Avid Core: planejamento de projetos do setor público no GanttPRO sem a complexidade
“GanttPRO atende a todos os requisitos para poder desenvolver sua estrutura de divisão de trabalho e visualizá-la no formato Gantt.”
Uma história sobre como o GanttPRO tem ajudado a construir um cronograma claro com uma abordagem simples e intuitiva e a gerenciar clientes do setor público e governamental.
Visão geral da empresa
Empresa: Avid Core
Função entrevistada: Amanda Roberts, Sócia e Diretora de Operações
Tipos de projetos: contratação governamental, planejamento de eventos, desenvolvimento de cronogramas de comunicação, suporte ao escritório de gerenciamento de programas
Pressões externas: requisitos de clientes e cronogramas de relatórios
Histórico da ferramenta: Microsoft Project
Problemas mencionados: complexidade do Microsoft Project, falta de um cronograma claro
Resumo
Contexto da empresa
Em que sua empresa se concentra?
Avid Core é uma empresa de consultoria e serviços que ajuda organizações, especialmente clientes do setor público, a gerenciar projetos e comunicá-los claramente. Seu trabalho também inclui a gestão de programas maiores, gestão de GIS e iniciativas de análise orçamentária e financeira, além de projetos menores de comunicação e divulgação.
“Originalmente, eu fazia tudo, desde trabalhar em projetos até gerenciar o negócio. Agora, estou me dedicando principalmente ao desenvolvimento de negócios e ainda uso o GanttPRO para criar cronogramas de projetos para propostas. Você precisa construir isso antes mesmo de propor um projeto ou começar a trabalhar”, descreveu Amanda Roberts, sócia e diretora de operações.
Hoje, com o GanttPRO, a Avid Core estruturou seus projetos no setor público de maneira clara e prática, sem complexidade desnecessária.
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Antes do GanttPRO, a Avid Core era usuária do Microsoft Project, no entanto, faltava simplicidade e uma abordagem amigável que eles precisavam de uma ferramenta. “Queríamos olhar para algo que fosse um pouco mais amigável, que fornecesse uma boa visão geral do agendamento.”
A experiência de Amanda com o GanttPRO começou há quase 5 anos com uma versão de teste: “Foi muito simples: eu experimentei a versão de teste primeiro e depois acabei comprando a licença, pois era a funcionalidade que eu poderia usar a longo prazo.”
“O GanttPRO atende a todos os requisitos em termos de ser capaz de desenvolver sua estrutura de divisão de trabalho e visualizá-la no formato Gantt.”
Para Amanda, o GanttPRO é principalmente uma ferramenta de planejamento estratégico do que um planejador diário, no entanto, quanto maior o projeto, mais frequentemente a ferramenta é utilizada. “Na maior parte, construímos o plano. E então o atualizamos em pontos de controle estratégicos.”
Solução
O uso do GanttPRO pela Amanda é bastante simples – a visualização do gráfico de Gantt é a sua preferida. A data de início, a data de término e a duração são os fundamentos para manter o trabalho claro e simples. “O gráfico de Gantt é o que nosso fluxo de trabalho mais precisa e depois apenas *exportá-lo para PDF ou Excel se precisarmos compartilhá-lo.”
*Também é possível compartilhar um projeto via link privado em modo convidado, o que permite rastrear mudanças em tempo real.
“Assim que consegui fazer login e criar o cronograma que precisava criar, ele estava fazendo seu trabalho. Existem pequenos detalhes em termos de tecnologia, mas nada realmente complicado.”Amanda e sua equipe têm um projeto especial em andamento no qual o GanttPRO está sendo usado um pouco mais a fundo do que o habitual. Com os campos personalizados, a elaboração de relatórios para um cliente e o acompanhamento interno se tornaram mais fáceis. "Há uma coluna de status onde informávamos 'aberto' ou 'fechado' e para o controle de prazos usamos a coluna de datas. Assim, podíamos informar ao cliente ou decidir sobre a tarefa se ela poderia ser avançada. E, claro, toda essa estrutura nos permite ver rapidamente quem é responsável por concluir essa tarefa."
Interface amigável é o detalhe que se destaca no GanttPRO para muitos usuários. E isso se mostra especialmente em comparação com outras ferramentas de gerenciamento de projetos. Na perspectiva de Amanda, é exatamente por isso que foi escolhido: “Eu usei o MS Project, mas acho que o Project é muito mais complicado. Aqui, tudo é bastante intuitivo. Eu nunca fiz treinamento para usar o GanttPRO. Eu apenas fiz login e percebi que ele faz o que eu preciso.”
