ACME VALDA: cross-company IT-initiatieven beheren met GanttPRO
“Er is geen excuus meer. Mensen zeiden vroeger: ‘Ik wist niet dat ik dit moest doen.’ Nu loggen ze gewoon in en zien ze precies wat ze moeten doen.”
Een verhaal over hoe EFG verder ging dan verspreide spreadsheets om duidelijkheid en structuur te brengen in twintig parallelle projecten.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: ACME VALDA
Gevraagd rol: Dainius Janeliūna, Hoofd Project- en Procesmanagement
Projecttypes: complexe cross-company IT-initiatieven
Externe druk: talrijke projecten die tegelijkertijd plaatsvinden, operationele stabiliteit handhaven tijdens de uitvoering van nieuwe projecten, jaarlijkse budgetplanning
Geschiedenis van het hulpmiddel: Excel, Jira
Problemen wezen op: trage verspreide planning, geen duidelijk groter geheel, Excel en Jira zijn sterk maar een onvoldoende combinatie
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
De ACME-groep is gevestigd in Litouwen en omvat 36 bedrijven die elektronische goederen op verschillende markten distribueren. Alle operationele en ondersteunende functies worden beheerd in een shared service center, waar de IT-afdeling projecten uitvoert voor elk bedrijf in de groep. De leider van project- en procesmanagement, Dainius Janeliūna, deelt hoe GanttRPO helpt bij strategische planning en overzicht. Een van zijn belangrijkste doelen is te begrijpen welke projecten zijn gepland, hoe ze elkaar overlappen en of het team voldoende middelen heeft om ze uit te voeren.
Zoals hij uitlegt: “We richten ons niet op één project. We kijken naar de volledige lijst en de middelen daarachter.”
“GanttPRO helpt ons te begrijpen wat er gebeurt in de komende maand, het komende kwartaal en zelfs het komende jaar. We kunnen duidelijk zien wanneer er te veel projecten tegelijkertijd plaatsvinden.”
Strijd
Hoe zag uw aanpak eruit voordat GanttPRO bestond?
Interessant genoeg bestond GanttPRO al in het bedrijf en werd het opnieuw ontdekt toen de behoeften van het team toenamen. “Het is niet zo dat ik op zoek was naar een nieuw hulpmiddel,” zegt Dainius. “Het was al hier en we zijn er weer naar teruggekeerd.”
Voordat ze terugkeerden naar GanttPRO, was ACME afhankelijk van Jira voor dagelijks werk en Excel-spreadsheets voor langetermijnplanning. Deze mix was toegankelijk, hielp bij de uitvoering en wordt nog steeds veel gebruikt in het bedrijf. Het was echter onvoldoende voor strategische zichtbaarheid.
“Jira is geweldig voor gedetailleerde taken, maar soms is het te gedetailleerd,” zei hij. “We wilden een stap terugdoen en het grotere geheel zien.”
Naarmate de plannen veranderden en het aantal projecten toenam, toonden Excel-spreadsheets geleidelijk een gebrek aan flexibiliteit. Het team kwam tot de conclusie dat er iets visueels, snels en eenvoudigs nodig was.
Oplossing
Momenteel werken er maar een paar mensen binnen GanttPRO, voornamelijk projectmanagers en governance-rollen, omdat de tool alleen voor strategische doeleinden wordt gebruikt. Andere projectdeelnemers, zoals ontwikkelaars en technische specialisten, beheren hun dagelijkse taken in Jira en worden gebruikt als virtuele middelen. Het biedt duidelijkheid zonder talrijke gebruikers toe te voegen en is een van de kernfunctionaliteiten die Dainius benadrukt.
Nadat je alle specialisten aan een project hebt toegevoegd, komt er een andere essentiële laag, namelijk het begrijpen van de capaciteit en de verdeling van middelen.
“Zodra je alles correct toewijst, kun je onmiddellijk zien waar de hiaten zijn. Je ziet wie overbelast is en wie ruimte heeft. Het wordt meteen duidelijk.”Voor een shared service center dat veel bedrijven ondersteunt, is projectzichtbaarheid cruciaal om alles op koers te houden. Projectportefeuille is een van de belangrijkste redenen waarom het team GanttPRO gebruikt. "Dit is waarom we deze tool in de eerste plaats gebruiken - om de projecten te beheren, niet echt om een enkel project te beheren, maar om ze allemaal op te sommen en het geheel te begrijpen."
De interface was gemakkelijk te adopteren. "Het is vrij eenvoudig en intuïtief. Zoals Excel-sheets waarin je de kolommen plaatst die je wilt." Deze eenvoud werd gevolgd door de mogelijkheid om snel projecten te creëren, middelen toe te wijzen en het hele jaarplan te visualiseren.
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Met GanttPRO heeft het projectlandschap van ACME enkele belangrijke veranderingen ondergaan: in plaats van te schakelen tussen spreadsheets en gedetailleerde Jira-borden, heeft het team nu één gedeelde ruimte waar alle projecten en middelen samenkomen.
“GanttPRO helpt ons te begrijpen wat er de komende maand, het komende kwartaal en zelfs het komende jaar gebeurt. We kunnen duidelijk zien wanneer er te veel projecten tegelijkertijd plaatsvinden.”
De tool ondersteunt ook snelle besluitvorming. Nu, als er een nieuw project verschijnt, kunnen ze onmiddellijk controleren of het team het kan aannemen en hoe het in de werklast kan worden ingepast. “Je wijst de virtuele middelen toe, en het plaatje wordt duidelijk,” legt Dainius uit. “Het laat je de realiteit zien.”
De eenvoud en zichtbaarheid in gebruik maakten GanttPRO opnieuw een natuurlijke keuze voor het team van ACME. “We gebruiken Jira uitgebreid voor het dagelijkse werk, maar GanttPRO werkt het beste voor projectbeheer en om het hele portfolio te zien. Het helpt echt om de pijplijn nauwkeurig te visualiseren.”