Avid Core: планирование проектов государственного сектора в GanttPRO без сложности
“GanttPRO соответствует всем требованиям для разработки структуры разбивки работ и визуализации ее в формате Ганта.”
История о том, как GanttPRO помогает создать четкую временную шкалу с простым интуитивным подходом и управлять клиентами из государственного сектора и общественных организаций.
Обзор компании
Компания: Avid Core
Роль интервьюируемого: Аманда Робертс, партнер и директор по операциям
Типы проектов: государственные контракты, планирование мероприятий, разработка графиков коммуникаций, поддержка офиса управления программами
Внешние давления: требования клиентов и отчётности
История инструмента: Microsoft Project
Проблемы, на которые указывалось: сложность Microsoft Project, отсутствие четкой временной шкалы
Резюме
Контекст компании
На чем сосредоточена ваша компания?
Avid Core is a consulting and services company that helps organizations, especially public-sector clients, run projects and communicate them clearly. Their work also includes larger program management, GIS management, and budget and financial analysis initiatives as well as smaller communications and outreach projects.
“I originally was doing everything from working on projects to managing the business. Now, I'm primarily doing business development, and I still use GanttPRO to create a project schedules for proposals. You have to build that out before you even propose on a project or start getting to work”, described Amanda Roberts, Partner and Chief Operations Officer.
Сегодня с GanttPRO Avid Core структурировала свои проекты в государственном секторе ясным практическим образом без ненужной сложности.
Главный вызов
Как выглядел ваш подход до появления GanttPRO?
Before GanttPRO, Avid Core was a Microsoft Project user, however, it was lacking simplicity and a user-friendly approach that they needed from a tool. “We wanted to look into something that was a little bit more user-friendly, that provided a good snapshot of scheduling.”
Amanda’s experience with GanttPRO started off almost 5 years ago with a trial version: “It was very simple: I tried the trial first and then just ended up purchasing the license as it was the functionality that I could use longer term.”
“GanttPRO checks all the boxes in terms of being able to develop your work breakdown structure and visualize it in the Gantt format.”
For Amanda, GanttPRO is primarily a strategic planning tool than a daily planner, however, the bigger the project, the more frequently the tool is being used. “For the most part, we build out the plan. And then we update it at strategic checkpoints.”
Почему GanttPRO
Использование GanttPRO Амандой довольно простое – вид диаграммы Ганта – это то, что она предпочитает. Дата начала, дата окончания и продолжительность – это основы, чтобы работа была ясной и простой. “Диаграмма Ганта – это то, что больше всего нужно нашему рабочему процессу, а затем просто *экспортировать ее в PDF или Excel, если нам нужно поделиться.”
*Также возможно поделиться проектом через приватную ссылку в режиме гостя, что позволяет отслеживать изменения в реальном времени.
“В ту минуту, когда я смогла войти и создать расписание, которое мне нужно было создать, оно выполняло свою работу. Есть небольшие недочеты в технологии, но ничего действительно сложного.”У Аманду и её команду есть один особый текущий проект, в котором GanttPRO используется немного глубже, чем обычно. С помощью настраиваемых полей отчетность для клиента и внутренний учет стали проще. "Есть колонка статуса, где мы сообщали о "открыто" или "закрыто", а для контроля сроков мы использовали колонку с датами. Так мы могли сообщать клиенту или принимать решение по задаче, можно ли её продвинуть вперёд. И, конечно, вся эта структура позволяет нам быстро увидеть, кто отвечает за выполнение этой задачи."
Удобный интерфейс - это выдающаяся деталь GanttPRO для многих пользователей. И это особенно заметно по сравнению с другими инструментами управления проектами. С точки зрения Аманды, именно поэтому он был выбран: «Я использовала MS Project, но думаю, что Project гораздо сложнее. Здесь все довольно интуитивно. Я даже никогда не проходила обучение, чтобы использовать GanttPRO. Я просто вошла в систему и поняла, что он делает то, что мне нужно.»
