanto a equipe trabalha gradualmente na implementação de modelos para tornar os processos mais rápidos e fáceis de controlar.
“Usamos a ferramenta diariamente. Ajuda as pessoas a acompanhar suas tarefas todos os dias, enquanto conseguimos manter tudo previsível e sob controle em caso de mudanças.”
“Usamos a ferramenta diariamente. Ajuda as pessoas a acompanhar suas tarefas todos os dias, enquanto conseguimos manter tudo previsível e sob controle em caso de mudanças.”
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Um dos maiores desafios da Ecolibra é o cumprimento dos prazos de licenciamento governamental, regulamentos e requisitos em mudança, que juntos criam uma forte pressão externa e restrições rígidas ao fluxo de trabalho. Apesar dos longos ciclos de projeto, a maioria das iniciativas requer datas de início e término claras, tornando uma estrutura em cascata a base natural.
Antes do GanttPRO, a equipe usava planilhas do Excel. Com o crescimento do número de projetos e o aumento da complexidade do trabalho, ficou impossível controlar todos os componentes.
“Precisávamos de uma ferramenta que ajudasse a coordenar as pessoas e prever o orçamento. Precisávamos saber o que estava acontecendo.”
Após testar muitas alternativas, escolheram o GanttPRO porque trouxe estrutura, era fácil de acessar no navegador e era robusto o suficiente para o nível de análise que precisavam. Além disso, Felipe já estava familiarizado com o GanttPRO anteriormente enquanto trabalhava em seus estudos de gerenciamento de projetos de MBA.
Solução
Para Valéria, monitorar todas as tarefas juntas é o procedimento diário para acompanhar fluxos de trabalho e checar rapidamente em que fase o projeto está. A visualização em lista combina tarefas de todos os projetos e fornece uma visão geral sem microgerenciamento.
“Preciso de agilidade, porque acompanho tarefas de vários times. Eu confio na minha lista de tarefas e nos filtros por responsável e status para manter uma visão clara do que está acontecendo e onde as mudanças devem ser feitas.”A elaboração de relatórios regulares para a liderança executiva é uma das principais responsabilidades de Valeria, e ela consegue fazer isso facilmente graças à exportação do GanttPRO. Em vez de exportar projetos um por um, os dados são apresentados em uma única unidade, apoiada pelo Power BI para exibir o status e os KPIs da equipe.
Como o fluxo de trabalho da Ecolibra varia de pequenos compromissos a grandes fluxos de alto orçamento, uma estrutura deve ser implementada em cada nível. É onde o Portfólio traz mais benefícios: ele agrupa vários projetos e reúne todos os dados de várias iniciativas numa visão mais ampla.
O tempo e os recursos são prioridades importantes para a Ecolibra e cada um deve ser tratado com cuidado. Atribuir tarefas às pessoas e registrar as horas gastadas, enquanto rastreia os custos operacionais, como transporte, alimentação, hotéis e outras despesas profissionais, são duas camadas separadas no GanttPRO para máxima clareza e análise.
Impacto
Que tipo de impacto o GanttPRO tem?
Depois de 3 anos usando o GanttPRO, a equipe ganhou vários benefícios: o recurso de Portfólio fornece uma visão alinhada para todos os membros do projeto, as tarefas estão sendo revisadas em um só lugar, evitando transferências das semanas anteriores, a visualização de Lista dá a Valéria controle sobre todas as iniciativas, e relatórios regulares – status claro para a liderança. Tudo isso junto traz mais estrutura e previsibilidade, que são as chaves para uma entrega bem-sucedida.