Avid Core: planificación de proyectos del sector público en GanttPRO sin la complejidad
“GanttPRO cumple con todos los requisitos para poder desarrollar su estructura de desglose del trabajo y visualizarla en formato Gantt.”
Una historia sobre cómo GanttPRO ha estado ayudando a construir una línea de tiempo clara con un enfoque simple e intuitivo y a gestionar clientes del sector público y gubernamental.
Descripción de la empresa
Empresa: Avid Core
Rol entrevistado: Amanda Roberts, Socia y Directora de Operaciones
Tipos de proyectos: contratación gubernamental, planificación de eventos, desarrollo de cronogramas de comunicación, apoyo a la oficina de gestión de programas
Presiones externas: requisitos de clientes y cronogramas de informes
Historia de la herramienta: Microsoft Project
Problemas mencionados: сложность Microsoft Project, отсутствие четкой временной шкалы
Resumen
Antecedentes de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Avid Core es una empresa de consultoría y servicios que ayuda a las organizaciones, especialmente a los clientes del sector público, a gestionar proyectos y comunicarlos claramente. Su trabajo también incluye la gestión de programas más grandes, la gestión de GIS y análisis de presupuestos y financieros, así como proyectos de comunicación y divulgación más pequeños.
“Originalmente hacía de todo, desde trabajar en proyectos hasta gestionar el negocio. Ahora, me dedico principalmente al desarrollo empresarial, y todavía uso GanttPRO para crear cronogramas de proyectos para propuestas. Tienes que construir eso antes de siquiera proponer un proyecto o empezar a trabajar”, describió Amanda Roberts, Socia y Directora de Operaciones.
Hoy con GanttPRO, Avid Core estructuró sus proyectos del sector público de una manera clara y práctica sin complejidades innecesarias.
Lucha
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Antes de GanttPRO, Avid Core era un usuario de Microsoft Project, sin embargo, le faltaba simplicidad y un enfoque amigable que necesitaban de una herramienta. “Queríamos buscar algo que fuera un poco más fácil de usar, que proporcionara una buena instantánea de la programación.”
La experiencia de Amanda con GanttPRO comenzó hace casi 5 años con una versión de prueba: “Fue muy simple: primero probé la versión de prueba y luego terminé comprando la licencia ya que era la funcionalidad que podía usar a largo plazo.”
“GanttPRO cumple con todos los requisitos en términos de poder desarrollar tu estructura de desglose del trabajo y visualizarla en el formato de Gantt.”
Para Amanda, GanttPRO es principalmente una herramienta de planificación estratégica que un planificador diario, sin embargo, cuanto más grande es el proyecto, más frecuentemente se utiliza la herramienta. “En su mayor parte, construimos el plan. Y luego lo actualizamos en puntos de control estratégicos.”
Solución
El uso de GanttPRO por parte de Amanda es bastante sencillo: la vista del diagrama de Gantt es su favorita. La fecha de inicio, la fecha de finalización y la duración son los fundamentos para mantener el trabajo claro y simple. “El diagrama de Gantt es lo que más necesita nuestro flujo de trabajo y luego solo *exportarlo a PDF o Excel si necesitamos compartirlo.”
*También es posible compartir un proyecto a través de un enlace privado en modo invitado, lo que permite rastrear cambios en tiempo real.
“En el momento en que pude iniciar sesión y crear el cronograma que necesitaba crear, estaba haciendo su trabajo. Hay pequeños detalles en términos de tecnología, pero no hay nada realmente complicado.”Amanda y su equipo tienen un proyecto especial en curso en el que GanttPRO se utiliza un poco más a fondo de lo habitual. Con los campos personalizados, la elaboración de informes para un cliente y el seguimiento interno se volvieron más fáciles. "Hay una columna de estado donde informábamos 'abierto' o 'cerrado' y para el control de plazos utilizamos la columna de fechas. Así que podíamos informar al cliente o decidir sobre la tarea si se podía avanzar. Y, por supuesto, toda esta estructura nos permite ver rápidamente quién es responsable de completar esa tarea."
Interfaz fácil de usar es el detalle destacado de GanttPRO para muchos usuarios. Y se muestra especialmente en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos. Desde la perspectiva de Amanda, esa es exactamente la razón por la que fue elegida: “He usado MS Project, pero creo que Project es mucho más complicado. Aquí, todo es bastante intuitivo. Ni siquiera he tomado capacitación para usar GanttPRO. Simplemente inicié sesión y descubrí que hace lo que necesito que haga.”
