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Amanda Roberts

Avid Core: planification des projets du secteur public dans GanttPRO sans la complexité

“GanttPRO coche toutes les cases en termes de capacité à développer votre structure de répartition du travail et à la visualiser au format Gantt.”

Une histoire sur la façon dont GanttPRO aide à construire une chronologie claire avec une approche simple et intuitive et à gérer des clients du secteur public et gouvernemental.

Aperçu de l'entreprise

Entreprise : Avid Core

Rôle interviewé : Amanda Roberts, Partenaire et Directrice des opérations

Types de projets : contrats gouvernementaux, planification d'événements, développement de calendriers de communication, soutien au bureau de gestion de programme

Pressions externes : exigences des clients et des plannings de reporting

Historique de l'outil : Microsoft Project

Problèmes évoqués : complexité de Microsoft Project, manque de calendrier clair

Résumé

  • La vue du diagramme de Gantt est désormais la première étape pour clarifier les plannings de projet, créant ainsi une base de travail solide.
  • Avec des champs personnalisés, la création de rapports pour les clients et le suivi interne est plus facile, ainsi que le suivi des statuts, des dates et de la propriété des tâches en un seul endroit.
  • GanttPRO est devenu une meilleure alternative à Microsoft Project, étant une combinaison de simplicité et de tous les éléments essentiels requis pour la décomposition du travail et la visualisation de la chronologie.
  • Contexte de l'entreprise

    Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?

    Avid Core est une entreprise de conseil et de services qui aide les organisations, en particulier les clients du secteur public, à gérer des projets et à les communiquer clairement. Leur travail comprend également la gestion de programmes plus importants, la gestion des SIG et des initiatives d'analyse budgétaire et financière, ainsi que des projets de communication et de sensibilisation plus petits.


    “À l'origine, je faisais tout, de la gestion de projets à la gestion de l'entreprise. Maintenant, je me consacre principalement au développement commercial, et j'utilise toujours GanttPRO pour créer des plannings de projets pour les propositions. Vous devez construire cela avant même de proposer un projet ou de commencer à travailler”, a décrit Amanda Roberts, partenaire et directrice des opérations.

    Aujourd'hui avec GanttPRO, Avid Core a structuré ses projets du secteur public de manière claire et pratique, sans complexité inutile.
    Amanda Roberts

    Amanda Roberts

    Partenaire et Directeur des opérations

    Défis

    À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?

    Avant GanttPRO, Avid Core était un utilisateur de Microsoft Project, cependant, il manquait de simplicité et d'une approche conviviale dont ils avaient besoin d'un outil. “Nous voulions examiner quelque chose qui soit un peu plus convivial, qui fournisse un bon aperçu de la planification.”


    L'expérience d'Amanda avec GanttPRO a commencé il y a presque 5 ans avec une version d'essai : “C'était très simple : j'ai d'abord essayé la version d'essai et j'ai ensuite fini par acheter la licence car c'était la fonctionnalité que je pouvais utiliser à long terme.”


    “GanttPRO coche toutes les cases en termes de capacité à développer votre structure de répartition du travail et à la visualiser au format Gantt.”


    Pour Amanda, GanttPRO est principalement un outil de planification stratégique plutôt qu'un planificateur quotidien, cependant, plus le projet est grand, plus l'outil est utilisé fréquemment. “Pour la plupart, nous construisons le plan. Et ensuite, nous le mettons à jour à des points de contrôle stratégiques.”

    Solution

    • L'utilisation de GanttPRO par Amanda est assez simple – la vue du diagramme de Gantt est celle qu'elle préfère. La date de début, la date de fin et la durée sont les fondamentaux pour garder le travail clair et simple. “Le diagramme de Gantt est ce dont notre flux de travail a le plus besoin et ensuite juste *l'exporter en PDF ou Excel si nous devons le partager.”
      *Il est également possible de partager un projet via un lien privé en mode invité, ce qui permet de suivre les modifications en temps réel.
      “Dès que j'ai pu me connecter et créer le calendrier dont j'avais besoin, il faisait son travail. Il y a quelques petits détails en termes de technologie, mais rien de vraiment compliqué.”

    • Amanda et son équipe ont un projet spécial en cours dans lequel GanttPRO est utilisé un peu plus en profondeur que d'habitude. Avec les champs personnalisés, le reporting pour un client et le suivi interne sont devenus plus faciles. "Il y a une colonne de statut où nous rapportions 'ouvert' ou 'fermé' et pour le contrôle des délais, nous utilisions la colonne de dates. Ainsi, nous pouvions informer le client ou décider si la tâche pouvait être avancée. Et bien sûr, toute cette structure nous permet de voir rapidement qui est responsable de l'exécution de cette tâche."

    • Interface conviviale est le détail marquant de GanttPRO pour de nombreux utilisateurs. Et cela se voit particulièrement par rapport à d'autres outils de gestion de projet. Du point de vue d'Amanda, c'est exactement pourquoi il a été choisi : « J'ai utilisé MS Project mais je pense que Project est beaucoup plus compliqué. Ici, tout est assez intuitif. Je n'ai même jamais suivi de formation pour utiliser GanttPRO. Je me suis simplement connectée et j'ai compris qu'il fait ce dont j'ai besoin. »

    • Vue du diagramme de Gantt
    • Champs personnalisés
    • Interface sans effort

    Impact

    À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?

    Aujourd'hui, avec GanttPRO, Avid Core a structuré ses projets du secteur public de manière claire et pratique, sans complexité inutile. L'équipe peut établir des chronologies, suivre les statuts clés et partager des plannings avec les clients dans un format facile à comprendre. En conséquence, la planification est devenue visiblement plus structurée, tout comme le reporting est devenu plus simple et la coordination globalement plus facile.